Дебиторская задолженность: понятие
Дебиторская задолженность есть не что иное, как задолженность клиентов за поставленные товары или выполненные работы и услуги. Кроме того, к этому понятию следует отнести задолженность поставщиков и исполнителей услуг за товары, работы, услуги, которые не были отгружены или выполнены в рамках оплаченных авансов. Простыми словами, дебиторская задолженность — это задолженность контрагентов перед компанией. На лексиконе бухгалтерского сообщества дебиторскую задолженность чаще именуют «дебиторкой».
Дебиторскую задолженность следует относить к активам организации, т.к. в момент, когда должник погасит свой долг, денежные средства поступят в полную собственность организации.
Состав дебиторской задолженности не ограничивается только деньгами. Это могут быть и иные виды обязательств: к примеру, задолженность по передаче товара или оказанию услуги.
Основная причина образования задолженности заключается во временной разнице между моментами выполнения обязательств участниками договора. Самая распространенная ситуация, при которой на счетах бухгалтерского учета возникает дебиторка: продукция поставщиком отгружена, а денежные средства покупателем еще не перечислены.
Наличие дебиторской задолженности на счетах учета это нормальный момент для любого бизнеса. Идеализируя мир можно представить ситуацию, когда все работают по предоплате или получают оплату в день отгрузки, однако в реальной жизни такое бывает редко.
Предоставление поставщиками отсрочки по оплате товаров, работ услуг принято именовать коммерческим кредитом. Успешное ведение бизнеса без подобных уступок, вероятнее всего, невозможно, т.к. далеко не все клиенты готовы к сотрудничеству на условиях предоплаты. Коммерческий кредит позволяет сохранить и расширить рынок сбыта поставщикам. С другой стороны, клиенту отсрочка предоставляет возможность временно использовать уже не принадлежащие им денежные средства, что также может оказать решающее значение при выборе поставщиков.
Величина дебиторки напрямую зависит от объема продаж и роста сбыта. Именно поэтому, проводя анализ показателей финансово-хозяйственной деятельности организации, в первую очередь необходимо определить причину увеличения количества должников и задолженности. В свою очередь, превышение оптимальной величины дебиторской задолженности в активах компании резко увеличивает риск невозврата и окончательных финансовых потерь.
Дебиторами могут быть не только контрагенты – юридические лица, но и физические, в том числе сотрудники. Кроме прочих, в качестве должника может выступать и налоговая инспекция, при возникновении у организации переплаты по налогам.
Ниже перечислим несколько ситуаций, при которых может возникнуть дебиторская задолженность:
- компания отгрузила товар, работы или оказала услуги, но клиент еще не перечислил оплату;
- компания перечислила предоплату в рамках договора, но товар, работы или услуги еще не отгружены;
- у компании образовалась переплата по налогам и сборам;
- работодатель выдал займ сотруднику или переплатил заработную плату.
Умелое управление дебиторской задолженностью позволяет компании успешно балансировать между риском «заморозить» денежные средства в дебиторки и риском потерять потенциальных клиентов.
Вполне естественно, что каждая организация стремится избегать сомнительных и безнадежных долгов. Существует несколько способов минимизировать риск возникновения такого вида задолженности:
- Предоплата. Предотвращает риск неполучения оплаты по сделке. Обратной стороной медали является нежелание покупателей работать на условиях 100% предоплаты, и, как следствие возникает риск потери клиента.
- Обеспечение поставки. Достигается с помощью привлечения банковской гарантии, заключением договора поручительства или предоставлением залога.
- Аккредитив. Способ, который на практике применяется не часто. Заключается в вовлечении в сделку третьего лица – банка, который и предоставляет аккредитив. Денежные средства на погашение условий договора покупателем перечисляются не напрямую поставщику, а на специальный счет в банке. После отгрузки товара, работ или услуг, покупатель уведомляет банк об исполнении обязательств со стороны поставщика и банк переводит денежные средства на расчетный счет поставщика. Практика проведения так называемых «безопасных сделок» не получила популярность из-за значительной стоимости услуг банка.
Виды дебиторской задолженности
Оснований для классификации задолженности может быть множество, однако, для бухгалтера важно такое понятие как «срок погашения». Таким образом, в зависимости от даты, когда задолженность должна быть погашена, дебиторскую задолженность можно разделить на:
- Долгосрочную – срок погашения задолженности превышает 12 месяцев с даты подписания договора.
