Документы при увольнении от работодателя: список

19.01.2023
0
Документы при увольнении, которые выдает работодатель, условно делятся на обязательные и необязательные. Первые выдаются без учета мнения работника, вторые — только по его требованию. В статье рассмотрим назначение каждого документа, сроки предоставления и ответственность за невыдачу.

Какие документы работодатель обязан выдавать при увольнении в 2023 году

При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.

Существует список обязательных документов, которые несут важные сведения как для самого уволенного, так и его будущего работодателя. Перечень документов при увольнении от работодателя в 2022 и 2023 годах между собой существенно отличается. Однако изменения коснулись лишь названия выдаваемых форм, но не их назначения.

Назначение документа Было в 2022 году Стало с 2023 года

Трудовая книжка

Бумажный экземпляр или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р)
Сведения о доходах в месяце увольнения Расчетный лист после окончательного расчета, содержащий сведения о всех начислениях и удержаниях (ст. 136, 140 ТК РФ)
Сведения для расчета пособия по нетрудоспособности

Справка 182н

Сведения о застрахованном лице Выписка из СЗВ-М за последний месяц работы Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за месяц увольнения
Сведения о взносах Копия раздела 3 формы РСВ за последний квартал работы
Сведения о стаже Выписка из СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения Выписка из формы ЕФC-1 за год увольнения (подраздел 1.2 раздела 1)

Изменения документов в 2023 году обусловлены отменой старых и появлением новых форм отчетности в результате слияния ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР).

Трудовая книжка или справка СТД-Р

По части выдачи трудовой книжки при увольнении изменений нет. Она по-прежнему выдается в последний рабочий день сотрудника. При этом если он перешел на электронную трудовую (ЭТК) или вообще не имел бумажного формуляра, то работодатель предоставляет ему сведения в виде специальной справки по форме СТД-Р (ст. 66.1 ТК РФ, приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н). Она отражает важные события карьерного пути человека, произошедшие во время работы на этом предприятии — прием, переводы, переход на ЭТК, увольнение.

Статья по теме: Запись в трудовой книжке об увольнении Запись в трудовой книжке об увольнении нередко становится поводом для обращения работника в суд из-за некорректной формулировки. С ошибочной записью ему сложно устроиться на новую работу, а потенциальному работодателю − принять решение по соискателю. Разберемся на примерах, как сформулировать запись об увольнении в разных ситуациях, чтобы обе стороны трудовых отношений были довольны. Подробнее

В какой срок необходимо выдать трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) при увольнении, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Справка является юридически полноценным подтверждением трудового стажа работника, поэтому относится к обязательным документам, выдаваемым при увольнении от работодателя. В 2023 году бланк справки и порядок его заполнения изменился, теперь он утвержден приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Документ выдается на бумаге или электронным файлом, подписанным усиленной электронной подписью. Срок выдачи справки аналогичен бумажной версии трудовой — последний рабочий день сотрудника.

Если увольняющийся работник не явился в последний день работы и работодатель не смог выдать документ на руки, то придется в этот же день послать ему уведомление (заказным письмом) о необходимости лично прибыть за трудовой (справкой) или предоставить письменное согласие на почтовую пересылку. Без разрешения уволенного отправка документов, содержащих его персональные данные, запрещена (ст. 84.1 ТК РФ).

Впрочем, если речь идет о справке, он сможет получить ее из ведомства напрямую — через госуслуги или МФЦ. Сведения о карьерном движении работника направлялись организацией в ПФР через отчетность СЗВ-ТД (с 2023 года — форма ЕФС-1), внесены в реестры ведомства и, следовательно, могут быть предоставлены заявителю.

На заметку! Работодатель обязан предоставлять справку СТД-Р только работникам, перешедшим на электронную версию трудовой книжки. Обязанности дополнительно выдавать справку лицам, работающим по бумажной трудовой, у него нет (письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Справка 182н и сведения по страхованию

В 2022 году справка по форме 182н входила в обязательный список документов при увольнении. С помощью нее работник подтверждал суммы зарплаты, на которую начислялись страховые взносы по ВНиМ. Данные формировались как за текущий год работы, так и за 2 предшествующих. На их основе бухгалтер начисляет больничное, декретное и детское пособия. Однако такая, казалось бы, полезная справка в 2023 году уже не актуальна (приказ Минтруда от 19.10.2022 № 677н). Форму 182н отменили, потому что новый Соцфонд будет сам предоставлять сведения работодателям, которые в свою очередь получит от ФНС.

