Основные требования к типовым формам документов

23.06.2020
0
Команда СП

С 2013 года субъектам хозяйствования предоставлена возможность отказаться от использования большинства унифицированных типовых форм документов и применять вместо них самостоятельно разработанные бланки. Важно, чтобы такие формы были утверждены на уровне организации приказом ее руководителя. Также необходимо проконтролировать, чтобы при их разработке были соблюдены основные требования к типовым формам, приведенные в соответствующих нормативных актах.

Нужно отметить, что немалая часть типовых бланков, разработанных государственными ведомствами, сегодня носит рекомендательный характер. Но остались и те формы, которые по-прежнему обязательны для использования. Они также будут рассмотрены в данной статье.

Какие бывают типовые формы документов, и в каких случаях они применяются

Среди множества видов типовых документов, которые в своей деятельности используют предприятия, можно выделить следующие:

Это далеко не полный перечень типовых форм документов, которые используются в работе компаниями.

Унифицированные формы первичной документации, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов, остаются обязательными для применения и сегодня (Письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Перечень таких типовых форм в т.ч. включает:

  • Первичные кассовые документы - кассовые ордера КО-1 и КО-2, кассовая книга формы КО-4, книга учета принятых/выданных денежных средств КО-5 (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
  • Первичные документы для оформления перевозки груза – транспортные, товарно-транспортные накладные, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Требования к типовым формам документов

Какие данные должна содержать типовая форма, разработанная самим предприятием? Перечень обязательных реквизитов для первичных документов приведен в ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011. К ним относятся:

  • название документа;
  • дата составления;
  • наименование субъекта хозяйствования, составившего документ;
  • отображение факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального или денежного измерения;
  • единицы измерения;
  • должность лица, оформившего документ;
  • подпись и Ф.И.О. лица, оформившего документ.

Субъекты могут создавать как полностью свои типовые бланки, так и на основе унифицированных форм, добавляя в них необходимые поля либо убирая лишние. Отсутствие вышеуказанных обязательных реквизитов в них не позволит принять такие документы к учету при налогообложении.

Основные требования к типовым формам, содержащим персональные данные

Под персональными данными подразумевается любая информация, прямо или косвенно относящаяся к конкретному физлицу (Ф.И.О., паспортные данные и пр.). Такое определение дано в п. 1 ст. 3 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». С обработкой персональных данных сталкивается практически каждая организация. Требования к типовым формам документов, включающим персональные данные, утверждены на законодательном уровне.

Типовые формы могут храниться в электронном формате или быть распечатанными на бумажных носителях. Бланки типовых форм могут изготавливаться при помощи средств вычислительной техники. Личные данные вносятся рукописным способом или с помощью компьютера. После внесения информации документы подлежат учету в специальном журнале с присвоением им учетного номера. При этом обязательно должны быть соблюдены основные требования к типовым формам документов, содержащим личные данные.

К типовым формам таких документов, в т.ч. относятся:

  • анкеты, биографии;
  • личная карточка № Т-2;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • подлинники и копии приказов по личному составу;
  • документы об обучении, оценке, аттестации работников.

Основные требования к типовым формам документов, включающим личные данные, приведены в п. 7 Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 № 687:

  • Типовая форма или связанные документы должны содержать информацию о том, с какой целью собираются и обрабатываются личные данные. Также нужно указать:
  • адрес организации или физлица, осуществляющего обработку информации;
  • Ф.И.О. и адрес гражданина, чьи данные обрабатываются;
  • источник, из которого была получена информация;
  • сроки обработки сведений;
  • какие действия будут производиться с данными;
  • способы обработки информации.
  • В документе должно быть поле, в котором гражданин сможет поставить отметку о своем согласии на обработку.
  • Недопустимо, чтобы в документе были объединены поля, предназначенные для введения информации, цели обработки которой заведомо не совместимы.
  • Документ необходимо составить таким образом, чтобы каждый гражданин смог ознакомиться со своими личными данными, не нарушая при этом интересы иных граждан, упоминаемых в документе.