Как организовать работу с дебиторской задолженностью

Как возникает дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность – это актив компании в виде суммы долга контрагента перед компанией.

Дебиторская задолженность возникает:

1. при оказании компанией услуг, выполнении работ, реализации продукции
2. в результате расчетов по оплате труда, с подотчетными лицами,
3. в результате расчетов с бюджетом или учредителями.

Примеры случаев появления дебиторской задолженности

Разберем несколько примеров, чтобы наглядно показать механизм формирования дебиторской задолженности.

Пример дебиторки 1 – просрочка оплаты покупателем услуг

Компания-исполнитель оказала услуги покупателю, дата акта оказания услуг 21 июля 2025 года. По условиям договора оплата за оказанные услуги должна быть осуществлена в течении 10 дней, следующих за датой оказания услуг (то есть до 31 июля 2025 года).

На дату акта у компании-исполнителя будет сформирована дебиторская задолженность на сумму оказанных услуг.

Пример дебиторки 2 – просрочка поставки продавцом предоплаченного товара

Компания-покупатель произвела 22 июля 2025 года предоплату в размере 100% от суммы поставки за товар. Согласно условиям договора, поставка товара должна быть осуществлена до 31 июля 2025 года. 31 июля продавец поставил часть товара. На дату платежа у покупателя будет сформирована дебиторская задолженность в размере платежа, которая будет частично погашена на дату поставки. Оставшаяся сумма дебиторской задолженности сохранится до момента отгрузки недопоставленных товаров или иного списания.

Пример дебиторки 3 – неистраченные командировочные

Сотрудник был направлен в командировку, компания выдала подотчетные денежные средства на командировочные расходы. По причине болезни сотрудника командировка была отменена. Денежные средства в виде выданных сотруднику денежных средств на командировку будут формировать дебиторскую задолженность компании до тех пор, пока сотрудник не возместит указанные расходы.

Стоит отметить, что в зависимости от сроков погашения задолженности, возникшей в каждом из примеров, - до сроков оплаты или поставки по договору или после, будет меняться классификация задолженности в соответствии с параметрами, приведенным в следующем разделе статьи.

Виды дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность может быть нескольких видов:

• краткосрочная – со сроком погашения в течение 12 месяцев,
• долгосрочная – со сроком погашения более 12 месяцев.
• текущая — со сроком погашения, удовлетворяющим условиям оплаты по договору;
• сомнительная — со сроком погашения, превышающим сроки, предусмотренные условиям договора;
• безнадежная — со сроком погашения, превышающим сроки, предусмотренные условиям договора, но погашение невозможно из-за ликвидации должника или истечения срока исковой давности.

Если не работать с дебиторской задолженностью, она становится безнадежной ко взысканию. Это грозит компании потерей крупных активов.

Что значит работа с дебиторской задолженностью?

Работа с дебиторской задолженностью означает постоянный контроль над нею, по возможности взыскание и по необходимости списание.

Постоянный контроль дебиторки поможет выявить проблемные случаи и добиться погашения долгов в сроки, позволяющие избежать судебного процесса.

Работа с просроченной дебиторской задолженностью в большей степени будет сводиться к судебным мероприятиям, учитывая, что платежеспособные должники редко допускают длительной задержки оплаты, нарушая сроки платежа в соответствии с условиями договора.

Во многих крупных компаниях для работы с долгами назначается специалист по работе с дебиторской задолженностью. Его функционал полностью охватывает участок, связанный с контролем, инвентаризацией, покрытием и списанием возникшей задолженности.

Для такого специалиста можно создать специальный внутренний регламент по работе с дебиторской задолженностью. Это поможет не только упорядочить работу специалиста, но и наладить взаимодействие его с другими должностными лицами и подразделениями (например, можно обязать службы регулярно предоставлять специалисту информацию).

Как составить регламент (положение) по работе с дебиторской задолженностью

Учитывая, что регламент представляется собой алгоритм действий по работе с дебиторкой, то в него необходимо включать следующие аспекты:

Некоторые компания порядок судебной работы с задолженностью, отражают в отдельном документе, например, «Регламент работы с просроченной дебиторской задолженностью», в котором приводятся все необходимые процедуры, связанные с организацией судебного процесса. При наличии самостоятельного документа в основном регламенте по работе с дебиторкой делается просто ссылка на второй регламент.

Кто и как проводит инвентаризацию дебиторской задолженности

Кроме постоянного анализа размера дебиторки ответственным специалистом необходима ее инвентаризация сроки и порядок которой также могут быть утверждены регламентом.

Как и в любом процессе инвентаризации важным ее составляющим является комиссия по работе с дебиторской задолженностью.

Инвентаризацию можно проводить раз в год – по итогам года, либо чаще, если предусмотрено регламентом.

Процедура запускается на основании приказа руководителя (ИНВ-22), в котором утверждается состав комиссии, цели и сроки проведения.

Комиссия по дебиторке может включать сотрудников административных отделов, бухгалтерии и иных отделов компании.

По итогам процедуры формируется акт инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами по форме ИНВ-17.

