План работы по ведению воинского учета в организации

Как сформировать и предоставить в военкомат план работы по воинскому учету в 2023 году

Все вопросы по организации системы воинского учета в организации рассмотрены в Методических рекомендациях, утвержденных Генштабом ВС РФ 11.07.2017 (далее – методические рекомендации или МР). В частности, п. 39 обязывает всех работодателей – юридических лиц – ежегодно составлять План работы по ведению воинского учета.

Предварительно для этого создается приказ по предприятию, которым назначаются ответственные за ведение воинского учета в организации. Их количество зависит от размера штата предприятия:

• если в штате организации числится до 500 сотрудников, ответственный может выполнять обязанности ответственного за ВУ совместно с основными должностными обязанностями;
• если штат от 500 до 2000 человек, назначается выделенный сотрудник, ответственный за ведение ВУ;
• при штате свыше 2000 сотрудников могут быть назначены два ответственных или сформировано отдельное военно-учетное подразделение.

Далее ответственный за организацию и ведение ВУ совместно с руководством организации составляет годовой План работы по ведению воинского учета, которым должен быть предусмотрен весь комплекс мероприятий, обеспечивающих полноту и актуальность сведений о военнообязанных лицах:

• получение документов и информации по военнообязанным лицам;
• организация учета сведений и картотеки по гражданам, пребывающим в запасе ВС РФ, и призывникам;
• порядок контроля этих сведений,
• порядок сверки информации о лицах, пребывающих в запасе ВС РФ, подлежащих призыву на срочную военную службу, и других лицах с возможным отношением к воинской обязанности, информация о которых отличается от их социального статуса.

Составленный План в конце года направляют в военный комиссариат для согласования, о чем на экземпляре работодателя ставится соответствующая отметка. Примерный План работы по организации ВУ приведен в Приложении 17 к МУ генштаба ВС РФ.

Вариант Плана работы по ВУ (скачать)

Как организовать воинский учет в организации, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Как выполнять мероприятия, предусмотренные Планом работы по ВУ 

Рассмотрим примерный порядок работы ответственных за ведение воинского учета на предприятии, согласно Плану работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе ВС РФ. Обратите внимание: в названии формы уже предусмотрены не только мероприятия по общему воинскому учету, но и все действия, связанные со специальным учетом военнообязанных. То есть учет бронированных граждан и других категорий лиц в запасе.

В Плане работ по ведению ВУ предусмотрены не только конкретные ответственные за действия по Плану лица, но и сроки их выполнения. Если в населенном пункте нет отделения военного комиссариата, сведения согласовываются и подаются в районную или муниципальную администрацию.

Мероприятие и порядок выполнения 

1. При приеме на работу у граждан необходимо требовать документы, которые отражают отношение их к воинскому учету

Это предусмотрено ст. 65 Трудового кодекса РФ. Документами воинского учета являются:

В любом случае, если новый сотрудник не предоставляет каких-либо документов по ВУ, его можно принять на работу, но затем выяснить его отношение к воинской обязанности и причины отсутствия документов. Сведения из паспорта, военного билета или другого документа ВУ заносятся в Карточку военнообязанного по форме 10 (Инструкция по организации ВУ, утверждена Приказом Министра обороны РФ № 700 от 22.11.2021).

После вступления в силу Федерального закона № 127-ФЗ от 14.04.2023 был значительно изменен порядок передачи сведений в военкоматы, а именно сокращены сроки их представления.

Предоставить сведения необходимо в 5-дневный срок с даты приема на работу.

2. При увольнении военнообязанного сотрудника или призывника его необходимо снять с воинского учета в организации

А также в 5-дневный срок предоставить сведения в военкомат.

Обратите внимание. Постановлением Правительства РФ № 1211 от 25.07.2023 внесены изменения в форму Сведений о гражданах, подлежащих воинскому учету, при приеме на работу и увольнении. Новая форма приведена в Приложении 2 к Положению о воинском учете. 

