Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности

С чего все начиналось

Википедия дает следующее определение инвентаризации.

Инвентаризация – это проверка имущества организации и состояния ее финансовых обязательств, определяемая на определенную дату путем сличения фактических данных и данных бухгалтерского учета.

Это интересно! Слово «инвентаризация» впервые было упомянуто менее 100 лет назад. Слово в его современном значении появилось в журнале «Вестник АН» в 1931 году. Этимология слова «инвентарь» относится к латинскому языку, где inventar или inventarium означает «опись» либо «совокупность предметов».

С древних времен каждая народность или отдельный человек проводили опись своего имущества с некой периодичностью для того, чтобы точно знать, увеличивается оно или уменьшается. В древнем Египте в III–II веках до нашей эры с периодичностью раз в два года проводилась инвентаризация всего имущества, при которой описывалось абсолютно все. Хотя и считалось, что имущество принадлежит отдельному гражданину, собственником всего, что находилось в государстве, являлся фараон.

Когда проводится инвентаризация

В современном мире инвентаризация активов и обязательств компании – это неотъемлемая, хоть и вспомогательная часть хозяйственной деятельности. По общему правилу инвентаризация всех активов и обязательств компании проводится ежегодно перед составлением бухгалтерской отчетности (пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Кроме того, инвентаризация может проводиться на основании приказа руководителя в иных случаях, например при реорганизации, смене генерального директора или главного бухгалтера организации, при смене материально ответственных лиц, в случаях подготовки отчетности для потенциального инвестора или совета директоров предприятия, при принятии особых управленческих решений по покупке или продаже бизнеса, иных случаях на усмотрение руководителя предприятия.

Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами

Такой раздел, как инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, является обязательной частью инвентаризации активов и обязательств предприятия. Компании, ее руководителям и собственникам важно объективно представлять, на какие объемы задолженности к получению можно рассчитывать и в какой срок, а также каковы действительные объемы обязательств компании перед контрагентами. Корректность проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, а также достоверность данных учета существенно влияют на принятие управленческих решений.

Инвентаризация проводится в сроки, определяемые локальными документами компании (пункт 2.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.199 № 49).

Важно! С 01.04.2025 года Методуказания утрачивают силу. Далее сроки инвентаризации будут определяться по ФСБУ 28/2023. По общему правилу, установленному п. 17 нового стандарта, сроки определяются руководителем организации. Но при этом обязательно должны учитываться положения п. 15, 16 и 18 норматива.

Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя компании, который можно составить, используя унифицированную форму ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации» (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88), либо в произвольной форме. Главное, что в этом документе закрепляются объекты проверки, срок проведения и состав инвентаризационной комиссии. В такую комиссию могут входить сотрудники бухгалтерии, специалисты юридической, кадровой службы, а также сотрудники аудиторских структур – как внутренних, так и внешних.

Объекты инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности

Как правило, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация проводится сплошным методом, то есть проверяется вся дебиторская и кредиторская задолженность организации. Проверке подлежат расчеты со следующими физическими и юридическими лицами:

• покупателями и заказчиками;
• поставщиками, подрядчиками, исполнителями по договорам услуг;
• кредитными учреждениями и иными финансовыми организациями;
• контрагентами по предоставленным займам;
• лизинговыми компаниями;
• бюджетом и внебюджетными фондами;
• учредителями (участниками, акционерами);
• персоналом по оплате труда;
• подотчетными лицами;
• иными дебиторами и кредиторами.

В случае проведения выборочной инвентаризации остатки по счетам могут быть проинспектированы точечно, в зависимости от целей проверки.

Расчеты с покупателями, заказчиками, поставщиками, подрядчиками, исполнителями по договорам услуг, прочими дебиторами, кредиторами

В ходе инвентаризации данного типа дебиторов и кредиторов проверяются все первичные документы, относящиеся к числящейся в учете задолженности, а именно: договоры, спецификации, акты выполненных работ (оказанных услуг), товарные накладные, универсальные передаточные документы, банковские выписки, решения суда и так далее. Для подтверждения сумм задолженности, как правило, с каждым контрагентом проводится сверка взаиморасчетов. Ее результаты оформляются актом сверки взаиморасчетов на определенную дату, но иногда достаточно и письма от контрагента, подтверждающего сумму задолженности. Первичным документом, подтверждающим задолженность, является также решение суда, устанавливающее в судебном порядке сумму основного долга, пени, штрафов, причитающихся к возмещению судебных расходов, а также исполнительный документ, полученный от ФССП России.