- Краткосрочную – срок погашения задолженности не превышает 12 месяцев с момента заключения договора. Чаще такой вид задолженности именуют «текущей». В ситуации, когда срок уплаты по долгосрочной задолженности приближается и становится менее одного года, то такую задолженность из категории долгосрочной следует перевести в разряд краткосрочной.
Другим основанием, по которому бухгалтеры проводят классификацию дебиторской задолженности является момент поступления оплаты. Различают:
- Срочную – задолженность погашена в срок, оговоренный в договоре или ранее. Вторым названием подобной задолженности является «нормальная».
- Просроченную – задолженность погашена с нарушением сроков, установленных договором. В свою очередь просроченную задолженность подразделяют на сомнительную и безнадежную.
Сомнительная задолженность – велика вероятность, что долг не будет погашен или будет погашен частично. Сомнительной задолженность становится не только по причине просрочки даты платежа. Основной причиной отнесения задолженности в разряд сомнительной является поступившая из любых источников информация о финансовых трудностях контрагента. Для минимизации рисков потерь от такой разновидности задолженности организации создают резервы по сомнительным долгам.
Безнадежная задолженность – задолженность, по которой подтверждена невозможность взыскания. О том, как определить безнадежную задолженность мы расскажем в следующем разделе публикации.
Какую дебиторскую задолженность можно списать
Рассчитывая сумму налога на прибыль, налогоплательщик имеет право учесть списанную безнадежную дебиторскую задолженность. Сделать это можно двумя способами:
- Если у компании создан резерв по сомнительным долгам, то задолженность следует отнести за его счет.
- Если организация не создает резервы, то списанная безнадежная задолженность отражается в составе внереализационных расходов.
При наличии перед должником встречного обязательства, сомнительной или безнадежной можно признать только ту часть долга, которая превышает сумму кредиторской задолженности. Например, если у компании перед контрагентом имеется кредиторская задолженность 850 тыс. руб. а, дебиторская задолженность составляет 1 380,6 тыс. руб., то в качестве сомнительного долга можно признать только 530,6 тыс. руб.
Если компания создает резервы, но сумма долга превысила сумму самого резерва, то разницу, не покрытую за счет резерва, следует включить в состав внереализационных расходов. Однако, для того, чтобы признать дебиторскую задолженность безнадежной, нужно чтобы она полностью соответствовала определенным условиям.
Признаки безнадежной дебиторской задолженности
Как мы уже сказали ранее, безнадежной признается задолженность, погасить которую не представляется возможным. Существует два момента, при возникновении которых дебиторская задолженность должна быть признана безнадежной.
Истечение срока исковой давности. Законодательно срок исковой давности составляет три года. Начало отсчета срока следует начинать с того момента, когда компания узнала о нарушении своих прав:
- Если контрактом установлена крайняя дата оплаты, то просрочку следует начинать отсчитывать со следующего дня.
- Если дата оплаты контрактом не определена, то кредитор имеет право выставить требование о погашении задолженности, а должник обязан погасить его в течении 30 календарных дней.
Существует законный способ приостановить или прервать срок исковой давности. К данной возможности нередко прибегают «противоборствующие» стороны.
Прервать срок исковой давности можно если:
- стороны подписали акт сверки расчетом с включенной простроченной задолженностью;
- должник предоставил официальное письмо, по которому признает задолженность и просит перенести сроки оплаты;
- поставщик погасил проценты или уплатил неустойку по договору;
- стороны заключили дополнительное соглашение к договору, согласно которому должник признает обязательства по основному контракту.
После прерывания срока исковой давности отсчитывать его придется сызнова. Т.е., если должник подписал акт сверки за два дня до истечения срока исковой давности, то с этого момента нужно отсчитывать новый срок, равный трем годам. Если и через неполных три года он снова признает свои обязательства письмом или новым актом сверки, то кредитор еще три года не получит возможности списать такую дебиторскую задолженность. Теоретически, процесс может длиться бесконечно, однако, с целью недопущения подобной ситуации, законодательство ограничило этот срок десятью годами с момента образования долга.
Приостановка срока исковой давности осуществляется на время проведения процедуры разрешения спора в досудебном порядке или при осуществлении процедуры судебной защиты нарушения права. После окончания обозначенных процессов, срок исковой давности продолжает рассчитываться с момента приостановки.