Как сформировать резерв по сомнительным долгам

Порядок создания резерва не регламентирован в бухгалтерском учете, в отличии от налогового, в связи с этим алгоритм его формирования может содержаться в регламенте либо в учетной политике (ссылкой на регламент или полные правила – при отсутствии регламента).

В соответствии с Положением по бухучету от 29.07.1998 № 34н, сумма отчислений в резерв определяется в зависимости от уровня платежеспособности и вероятности погашения задолженности конкретным должником, то есть размер резерва должен формироваться по каждому покупателю/поставщику/сотруднику.

В налоговом учете в п.7 ст.266 НК РФ закреплен точный алгоритм действий, определяющий размер резерва:

• до 45 дней просрочки – резерв не формируется,
• от 45 до 90 дней просрочки – резерв формируется в размере 50% от суммы долга;
• от 90 дней просрочки - резерв формируется в размере 100% от суммы долга.

По мере погашения задолженности резерв необходимо списывать в учете.

Как работать с досудебной претензией с целью возврата дебиторки?

Работа по возврату дебиторской задолженности начинается с досудебной стадии, которая может перерасти в судебную работу.

При этом при работе с дебиторской задолженности на этом этапе важное место отводится менеджеру по продажам. Именно это специалист находится в тесном контакте с покупателями и все взаимодействие при возмещении задолженности осуществляется им.

В случае, с дебиторской задолженности, сроки покрытия которой уже истекли, ответственным сотрудником должна быть сформирована претензия в адрес должника, в которой необходимо указать:

• наименование контрагента;
• договор;
• перечень первичных документов, по которым не была произведена оплата;
• сумма;
• срок исполнения претензии.

Менеджер по продажам, получив эту претензию, направляет данный документ должнику.

После проведения такой досудебной работы с дебиторской задолженностью возможны 2 исхода:

• претензия удовлетворена - дебиторская задолженность погашается.
• должник не удовлетворяет требования претензии – необходимо готовить исковое заявление в суд для компенсации долга в судебном порядке.

Как вести судебную работу по возврату дебиторской задолженности?

Специфика судебного процесса требует, чтобы его вели юристы.

Дело в том, что возврат долга организации или ИП в суде – это экономический спор. Такой спор разрешается в арбитражном суде. Но участие в арбитражном процессе от лица организации может принимать либо директор (единоличный исполнительный орган), либо представитель с высшим юридическим образованием или ученой степенью по юридической специальности (ч. 3 ст. 59 Арбитражного процессуального кодекса РФ).

Алгоритм взыскания дебиторской задолженности в судебном порядке вы можете найти в системе КонсультантПлюс. Пробный доступ в систему бесплатный и действует 2 дня, если перейти по ссылке.

Примеры исковых заявление для возврата долга в судебном процессе можно найти здесь:

Как результат работы в рамках судебного процесса возмещения задолженности также возможны 2 варианта:

1. должник по решению суда выплатил долг либо найдено компромиссное решение (заключено мировое соглашение и определен новый срок выплаты долга).
2. задолженность признается безнадежной ко взысканию и подлежит списанию (например, если суд отказал в удовлетворении иска или если суд удовлетворил иск, но должник ликвидирован, у него отсутствует имущество для взыскания путем исполнительного производства и т.д.)

Далее рассмотрим подробнее случаи признания задолженности безнадежной.

Когда можно списать безнадежную задолженность?

Безнадежная задолженность – задолженность, образованная по причине невозможности ее взыскания.

К такой задолженности относится задолженность:

• банкротов,
• с истекшим сроком исковой давности (более трех лет),
• должников, в отношении которых прекращено исполнительное производство – невозможно определить местонахождение должника или нет имущества, которое можно взыскать,
• должник исключен из ЕГРЮЛ.

Для списания безнадежного долга необходимы:

• ИНВ-17;
• документы, подтверждающие безнадежность долга,
• приказ руководителя о списании безнадежных долгов.

На основании указанных документов безнадежная задолженность будет списана в учете в размере, определенном приказом, как за счет резерва, если он формировался, так и за счет прочих расходов, при отсутствии резерва.

Как организовать работу с дебиторской задолженностью в 1с?

Организация работ с дебиторской задолженностью требует грамотного учета хозяйственный операций в 1С. Отражение дебиторской задолженности в 1С может быть осуществлено как специалистом по работе с дебиторкой, если он компетентен в данном вопросе, так и бухгалтером.

Дебиторская задолженность формируется по дебету счета учета расчетов с контрагентами:

Погашение дебиторской задолженности осуществляется по кредиту счета учета расчетов контрагентами:

Формирование резерва по сомнительным долгам и списание:

Списание безнадежных долгов:

Важно! Списанный долг необходимо для целей бухучета учитывать на счете 007 в течение 5 лет.

В 1С легко отслеживать просрочку платежа, поскольку при создании договора в системе (в карточке договора) можно устанавливать срок оплаты.

Кроме того, при формировании бухгалтерского баланса в 1С автоматически заполняется строки 1230 - дебиторская задолженность, что также помогает оптимизировать процесс заполнения отчетности и минимизировать ошибки.

***

Таким образом, организация работы с дебиторской задолженностью необходима любой компании, при этом своевременный анализ поможет сократить риски по возникновению долгов возврат которых требует обращения в суд.