Первичные учетные документы призваны отражать происходящие в учреждении хозяйственные операции. Систематизированные данные из них переносятся в регистры и журналы бухгалтерского учета, которые составляют основу для формирования отчетности. Используются в практике те первичные бухгалтерские документы, перечень которых утверждается учетной политикой. Рекомендуемые для применения на практике бланки приведены в постановлениях Государственного комитета статистики:
- № 1 от 05.01.2004;
- № 71-а от 30 октября 1997;
- № 88 от 18 августа 1998;
- № 132 от 25 декабря 1998;
- № 100 от 11 ноября 1999;
- № 7 от 21 января.2003.
Первичные бухгалтерские документы кассового типа должны быть идентичны унифицированным формам, остальные бланки предприятиям разрешается видоизменять.
Виды первичных документов в бухгалтерском учете
Первичные документы могут быть внешними и внутренними. В первую категорию входят счета от контрагентов с платежными требованиями, ко второй группе причисляются авансовые отчеты, накладные и кассовые ордера.
Формы первичных учетных документов могут классифицироваться как:
- распорядительный тип (доверенность, приказ);
- исполнительные (акт);
- бухгалтерского оформления (талоны, справки).
Виды первичных документов по критерию объема содержащихся в них сведений подразделяются на сводные первичные и простые первичные.
Что относится к первичной бухгалтерской документации?
С 2013 года большая часть унифицированных бланков стала носить рекомендательный характер. Их разрешается использовать на практике в исходном виде или дорабатывать с учетом специфики бухгалтерского и управленческого учета. Что относится к первичным документам для отражения операций с активами из числа основных средств:
- Форма ОС-1, представляющая собой Акт приемки-передачи.
- Форма ОС-1а, применяемая для фиксации факта поступления и выбытия активов в виде зданий и капитального типа сооружений.
- Форма ОС-4, без которой невозможно показать списание актива.
- Инвентарные карточки.
- Инвентаризационные описи двух разновидностей – для основных средств (ИНВ-1) с нематериальными активами (ИНВ-1а).
Что относится к первичным документам бухгалтерского учета в кадровом делопроизводстве:
- в момент оформления начала трудовых отношений с конкретным сотрудником главным первичным бланком будет приказ, фиксирующий прием на работу, по форме Т-1;
- обязательно ведутся личные карточки работников формы Т-2;
- трудоустройство работников ведется в соответствии с сеткой должностей, установленной штатным расписанием по форме Т-3;
- первичные учетные документы в виде графиков отпусков (бланк Т-7);
- приказы о том, что конкретному сотруднику предоставляется отпуск с указанием точных сроков и дат отдыха, составляются на основе бланка Т-6;
- при увольнении составляются такие первичные учетные документы бухгалтерского учета, как приказы по формам Т-8 или Т-8а.
Список первичных документов в сфере начисления и выплаты заработка персоналу состоит из:
- бланков для табелированного учета отработанного времени (формы для ручного и автоматизированного заполнения Т-12 и Т-13);
- несколько видов зарплатных ведомостей (Т-49 и Т-53);
- лицевых счетов (бланк документа Т-54).
Первичные документы бухгалтерского учета – перечень обязательных к применению в исходном виде кассовых бланков:
- Форма КО-1, именуемая приходным кассовым ордером. Бланк заполняется на листе бумаги формата А5.
- Форма КО-2, представляющая собой расходный кассовый ордер, который распечатывается на бумажном носителе размера А5.
- Форма КО-3, в которой регистрируются приходная и расходная документация.
- Первичные документы в бухгалтерии форм КО-4 (пронумерованная, прошитая нитками и скрепленная оттиском печати кассовая книга) и КО-5 (книга для отражения денежных ресурсов, принятых и выданных кассиром).
К первичной документации можно отнести договоры, накладные, счета, акты, доверенности, товарные чеки, лимитно-заборные карты (бланки форм М-8), требования-накладные (М-11). Счет-фактура, вопреки распространенному мнению, не относится к разряду первичных документов – такой вывод содержится в письме Минфина № 03-03-06/1/392, датированном 25 июня 2007 г.
Первичные бухгалтерские документы – перечень обязательных реквизитов
В утверждаемый учетной политикой перечень первичных документов могут входить только те бланки, которые содержат обязательные реквизиты:
- полное наименование документа;
- дата оформления специалистом;
- сведения о фирме, создающей данный документ;
- первичка должна отражать суть содержания произведенной операции;
- измерители натуральной и денежной разновидности для оценки события в хозяйственной жизни организации;
- все первичные учетные документы имеют числовые характеристики для товарной продукции;
- информация о том, кто из сотрудников компании составил документ, кто несет ответственность за достоверность указанных в нем данных;
- первичные учетные документов бухгалтерского учета, перечень которых используется в компании, в обязательном порядке должны подписывать ответственные лица.
Важная особенность – если бланк документа заполняется в электронном формате, он подкрепляется электронной подписью должностных лиц, за которыми закреплена обязанность ведения первички. Все первичные документы бухгалтерского учета, перечень которых сформирован главным бухгалтером и утвержден руководством компании, обладают юридической силой.