Когда речь идет о дебиторской задолженности контрагентов, компания определяет размер сомнительный и просроченной задолженности с целью принятия решения о создании резерва по сомнительным долгам, если создание такого резерва предусмотрено учетной политикой предприятия. К сомнительной относят такую дебиторскую задолженность, которая не погашена в установленной договором срок и не обеспечена гарантиями либо поручительством. Под такие долги создаются резервы по сомнительным долгам.

Кроме того, определяется факт существования, предмет и размер безнадежной дебиторской задолженности, которая подлежит списанию с баланса организации. Безнадежная задолженность – это нереальная к взысканию задолженность в связи с истечением срока исковой давности, банкротством или ликвидацией должника. Списание безнадежных долгов проводится в учете в месяц выявления безнадежной задолженности, другими словами, в месяц окончания инвентаризации.

Как списать нереальную для взыскания (безнадежную) дебиторскую задолженность в бухгалтерском учете? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Необходимо помнить о налоговых последствиях, связанных со списанием дебиторской или кредиторской задолженности.

Согласно плану счетов коммерческой организации, для инвентаризации дебиторской задолженности покупателей и поставщиков проверяются следующие счета:

• 60.02 – расчеты по авансам, выданным поставщикам и подрядчикам;
• 62.01 – задолженность покупателей за отгруженную продукцию, выполненные работы (оказанные услуги);
• 75 – задолженность учредителей по уплате взносов в уставный капитал;
• 76 – дебиторская задолженность прочих контрагентов.
• Для инвентаризации кредиторской задолженности покупателей и поставщиков проверяются следующие счета:
• 60.01 – задолженность перед поставщиками и подрядчиками за полученные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
• 62.02 – величина полученных от покупателей авансов;
• 75 – задолженность перед участниками, акционерами по выплате дивидендов;
• 76 – задолженность перед прочими контрагентами.

Необходимо помнить о расчетах с контрагентами в иностранной валюте и условных единицах, о расчетах с контрагентами по ГОЗ и т. п., для которых в бухгалтерском учете открываются отдельные субсчета. Особое внимание следует уделить и курсовой разнице, которая систематически корректирует сумму задолженности в бухгалтерском учете.

Расчеты с бюджетом

При проведении инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами проверяется состояние расчетов по каждому налогу, взносу и прочим сборам в бюджет. А при наличии обособленных подразделений, имущества в различных регионах и т. д. проверку необходимо проводить дополнительно в разрезе ОКТМО и кодов контролирующих органов по месту постановки на налоговый учет.

Документами, подтверждающими сверку расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами, являются справки о состоянии расчетов, выписки по лицевым счетам налогоплательщика либо акты сверок с ИФНС, СФР.

Проводя сверку, необходимо выяснить размеры и причины возникновения не только недоимки по налогам и взносам, но и суммы переплат по лицевым счетам, так как можно своевременно провести зачет, возврат переплаты из бюджета. Так, переплата по страховым взносам в Социальный фонд России может быть просто излишне уплаченной суммой, а может означать задолженность фонда перед компанией по возмещению расходов страхователю (пока не во всех регионах России действует система прямых выплат). Аналогичная ситуация по НДС, когда у компании может быть просто излишне уплаченная сумма данного налога, а может быть сумма к возмещению по представленной налоговой декларации. На практике заявления на суммы, подлежащие возврату либо зачету переплаты по налоговым платежам, обрабатываются налоговыми инспекциями довольно быстро, что позволяет экономить оборотные средства компании.

Основные счета данного раздела для коммерческой организации:

• 68 – расчеты по налогам и сборам (во всем спектре субсчетов, используемых компанией);
• 69 – расчеты по страховым взносам (по социальному страхованию и обеспечению);
• 76.АВ – НДС по авансам и предоплатам полученным;
• 76.ВА – НДС по авансам и предоплатам выданным.

Расчеты с сотрудниками

Это крайне важный раздел учета потому, что это не только влияет на работоспособность коллектива, но и является объектом пристального внимания специалистов трудовой инспекции, прокуратуры и иных проверяющих органов. При сличении сведений о расчетах с сотрудниками комиссия проверяет наличие задолженности перед персоналом организации, а также суммы, которые были излишне выплачены сотрудниками. Определяются невыплаченные суммы по оплате труда, основания и причины невыплаты.

