ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника

Бланк ЕФС-1

Старый бланк отчета СЗВ-ТД заменил подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» нового отчета ЕФС-1.

Обратите внимание! В 2025 году применяется форма ЕФС-1, утвержденная приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Формат представления сведений в электронном виде утвержден приказом СФР от 23.11.2023 № 2315.

Форма ЕФС-1 состоит из нескольких разделов. Их все при приеме нового сотрудника на работу заполнять не нужно. Только титул, титульный лист подраздела 1 и подраздел 1.1.

На титульном листе ЕФС-1 предусмотрены стандартные поля для указания реквизитов:

• регистрационный номер в СФР (только актуальный, то есть обновленный осенью 2024 года!) – его можно узнать тут;
• название компании (Ф. И. О. ИП, физлица - не ИП);
• ИНН/КПП – причем ИП, физлицо - не ИП не указывает КПП;
• ОКПО;
• ОКФС, ОКОГУ - только для муниципальных (государственных) учреждений;
• ОКВЭД;
• ОГРН (ОГРНИП);
• контактный телефон и эл. почта;
• код категории страхователя - физического лица:

Титульный лист датируется и заверяется подписью руководителя (с расшифровкой).

Второй лист отчета (титул + подраздел 1.1) содержит личные и кадровые данные о сотруднике. Он состоит из 2 частей. В первой части (титул, то есть подраздел 1) заполняются его личные данные:

• Ф. И. О.;
• ИНН;
• СНИЛС;
• дата рождения;
• статус застрахованного лица;
• гражданство.

Во второй части ЕФС-1 отчета 2025 (насчет приема сотрудника) - Сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1) расположена таблица для внесения кадровых данных о приеме или увольнении сотрудника организации.

Кто сдает ЕФС-1

Отчитываться о вновь принятых сотрудниках должны все работодатели, заключающие договоры с физическими лицами. Если численность сотрудников не превышает 10 человек, то можно представлять отчет на бумажном носителе. Все остальные работодатели обязаны отчитываться в электронной форме.

ВАЖНО! Представлять отчет нужно обо всех принятых работниках. В этот список входят основные сотрудники, совместители и работники, с которыми заключен договор ГПХ на выполнение работ (оказание услуг).

Заполнение ЕФС-1

Заполнение первого раздела отчета ЕФС-1 в 2025 году при приеме начинается с титульного листа. После внесения всех данных об организации переходят на второй лист. Если с основными данными не возникает трудностей, то над полем «Статус ЗЛ» можно задуматься. Статус ЗЛ определяется по его гражданству. В таблице ниже приведены основные коды для заполнения отчета.

После внесения всех данных о сотруднике в таблицу заносят сведения о приеме. Здесь требуется указать в том числе дату приема, вид договора и реквизиты приказа. Образец ЕФС-1 представлен ниже.

В первой графе ставится порядковый номер. Во второй указывается дата приема сотрудника, а в третьей проставляется код «ПРИЕМ». Четвертая графа заполняется организациями, осуществляющими свою деятельность в условиях Крайнего Севера или на приравненных к нему территориях.

В следующую графу (пятую) заносится название должности нового работника и рядом указывается код того трудового договора, который заключен с работником:

В графе 6 проставляется код выполняемой рабочей функции (в формате "XXXX.X") по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). Столбец 7 отчета ЕФС-1 при приеме на работу остается незаполненным.

В графе 8 указывается документ-основание. Это может быть приказ или распоряжение. В последующих графах указывается дата приказа и его номер. Последняя графа остается пустой.

Скачать пример оформления ЕФС-1 при приеме на работу можно в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.

Заполнение ЕФС-1 в 1С: ЗУП 8

В программе 1С для заполнения формы ЕФС-1 о приеме на работу также используется подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Для начала заполнения отчета нужно зайти в 1С-Отчетность. В открывшемся окне нажать кнопку «Создать» в верхнем левом углу окна и выбрать «Все» - «По категориям» - «Отчетность по физлицам». В открывшемся списке необходимо выбрать «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1» и приступить к оформлению отчета.

После заполнения всех обязательных полей отчет можно распечатать в новой форме или выгрузить для передачи по ЭДО.

Указанный отчет также можно найти в пункте программы «Кадры» – «Электронные трудовые книжки».

Следует учесть, что при формировании отчета в поле «Код категории» автоматически проставляется код ГРФ, соответствующий российскому гражданству. При заполнении отчета о приеме иностранца это поле нужно исправить самостоятельно.

Срок сдачи ЕФС-1

Срок сдачи отчета по вновь принятым работникам не изменился. Сроки подачи ЕФС-1 при приеме:

• при приеме на работу или увольнении – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
• при заключении и прекращении договора ГПХ на выполнение работ (оказание услуг) – не позднее следующего рабочего дня после заключения или прекращения договора;
• в случае иного кадрового мероприятия (перевод, переход на электронную трудовую книжку и т.п.) – не позднее 25-го числа следующего месяца.

Место сдачи отчета

До введения изменений СЗВ-ТД нужно было сдавать в Пенсионный фонд РФ. Фонды (ПФР и ФСС) объединились и получили новое название – Социальный фонд России (СФР). Отчет на бланке ЕФС-1 о приеме работника нужно отправлять в СФР.

Штраф за несвоевременную сдачу отчета

В связи с изменившимися сроками сдачи отчета ЕФС-1 многие работодатели могут отчитаться с опозданием. За это предусмотрен штраф:

• на ответственное должностное лицо – от 300 до 500 руб.;
• на каждого работника – 500 руб.

Итоги

В бланке отчета ЕФС-1 нет больших изменений. Все поля понятны. Заполнение отчета не занимает много времени. Главное – быть внимательным при заполнении полей формы.