Отчет ЕФС-1 с 2025 года

Изменения в отчете ЕФС-1 с 2025 года

С 1 января 2025 г. работодатели заполняют форму ЕФС-1 на прежнем бланке из приказа СФР от 17.11.2023 № 2281. Формат представления сведений утвержден приказом СФР от 23.11.2023 № 2315.

А вот в прошлом году были изменения. Например:

При заполнении раздела 5 указывайте подходящий из следующих значений код:

На титульном листе в прошлом году появилось новое поле "Код категории страхователя-физического лица".

Это поле заполняют ИП или физлица, которые производят выплаты физлицам. В этом поле могут быть указаны следующие коды:

На какие важные моменты при заполнении ЕФС-1 обратить внимание бухгалтеру и кадровику, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Типовую ситуацию.

Кто сдает отчет ЕФС-1

Кто сдает отчет ЕФС-1 в 2025 г., зависит от того, какие застрахованные лица числятся в штате организации (ИП)-страхователя. По общему правилу его сдают все ИП и организации. Однако некоторые разделы оформляются отдельными лицами.

Например, подраздел 1.1 разд. 1 формы ЕФС-1 представляется в территориальное отделение СФР всеми страхователями: организациями, ИП.

Подраздел 1.2 подразд. 1 формы ЕФС-1 оформляется и сдается в СФР только теми организациями (ИП), чьи работники в отчетном периоде:

• замещали должности госслужащего, муниципального служащего;
• работали на корабле и на ином водном ТС;
• отработали полный сезон в компании на сезонной работе (ст. 293 ТК РФ);
• работали в тюрьме;
• получили право на досрочное получение страховой пенсии на основании ст. 30–32 ФЗ № 400 от 28.12.2013;
• были в состоянии простоя или отстранены от работы;
• были освобождены от работы;
• работали вахтой;
• имели статус «безработный» и получали пособия по безработице;
• имеют право на получение пенсии на основании ФЗ № 1244-1 от 15.05.1991 «О Чернобыльской АЭС»;
• находились в отпуске по уходу за ребенком 1,5–3 лет;
• пребывали в неоплачиваемом отпуске (ст. 128 ТК РФ);
• работали в сельском хозяйстве согласно ч. 14 ст. 17 закона № 400-ФЗ от 28.12.2013;

• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;

• имели период приостановления действия трудового договора в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ

Подраздел 2 разд. 1 отчета ЕФС-1 содержит сведения по страхователю и о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ, установленных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 ФЗ № 400 от 28.12.2013.

Раздел 2 отчета ЕФС-1 оформляется страхователями-юрлицами или физлицами, трудоустраивающими лиц, подлежащих обязательному соцстрахованию. Перечень таких лиц приведен в п. 1 ст. 5 ФЗ № 125 от 24.07.1998 (далее ФЗ № 125).

Срок сдачи формы ЕФС-1

Бланк по теме: Расчет по страховым взносам с 2025 года Посмотреть Скачать

По закону крайний срок сдачи некоторых разделов отчета ЕФС-1 в СФР в 2025 году и последующие годы установлен на 25-е число месяца, следующего за истекшим отчетным периодом, то есть в 2025 году - до 27.01.2025, 25.04.2025, 25.07.2025, 27.10.2025. Затем - до 26.01.2026. Форма сдается 1 раз в квартал (ст. 24 ФЗ № 125).

Причем отдельные разделы формы ЕФС-1 нужно заполнять с различной периодичностью (ст. 2 ФЗ № 237 от 14.07.2022):

• подразд. 1.1 разд. 1 формы ЕФС-1 – до 25 числа месяца, следующего за прошедшим, или на следующий рабочий день после оформления руководителем организации (ИП) приказа об увольнении (приеме) работника, в том числе дистанционного, прекращении (заключении) ГПД;
• подразд. 1.2 – до 25 января, 1 раз в год, или на протяжении 3 дней по запросу или при достижении сотрудником пенсионного возраста;
• подразд. 1.3 – до 25-го числа месяца, наступившего вслед за истекшим;
• раздел 2 – 1 раз в квартал, то есть до 25.04, 25.07, 27.10.2025 и 26.01.2026 (ст. 24 ФЗ № 125).

