ЕФС-1: сроки сдачи разделов в 2025 году

ЕФС-1: что собой представляет

Сокращение ЕФС-1 – это единая форма сведений. Расшифрованное название говорит само за себя. Эта форма включает связанные данные ряда отчетов, которые представляли до 2023 г. Поэтому она и называется единой. Форма ЕФС-1 утверждена приказом СФР от 17.11.2023 № 2281:

ЕФС-1 сдают наниматели, т. е. страхователи (ИП с работниками, организации, физлица - не ИП). В отчет включают информацию по сотрудникам, с которыми заключили трудовые и гражданско-правовые соглашения (применительно к п. 2 ст. 11 ФЗ № 27 от 01.04.1996).

Содержание ЕФС-1 и предшествующих отчетов (соотношение)

Единая форма состоит из титула, 2 разделов. Первый из разделов предназначен для информации о трудовой (иной) деятельности, а второй – о начислениях по взносам на травматизм. Оба раздела содержат несколько подразделов:

Из них обязательно нужно представлять титул и разд. 2 (подразд. 2.1, а также 2.3). Оставшиеся листы – только при наличии соответствующей информации. Заполнение единой формы имеет свои особенности, связанные в т. ч. с указанием своего регистрационного номера СФР, статуса застрахованного лица, внесением данных по виду договора (ГПД, авторского заказа, издательского лицензионного, проч.).

Образцы заполнения каждого подраздела ЕФС-1 есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как сдавать: общие правила

Для ЕФС-1 сроки сдачи разделов в 2025 могут отличаться. В этом и заключается одна из особенностей новой формы, связанная с отменой 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3. Представлять ее необходимо по месту своей регистрации (актуально для страхователей – организаций, ИП, физлиц - не ИП). Контакты отделений СФР размещены на сайте фонда.

Правила представления данных по индивидуальному (персонифицированному) учету определяет закон № 27-ФЗ «Об индивидуальном персонифицированном учете...» от 01.04.1996 (в ред. от 25.12.2023). В частности, ст. 8 данного закона устанавливает:

1. Если у нанимателя в конкретном отчетном периоде трудится больше 10 человек, то он должен подготовить и сдать электронный отчет. В число сотрудников при определении их количества включают и тех, кто работает по ГПД на выполнение работ (оказание услуг), авторскому договору.
2. Те, у кого трудится 10 и меньше чел. в соответствующем периоде, вправе сдать электронную либо бумажную версию отчета на выбор. На бумажном носителе отчет сдают лично, через уполномоченного представителя либо по почте.

Страхователь должен хранить копии представленных в СФР сведений по правилам хранения документации бухучета и отчетности. По окончании установленного срока хранения данную документацию уничтожают.

Кому можно поручить подготовку, сдачу ЕФС-1

Законодательство РФ не оговаривает, кто должен заполнять ЕФС-1, а кто сдавать. Исходя из содержания разделов, подразделов, наниматель может оптимально распределить обязанности следующим образом:

• отделу кадров поручить подготовку подр. 1.1, 1.2 подраздела 1 и подр. 2 раздела 1;
• бухгалтерии – подр. 1.3 подраздела 1 и подр. 3 раздела 1, разд. 2.

Таким образом, допускается как поручение подготовки разным сотрудникам, так и представление разделов в различные дни, но с учетом общеустановленного крайнего срока.

Сроки для сдачи ЕФС-1

Единую форму сдавать нужно в 2025 г. за соответствующие периоды. Крайний срок один – 25-е число. Периодичность сдачи для разделов, подразделов остается прежней.

Это означает, что не нужно все время полностью заполнять единую форму и подавать все сведения одновременно. Делать это разрешается частями. У ЕФС-1 сроки сдачи разделов таковы, что подразделы и разделы можно отправить в разные дни с учетом общеустановленного срока. Получается, что у каждого подраздела, по сути, свой период со сроком сдачи.