В зависимости от состава комиссии и временного ресурса проверке подвергаются расчетно-платежные ведомости, кассовые ордера, больничные листы, заявления о предоставлении налоговых вычетов, записки-расчеты по отпускным и иные документы. Проверяется сальдо по балансовым счетам, расчеты с подотчетными лицами: сроки, на которые были выданы денежные средства, целевое использование полученных денежных средств, соблюдение сроков возврата и наличие первичных документов, подтверждающих расходы.

В данном разделе необходимо сверить информацию по следующим счетам:

• 70 – расчеты с персоналом по оплате труда;
• 71 – расчеты с подотчетными лицами;
• 73 – расчеты с персоналом по прочим операциям (займы выданные, возмещение материального ущерба, прочие операции);
• 76.41 – исполнительные листы сотрудников.

Инвентаризация задолженности перед кредитными и финансовыми учреждениями

Особое внимание необходимо уделить инвентаризации задолженности перед кредитными учреждениями: банками, финансовыми организациями, иными заимодавцами, а также лизинговыми компаниями. Указанную задолженность следует корректно распределить на долгосрочную и краткосрочную. Напоминаем, что долгосрочной является задолженность, срок погашения которой превышает 12 месяцев от даты составления бухгалтерского баланса, где она отражается по строкам 1410. Краткосрочная задолженность лимитируется сроком до 12 месяцев от даты составления отчетности и находит свое отражение в строке 1510 бухгалтерского баланса.

Необходимо также очень внимательно проверить суммы процентов, которые начисляются за пользование заемными средствами. Не нужно забывать о том, что проценты к уплате по кредитам и займам для целей налогового учета начисляются на последнюю дату отчетного месяца, в то время как по условиям кредитного договора проценты могут начисляться и погашаться на установленную в договоре любую дату, что не всегда тождественно. На практике бухгалтеры часто начисляют проценты по заемным обязательствам и в бухгалтерском, и в налоговом учете единовременно в последний день календарного месяца, что наиболее корректно отражает размер обязательства по договору.

Проверке подлежит сальдо по следующим балансовым счетам:

• 66 – краткосрочные кредиты и займы;
• 67 – долгосрочные кредиты и займы;
• 76.07 – арендные обязательства.

Какими документами следует оформлять инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности?

В нашей статье мы уже упоминали рекомендуемую форму «Приказа о проведении инвентаризации» № ИНВ-22 (утвержденную Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88), хотя организация может использовать иную форму приказа на свое усмотрение.

По факту проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности составляется «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». Этим же Постановлением Госкомстата России рекомендована унифицированная форма такого акта № ИНВ-17. В шапке данного документа указывается наименование организации, ее структурного подразделения, основание для проведения инвентаризации (приказ, распоряжение), номер и дата составления акта.

Актом устанавливаются суммы дебиторской задолженности в разрезе наименования дебитора, счета бухгалтерского учета, в котором отражается дебиторская задолженность, суммы задолженности всего (в том числе подтвержденной и не подтвержденной дебитором), а также определяется размер задолженности с истекшим сроком исковой давности. В таком же формате заполняется второй раздел относительно кредиторской задолженности. Акт резюмируется итоговыми суммами, подписывается членами инвентаризационной комиссии и председателем.

Образец формы «Акта инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности» можно скачать здесь.

Скачать образец

Как правило, кроме Акта, оформляется еще Приложение «Справка к акту инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности» по состоянию на контрольную дату. В данной справке более подробно отражается информация о каждом конкретном дебиторе и кредиторе. Указывается адрес, номер телефона и иные контактные данные, основания возникновения задолженности (предмет задолженности, дата возникновения этой задолженности, сумма долга, а также указываются реквизиты документа, подтверждающего задолженность: наименование документа, его номер и дата). Данная справка подписывается лицом, ответственным за ее составление.

Бланк «Справки к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» можно скачать по ссылке ниже.

Скачать образец

Итоги

Инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами проводят путем проверки документов, подтверждающих правильность сумм задолженности, отраженной на счетах учета расчетов. Одновременно проверяют суммы резерва по сомнительным долгам и обоснованность его создания.