При этом организации обязаны 1 раз в квартал сдавать в инспекцию ФНС отчет РСВ, а ежемесячно - Персонифицированные сведения о физлицах. Это необходимо делать до 25-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным (расчетным) периодом (Приказ ФНС РФ № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022).

Куда представляется ЕФС-1

Отчет ЕФС-1 сдается в территориальное отделение СФР (Социальный фонд РФ) по месту регистрации страхователя (ч. 12 ст. 2 ФЗ № 237-ФЗ от 14.07.2022). Это можно сделать:

1. На бумаге при посещении единого клиентского офиса СФР.
2. В электронной форме – по телекоммуникационным каналам связи.

При этом, если штат организации (ИП), включая лиц, работающих по договорам ГПХ, составляет более 10 человек, отчет ЕФС-1 должен быть предоставлен только в электронной форме.

Содержание отчета ЕФС-1

Форма ЕФС-1 состоит из нескольких разделов:

1. Титульный лист.
2. Раздел 1 с подразделами 1, 1.1–1.3, 2 и 3.
3. Раздел 2 с подразделами 2.1–2.3.

Особенности оформления отчета ЕФС-1

Если сдаете отчет на бумажном носителе, заполняйте бланк шариковой синей, фиолетовой или черной ручкой или печатными буквами на ПК (без помарок, сокращений и исправлений).

Форма ЕФС-1 заверяется печатью юрлица и удостоверяется подписью страхователя – руководителя юрлица (организации) или его уполномоченного представителя. При этом, если страхователь не является юрлицом, этот отчет обязательно подписывается таким лицом, а печать на нем ставится при наличии.

Подраздел 1 разд. 1 формы ЕФС-1 подлежит обязательному заполнению при оформлении подразд. 1.1, 1.2, 1.3 раздела 1.

Подразделы 2.1, 2.3 разд. 2 оформляются всеми руководителями организаций (ИП) – страхователями. Подразделы 2.1.1 и 2.2 подлежат оформлению только при наличии соответствующих показателей.

Титульный лист

При заполнении формы отчета ЕФС-1 в 2025 г. обязательно оформляется титульный лист. Поле «ОКФС», состоящее из 2 цифр, оформляется на основании данных из Классификатора ОКФС («12», «13», «14» и др.). Сведения в поля ОКОГУ и ОКПО также заносятся из соответствующих Классификаторов.

Номер телефона (с кодом города или оператора сотовой связи) руководителя организации (ИП) указывается без тире и скобок между цифрами.

Подраздел 1

В поле «Статус ЗЛ» делается, например, такая запись: «ГРФ». Для поля «Гражданство» код страны берется из Классификатора ОКСМ.

Подраздел 1.1

По каждому трудоустройству, увольнению и иному кадровому аналогичному мероприятию, касающемуся работника, и (или) по каждому договору ГПХ в таблице подразд. 1.1 делается отдельная запись (строка). В графе 3 (далее – гр.) указывается соответствующий код, например, «1» ПРИЕМ, «2» ПЕРЕВОД и т.д.. 

В гр. 6 таблицы подразд. 1.1 формы ЕФС-1 заносятся 5 цифр в формате «XXXX.X», которые берутся из Классификатора ОКЗ. Гр. 6 обязательно подлежит заполнению при приеме на работу, переводе работника, увольнении (в том числе дистанционного работника), а также при оформлении и расторжении договора ГПХ.

В гр. 8­–10 заносится наименование, дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу (переводе, увольнении приостановлении и др.) или данные о договоре ГПХ.

Подраздел 1.2

В поле подразд. 1.2 формы ЕФС-1 «Отчетный период (год)» указывается «2025» и последующие годы.