Крайние сроки для подачи разделов ЕФС-1

*На работника, который в отчетном году оформлял пенсию, отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком до 1,5 лет, подраздел 1.2 формы ЕФС-1 сдают дважды:

• в первый раз это делают не позднее 3 дней после получения заявления на детские отпуска (тип "Назначение выплат по ОСС") или заявления будущего пенсионера (тип "Назначение пенсии");
• во второй раз – по итогам года (тип "Исходная") не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Штрафы в 2025 г. за нарушения, касающиеся сдачи ЕФС-1

Нарушение общеустановленного срока сдачи отчетности, сдача ее с ошибками чревата следующими финансовыми санкциями:

1. Несвоевременная сдача, как и сдача недостоверных, не всех сведений по персоналу (разд. 1, подр. 1.2, 2 и 3) наказывается штрафом в 500 р. за каждого сотрудника (по ст. 17 ФЗ № 27).

2. Нарушение порядка, установленного для представления электронной документации, наказывается штрафом в 1 000 р. (п. 2 ст. 8 и ст. 17 ФЗ № 27).

3. Нарушения, касающиеся разд. 2 (аналога 4-ФСС), наказываются теми же штрафами, которые налагались при нарушениях в 4-ФСС:

• за несвоевременную сдачу предусмотренных сведений о взносах взимается 5 % от суммы, начисленной за 3 послед. мес. соответствующего периода для уплаты (как минимум 1 000 руб., но не больше 30 % от данной суммы), основание – ст. 26.30 ФЗ № 125;
• при занижении базы взносов при расчете, наличии ошибок, из-за которых уплачено меньше взносов, чем требуется, – 20–40 % от суммы, предназначенной к уплате (ст. 26.29 ФЗ № 125).

Кроме того, на ответственное должностное лицо налагается штраф по ст. 15.33.2 КоАП размером 300–500 р. Такое возможно при нарушении сроков сдачи, наличии ошибок (относится к разд. 1 подр. 1.1, подразд. 1.2, а также 2 и 3, а также разд. 2).

«Штрафные» послабления

Штрафные санкции несколько смягчили, предоставив страхователям возможность вовремя «исправиться». При совершении ошибок в разд. 1, подр. 1.1, 1.2, 2 и 3 формы ЕФС-1 финансовых санкций можно избежать, если представить уточненку в двух случаях. Первый – сразу, но до того момента, когда ошибки выявит отделение СФР. Второй – на протяжении 5 раб. дн. после получения уведомления об устранении просчетов.

Если штраф все-таки выписали, рекомендуется уплатить его оперативно, в ближайшие 10 календ. дн. Отсчет ведется со дня получения требования с выставленным штрафом. Тогда его размер уменьшится вдвое. А вообще штраф нужно уплатить за 20 календ. дней как максимум. Однако, штраф, выписанный за непредставление раздела 2 формы ЕФС-1, снизить в 2 раза нельзя.

Итоги

1. Единый отчет ЕФС-1 подают в территориальные отделения СФР (их контакты есть на сайте фонда) страхователи (ИП с работниками, организации, физлица - не ИП), в том числе и по отчетности за 2025 г. Если у страхователя больше 10 работников, он должен представить электронный отчет.
2. ЕФС-1 можно подавать частями (разделами, подразделами) в разные дни, но в пределах общеустановленного срока.
3. Наниматель может поручить (на свое усмотрение) подготовку к сдаче единого отчета по компетенции: отделу кадров (подр. 1.1, 1.2 и 2) и бухгалтерии (подр. 1.3 и 3, разд. 2).
4. Важно правильно заполнить единую форму, не совершая ошибок, т. к. за представление сведений несвоевременно, за просчеты в них предусмотрены штрафные санкции.
5. Избежать санкций можно, подав уточненную версию по разд. 1, подр. 1.1, 1.2, 2 и 3 формы ЕФС-1. Уточненка представляется при самостоятельном обнаружении ошибок, а также в течение 5 рабоч. дн. после получения оповещения о необходимости устранить недочеты.
6. Штраф можно снизить в два раза, если заплатить его за 10 дн. после получения соответствующего требования, а не за 20 дней как максимум (но не по разделу 2 формы).