Документы, оформляемые при приеме на работу в 2025 году

Документы, предоставляемые сотрудником

Для оформления нового сотрудника на работу требуется, чтобы он предоставил документы, необходимые для трудоустройства. Перечень их в последнее время не претерпел изменений. Он выглядит так (ст. 65 ТК РФ):

1. Паспорт работника (или иное удостоверение личности).
2. Трудовая книжка и/или «Сведения о трудовой деятельности» (форма СТД-Р). С начала 2021 года тем, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые оформлять не надо – по ним возможно ведение только «Сведений о трудовой деятельности».
3. СНИЛС – может предоставляться как в форме пластиковой зеленой карточки (не выдается с 2019 г.), так и в виде уведомления о регистрации в системе персучета СФР - АДИ-РЕГ (в т.ч. в электронном виде). Впервые трудоустраивающимся регистрацию в СФР должен оформить работодатель.
4. Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву).
5. Документы об образовании, квалификации, спецзнаниях (если работа требует соответствующей подготовки).
6. В определенных случаях предоставляются справки о наличии (отсутствии) судимости, административной ответственности за потребление наркотических веществ и другие документы, обусловленные спецификой будущей работы.

Бланк по теме: Бланк анкеты при приеме на работу Посмотреть Скачать

Прочие дополнительные документы работник предоставляет по своему желанию. Например, это могут быть рекомендации с прошлых мест работы, справки, позволяющие претендовать на какие-либо льготы, свидетельства о рождении детей для получения налогового вычета и др.

Также работник может подать заявление работодателю с просьбой принять его на работу. Однако, при трудоустройстве в коммерческие компании такое заявление подавать не обязательно (письмо Роструда от 28.03.2024 № ПГ/04565-6-1). Исключение: прием на работу в государственные и муниципальные учреждения.

Кадровые документы при приеме на работу

Получив от кандидата на работу требуемые документы, работодатель оформляет соответствующую кадровую документацию, соблюдая определенную последовательность. Перечислим, что должен сделать работодатель и какие документы подписывают при приеме на работу:

1. Получить письменное согласие на обработку персональных данных (ст. 6 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»). Документ составляется работодателем и подписывается лицом, которое устраивается на работу. При его отсутствии оформлять человека на работу нельзя.
2. Ознакомить работника под подпись с локальными нормативными актами (ЛНА), связанными с трудовой деятельностью, Правилами трудового внутреннего распорядка, колллектив. договором, Положением об оплате труда и др. (ст. 68 ТК РФ). Сделать это нужно до подписания трудового договора.
3. Оформить трудовой договор в 2-х экземплярах (по одному для каждой стороны). Договор подписывается работником и работодателем. На экземпляре работодателя работник расписывается также в том, что свой экземпляр документа на руки он получил.
4. На основании заключенного трудового договора издается приказ о приеме на работу (в свободной форме или по унифицированной форме Т-1).
5. Только по желанию работодателя – заполняется личная карточка работника (по унифицированной форме Т-2 или по шаблону, разработанному самостоятельно). Однако, по закону, это не обязательно делать.
6. В трудовую книжку сотруднику, проработавшему более 5 дней, для которого данная работа является основной, вносится запись о приеме на работу (если ведется бумажный документ – ст. 66 ТК РФ).

Локальные акты в микропредприятиях

В 2025 году микропредприятия (ИП и организации (с годовым доходом не более 120 млн руб. и среднесписочной численностью максимум 15 человек) по-прежнему будут иметь право на полный или частичный отказ от принятия локальных нормативных актов в сфере трудовых отношений – правил внутреннего трудового распорядка, положений о премировании, зарплате, графиков сменности и др. Но при этом все условия, регулируемые указанными локальными актами (ЛНА), должны быть прописаны в трудовых договорах работников (ст. 309.2 ТК РФ).

Договоры с новыми работниками, поступающими на работу после отказа от ЛНА, следует заключать на основе типовой формы, утвержденной правительственным Постановлением № 858 от 27.08.2016 (ред. от 19.04.2021). При утрате работодателем статуса микропредприятия, он обязан принять все необходимые ЛНА и ознакомить с ними работников под подпись в течение 4 месяцев с даты изменения своего статуса в реестре субъектов МСП (ст. 309.1 ТК РФ).

Отчеты при приеме сотрудника на работу

Непосредственно после оформления работника необходимо отчитаться об этом в Социальный фонд России (СФР). В течение одного рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу, работодатель подает отчет по форме ЕФС-1 с заполненными подразделами 1, 1.1. Отчет следует подавать независимо от того, ведется ли на работника электронная трудовая книжка или привычная бумажная.

Срок сдачи ЕФС-1 при приеме сотрудника: не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа.

Электронные кадровые документы

Несколько лет назад, с 1 января 2022 года, согласно статьям ТК РФ 22.1–22.3 для организаций РФ стал доступен электронный кадровый документооборот.

Работодатели и работники участвуют в эксперименте добровольно. Он может проводиться в отношении большинства кадровых документов. Работодатель сам определяет, какие из них он будет использовать в электронном виде, включая документы, оформляемые при приеме на работу (трудовой договор, приказы о приеме, заявление, локальные акты и другие документы, оформляемые на бумаге, или требующие подписи работника об ознакомлении). Самостоятельно он устанавливает и дату начала своего участия в кадровом ЭДО.

Когда от работника не требуется согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО и об иных особенностях приема на работу к работодателю, использующему электронный кадровый документооборот, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к системе «КонсультантПлюс» и бесплатно переходите в Готовое решение.

Согласно ст. 312.1 ТК РФ, эксперимент по кадровому ЭДО касается в том числе и дистанционных работников. Однако, он не касается сотрудников, направляемых к другим работодателям по договорам о предоставлении персонала. 

Кроме того, кадровый ЭДО не применяются в отношении:

1. Трудовых книжек и формируемых в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.
2. Акта о несчастном случае на производстве по установленной форме.
3. Приказа об увольнении работника.
4. Документов, удостоверяющих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых сотрудником.

Работодатель должен в срок, установленный локальным актом о кадровом ЭДО, предупредить персонал о начале применения электронного кадрового документооборота. Работники, в т.ч., новые сотрудники, оформляющиеся на работу, вправе отказаться от участия в эксперименте, или согласиться, подав соответствующее заявление.

Работодатель за свой счет обеспечивает работникам изготовление ЭЦП (электронной цифровой подписи). Отсутствие ЭЦП у сотрудника, устраивающегося на работу, не может стать основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

Итоги

Перечень документов, необходимый для оформления трудового договора, определен трудовым законодательством РФ. Некоторые особенности имеет процесс оформления трудовых отношений, если подключен кадровый электронный документооборот. После оформления договора работодатель не позднее следующего рабочего дня должен передать сведения о приеме работника в СФР.