Важно! В форме предусмотрено и указание типа сведений - «Назначение выплат по ОСС». Отчет с таким типом сведений предоставляется на работника, который подал заявление на отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком, для учета периода работы календарного года, в отношении которого срок предоставления отчетности не наступил.

При этом, ЕФС-1 с указанным типом сведений (так же как и с типом сведений «Назначение пенсии») предоставляется и при отсутствии у работника в указанный период работы сведений, подлежащих отражению в подразделах:

• «Территориальные условия»;
• «Особенности исчисления страхового стажа»;
• «Условия досрочного назначения страховой пенсии»;
• «Результат специальной оценки условий труда».

При наступлении срока передачи сведений в отношении работника, на которого была сдана форма с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» (или «Назначение пенсии»), ЕФС-1 должна быть предоставлена с типом сведений «Исходная».

Отчет с типами «Назначение пенсии» и «Назначение выплат по ОСС» не может быть сдан за период, данные по которому уже учтены на основании формы с типом «Исходная» либо «Корректирующая»,

А если ЕФС-1 предоставляется с типом «Назначение выплат по ОСС», то графа «Период работы» заполняется двумя строками:

• в первой — фиксируются даты в пределах от дня начала отчетного периода, отраженного в поле «Отчетный период», до дня, предшествующего тому, в котором начался отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком;
• во второй — показывается один день отпуска по БиР или отпуска по уходу за ребенком (дата фактического начала отпуска) с отражением в графе 7 «Дополнительные сведения» кодов ДЕКРЕТ или ДЕТИ (ДЕТИПРЛ).

Гр. 11–12 заполняются в соответствии с ФЗ № 426 от 28.12.2013.

Подраздел 1.3

Подраздел 1.3 заполняют только государственные (муниципальные) учреждения. Коммерческие фирмы данный раздел не заполняют.

Если с работником-исполнителем заключен только договор ГПХ, то сведения в графы таблицы разд. 1 формы ЕФС-1 «Сведения об условиях занятости и зарплате» не заносятся.

В поле «КТО организации» указывается код типа отчитывающейся организации в соответствии с разделом «Коды типа организации» по Приложению к порядку по приказу № 2281 (Классификатору параметров для заполнения формы ЕФС-1). Данный раздел Классификатора основан на перечнях типов учреждений для сбора и разработки результатов статнаблюдений численности и зарплаты работников (в социальной и научной сферах), в отношении которых предусмотрены мероприятия по увеличению средней зарплаты (в соответствии с Указом Президента России от 07.12.2012 № 597).

Важно правильно заполнить графу 4 («Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности»). В ней указывается значение 1, если работник в отчетном периоде относился либо начал относиться к одной из следующих категорий:

• женщины в отпуске по БиР, лица в отпусках в связи с усыновлением ребенка со дня рождения усыновленного ребенка, а также в отпусках по уходу за ребенком (кроме тех, которые работают неполное рабочее время или на дому с сохранением права на пособие по государственному социальному страхованию);
• учащиеся, которые находятся в дополнительном отпуске за свой счет, а также поступающие в образовательные учреждения, и находившиеся в отпуске за свой счет для сдачи вступительных экзаменов;
• мобилизованные, добровольцы.

Если работник в отчетном периоде не относился к указанным категориям, то в графе 4 проставляется ноль.

Если работник не с начала, а далее в течение отчетного периода начал или перестал относиться к той или иной категории, то в подразделе 1.3 нужно разделить данные о выплатах на несколько строк с указанием в графах 2 и 3 периодов:

• «до» начала отнесения к категориям;
• периодов отнесения;
• периодов «после» окончания отнесения к категориям.

Поле 5 подразд. 1.3 формы персотчетности ЕФС-1 «OID» подлежит заполнению только для медицинских компаний (организаций).