Статья по теме: Отчетность в единый социальный Фонд с 2023 года Новый отчет в ПФР с 2023 года объединит в себе несколько форм, которые ранее сдавались в ПФР и ФСС. Это связано с объединением этих ведомств. Рассмотрим, нюансы оформления и сдачи отчетности в единый Фонд социального и пенсионного страхования. Подробнее

Объединение фондов внесло значительные коррективы и в отчетность по страховым взносам. В частности отменена форма СЗВ-М. Вместо нее работодатели будут ежемесячно подавать новую форму РСВ, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. До 2023 года при увольнении работникам выдавалась выписка из СЗВ-М. Теперь же это будет выписка из нового отчета за месяц увольнения. Еще при увольнении как раньше, так и сейчас выдается копия третьего раздела формы РСВ за последний квартал работы.

Отчет СЗВ-СТАЖ с 2023 года тоже отменили: его данные вошли в состав нового отчета ЕФС-1. И теперь всем увольняющимся будут выдавать сведения подраздела 1.2 раздела 1 из этой формы.

Документы, выдаваемые по требованию работника

Есть перечень документов, которые не выдаются по умолчанию. Для их получения потребуется письменное заявление работника.

Статья по теме: Стандартные вычеты по НДФЛ в 2022 году Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ регулируются Налоговым кодексом РФ. Статья 218 (п.1) НК содержит полный перечень лиц, которые имеют право на налоговый вычет. Условно они делятся на вычеты, оформляемые на детей или самих налогоплательщиков, относящихся к льготной категории, указанной в данной статье НК РФ. Эта же статья устанавливает и размеры вычетов для каждой категории. Рассмотрим, как правильно применять стандартные вычеты в 2022 году. Подробнее

Наибольшую востребованность имеет справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ). Она показывает суммы полученных доходов и удержанного с них налога за конкретный год (п.3 ст. 230 НК РФ). В обязательный пакет документов при увольнении эта справка не входит, но большинство работодателей выдают ее без предварительных запросов, поскольку та все равно понадобится будущему работодателю для контроля за лимитом по стандартному вычету на детей. Начиная с 2021 года, справка оформляется согласно приложению №4 к приказу ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@.

Если уволенный планирует встать на учет в Центр занятости населения, то там от него потребуют справку о среднем заработке за последний квартал с последнего места работы.

Еще работники просят документы при увольнении не только «доходного» типа, но и кадрового движения и даже локальных актов предприятия. Например, копии приказов о приеме, переводе, поощрении, наказании, увольнении. Все это можно и нужно выдавать в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления даже тем, кто уволился давно (ст. 62 ТК РФ). Единственным нюансом выдачи таких документов являются персональные данные других лиц, которые тоже содержатся в запрашиваемом документе, но которые запрещено разглашать. К примеру, положение о распорядке трудового дня или графике отпусков. Если заявитель просит сведения из общих документов, то они предоставляются ему в виде отдельной выписки.

Ответственность за невыдачу документов

Документы при увольнении от работодателя должны быть выданы в установленные сроки. В противном случае работодатель может причинить уволенному ущерб, за что придется понести ответственность.

К примеру, если отдел кадров задержит трудовую книжку, то человек не сможет оформиться у другого работодателя и приступить к новой работе. В результате упустит заработок по вине работодателя. Однако виновнику с рук это не сойдет. Суд обяжет его компенсировать материальный ущерб бывшему работнику согласно ст. 234 ТК РФ.

Невыдача других документов или выдача с опозданием классифицируется как нарушение трудового законодательства, что в свою очередь ведет к штрафам. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предприниматель или должностное лицо за такое деяние заплатит от 1 до 5 тыс. Для организаций штраф будет в разы выше — от 30 до 50 тыс. руб.

Итоги

Документы при увольнении в 2023 году выдаются согласно установленным срокам. Если речь идет об обязательном перечне (трудовая книжка, расчетный листок, выписки из страховых отчетов), то такие бумаги нужно выдать в день прекращения трудового договора. Подготовка и предоставление остальных документов, выдаваемых по запросу работника, производится в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере бухгалтерского учета, налогообложения, кадрового делопроизводства и трудового права. В 2010 году окончила Тюменский государственный университет по специальности «Экономист». Общий профессиональный стаж — с 2008 года, в том числе на государственной службе в налоговых органах. Автор публикаций по практическому применению бухгалтерского и налогового учета в России, кадровому делопроизводству, решению корпоративных и трудовых споров.

Посмотрите другие статьи и образцы документов раздела: Увольнение
Оставить комментарий