Невозможность исполнения обязательства. Неоспоримыми основаниями для признания задолженности безнадежной являются исключение налогоплательщика из ЕГРЮЛ или вынесенное приставами постановление о невозможности взыскания задолженности. Исключение составляют индивидуальные предприниматели, которые даже после снятия с учета продолжают нести ответственность по долгам, полученным во время работы в качестве ИП. Такой долг признается безнадежным только по решению суда, признавшим физическое лицо банкротом, или в случае вынесения приставами решения о невозможности взыскания долга.
Списание безнадежной дебиторской задолженности: документальное оформление
Законодательством разработан ряд документов, правильное оформление которых гарантирует отсутствие претензий со стороны контролирующих органов при проверке декларации по налогу на прибыль. Списывая безнадежную дебиторскую задолженность необходимо оформить следующие документы:
1. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами с приложением
2. Бухгалтерская справка
3. Приказ руководителя о списании задолженности
Бланк по теме:
Бланк и образец приказа о списании дебиторской задолженности
Списание просроченной дебиторской задолженности: бухгалтерский учет – проводки
Безнадежная дебиторская задолженность, подготовленная и документально оформленная, списывается в периоде, когда появилось первое из возможных оснований для признания задолженности нереальной к взысканию. Списывать такую задолженность следует отдельно в разрезе каждого из обязательств.
В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам отражаются следующей проводкой:
Использование сумм резерва допустимо только в пределах ранее зарезервированных сумм. Если годовая сумма расходов на списание безнадежной задолженности превысит размер самого резерва, то разницу необходимо отразить в составе прочих расходов:
Факт списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности или имеющей иные основания для признания ее безнадежной, не является поводом для полного аннулирования самой задолженности. На протяжении пяти лет с момента списания задолженности, бухгалтер обязан учитывать ее на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»:
На протяжении всего этого срока необходимо отслеживать возможность взыскания данной задолженности и при изменении имущественного положения должника следует предъявить ему претензии по имеющемуся долгу.
Если после окончания срока давности кредитор погасил долг, то корректировать учет нет необходимости в виду того, что задолженность в свое время была списана обоснованно. Полученную от контрагента сумму следует учесть в доходах на дату получения денежных средств:
Подробнее о том, как списать дебиторскую задолженность в бухгалтерском и налоговом учете - в "КонсультантПлюс". Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.
Списание просроченной дебиторской задолженности: налоговый учет
Включить сумму списанной безнадежной дебиторской задолженности в расходы в целях расчета базы по налогу на прибыль имеют право только те организации, которые при расчете налога на прибыль применяют метод начисления.
Не имеют права учитывать списанную задолженность в составе внереализационных доходов организации, применяющие кассовый метод.
Это объясняется тем, что у таких предприятий доход признается только в момент его получения, а затраты только после оплаты обязательств. Более того, факт оплаты подтверждает прекращение встречного обязательства организации – покупателя перед продавцом. Если же проданные товары, работы или услуги не оплачены, то встречное обязательство не прекращается, следовательно, о расходе не может идти и речи.
Списание дебиторской задолженности и налог на прибыль
Выше мы уже рассказывали подробно о взаимосвязи между списанием безнадежной дебиторской задолженности и расчетом налога на прибыль. Для признания списанной задолженности в составе расходов, признаваемых при определении налогооблагаемой базы необходимо:
- Отнести списываемую задолженность за счет имеющегося в компании резерва по сомнительным долгам.
- Включить в состав внереализационных расходов.
- При наличии у предприятия встречного обязательства перед должником, признать безнадежной и списать можно только разницу между суммами дебиторской и кредиторской задолженностями.
- При превышении годовой суммы задолженности, подлежащей к списанию и размером созданного резерва, разницу следует включить в состав внереализационных расходов.
Излишне говорить, что для того, чтобы у налоговой не возникло претензий в виду снижения налогооблагаемой базы за счет списания безнадежной дебиторской задолженности необходимо документально подтвердить безнадежность списываемой задолженности и соблюсти регламент документального оформления списания безнадежного долга.
Итоги
Алгоритм списания безнадежной задолженности с баланса организации несложен, однако требует строгого соблюдения регламента, поскольку нарушение требований законодательства может повлечь за собой карательные меры со стороны контролирующих органов.