В графе 7 «Код категории персонала» фиксируется трехзначный цифровой код в соответствии с разделом «Коды категорий персонала..» по тому же Классификатору параметров. Данный раздел сформирован на основе указаний по заполнению форм статотчетности № ЗП-здрав, ЗП-культура, ЗП-образование, ЗП-наука, ЗП-соц.

Для должностей, по которым присвоено два или более кодов категории персонала (например, по форме № ЗП-здрав преподавателям присваивается 2 кода — 281 и 282), нужно указать код, что соответствует максимальному уровню разукрупнения. То есть, частному случаю, не образующему группы, с приставкой "из них" (в указанном примере — это код 282).

В гр. 8 таблицы в случае отсутствия званий или ученых степеней указывается ноль (0).

Гр. 9, 10 заполняют только медицинские организации. Если организация не является медицинской, то в них ставится ноль (0).

В гр. 11 по виду указывается код:

• 1 – работа работника по трудовому договору, она является основной;
• 2 – внутреннее совместительство на условиях трудового договора (ст. 60.1, 282 ТК РФ);
• 3 – внешнее совместительство.

В гр. 12 по сроку заносятся коды:

• 1 – трудовой договор, оформленный на неустановленный срок;
• 2 – срочный трудовой договор.

Если профессия (должность) не добавлена в профессиональные квалификационные группы, то в гр. 13 и 14 заносится ноль (0).

В гр. 16 указывается значение «3» для высшей квалификационной категория, код «2» для первой и значение «1» для второй.

Гр. 17 заполняется в соответствии с трудовым договором.

В гр. 18 заносятся коды «1» (сдельная), «2» (повременная, работнику на окладе), «3» (повременная, работнику с часовой ставкой)  или «4» (иная).

В гр. 22 сведения заносятся в соответствии с пунктом 1.1.3.1.9.5.8.10.1 Таблицы 29 приказа СФР от 23.11.2023 № 2315.

Размер зарплаты работника указывается в рублях и копейках. При этом после запятой оставляются 2 знака.

Ключевые особенности заполнения подраздела 2:

Раздел 2

В поле «Среднесписочная численность» заносятся сведения о штате компании за период с начала года. Она рассчитывается в соответствии с п. 16 приказа Росстата от 16.12.2024 № 647 (ред. от 30.01.2025).

Поле «Прекращение деятельности» оформляется только в случае ликвидации компании (организации) или после закрытия ИП на основании п. 15 ст. 22.1 ФЗ № 125. В приведенных случаях в этом поле указывается значение «Л».

В поле «Численность работающих» учитываются и лица, с которыми заключены договоры ГПХ, в соответствии с которыми выплачиваемые им вознаграждения облагаются страховыми взносами.

Подраздел 2.1

В поле «Исчислено страховых взносов» указываются суммы исчисленных страхвзносов на травматизм нарастающим итогом с начала расчетного периода, на конец предыдущего отчетного периода и за каждый из последних трех месяцев отчетного периода.

К ИП (организациям), состоящим на учете в СФР по нескольким основаниям, относятся:

• ИП, оформившие трудовой договор с работником;
• физлица, не являющиеся ИП, в случае заключения трудового договора с работником;
• физлица, уплачивающие страховые взносы в связи с заключением с исполнителем договора ГПХ об оказании услуг (выполнении работ), договора авторского заказа.

Приведенные страхователи не заполняют стр. 5, 6, 7 и 8 подразд. 2.1 разд. 2. Эти лица оформляют подразд. 2.1.1.

Скидки и надбавки к страховому тарифу (%) утверждены Постановлением Правительства РФ № 524 от 30.05.2012 (в ред. 28.01.2025).

Если специальная оценка условий труда организацией (ИП) не проводилась, то в гр. 4–11 таблицы подразд. 2.3 указывается ноль (0).

Итоги

С 2025 года форму ЕФС-1 заполняйте на прежнем бланке из приказа СФР от 17.11.2023 № 2281. Отчет состоит из разделов и подразделов. Страхователи сдают соответствующий раздел в установленные законом сроки.