В будущем все сведения в военные комиссариаты будут отправляться в электронном виде, через телекоммуникационные каналы связи и информационные порталы «Госуслуг». До конца 2023-го и в 2024 году работодатели взаимодействуют с военкоматами в прежнем режиме бумажного документооборота.

Для военнообязанных граждан с августа 2023 года (Постановление № 1211 от 25.07.2023) отменяется необходимость личной явки в военкомат для предоставления сведений о постановке на учет или снятии с учета по месту работы. Эта информация будет обновляться автоматически и направляться в информационные ресурсы «Госуслуг».

3. Внесение сведений в карточку сотрудника по форме 10

Сведения из документов сотрудника необходимо занести в Карточку учета военнообязанного лица по форме 10. Информацию о занимаемой должности, образовании, месте фактического проживания можно получить в кадровом подразделении организации.

Всю информацию из Карточки нужно регулярно обновлять в зависимости от изменения состояния сотрудника и его учетных данных.

Бланк по теме: Форма №10 - карточка гражданина, подлежащего воинскому учету Посмотреть Скачать

Вести карточки учета сотрудников можно в электронном виде, но их необходимо распечатывать, чтобы проводить сверки с военкоматами.

Раздел II карточки по форме 10 «Сведения о воинском учете» заполняются по военному билету со стр. 11. Приведем некоторые расшифровки категорий запаса, должностей и родов войск:

4. Регулярная сверка сведений из Карточки формы 10 с документами ВУ

Сотрудники, отвечающие за ведение воинского учета в организации, обязаны регулярно сверять все сведения о военнообязанных лицах, стоящих на ВУ в организации. От правильной организации данных мероприятий зависит полнота и актуальность информации, зарегистрированной у работодателя, и сведений военкомата. В итоге это поможет избежать претензий со стороны военного комиссариата и серьезных штрафных санкций, которые были ужесточены с августа 2023 года в отношении различных нарушений по ведению ВУ и сбоев в проведении мобилизации военнообязанных и призыва.

5. Выявление граждан, не состоящих на ВУ

Работодатель также должен уделять особое внимание гражданам, которые не имеют документов по ВУ или отметок об отношении к воинской обязанности. Планом работы по ведению учета военнообязанных нужно предусмотреть, что корректировать такие сведения необходимо во взаимодействии с военными комиссариатами в местности трудоустройства и предыдущего пребывания/проживания гражданина. Для этого в военкомат направляются сведения по форме Приложения 10 к МР.

Заполненная форма направляется в военкомат ценным письмом с описью и уведомлением о вручении. Экземпляр описи и почтовый чек нужно приложить к Карточке военнообязанного, чтобы при проверке действий ответственного за ВУ можно было подтвердить направление необходимых сведений.

6, 7. Подготовка сведений для сверки с военкоматом

Сверять информацию о гражданах, пребывающих в запасе ВС РФ, необходимо не только в рамках предприятия, но и с местными военными комиссариатами. Регулярное обновление информации поможет оперативно проводить сверки в период обязательного представления отчетов воинского учета по формам 6, 18, 19, так как вместе с отчетами необходимо предоставлять и Карточки учета сотрудников, состоящих на ВУ в организации.

8, 9. Действия в случаях выявления граждан, не состоящих на ВУ

Кроме текущей работы с гражданами, которые без законных оснований не состоят на ВУ или не имеют соответствующих документов, возможно новое выявление таких сотрудников, и Планом работы по ведению воинского учета должно быть предусмотрено оперативное предоставление данной информации в военкомат. Сведения также предоставляются по форме Приложения 10 к МР.

10. Списки граждан, пребывающих в запасе 

В рамках общего воинского учета в военкомат ежегодно представляются сведения по форме 18 «Карточка учета организации» и Списки граждан, пребывающих в запасе ВС РФ, согласно Приложению 1 к «Порядку осуществления контроля» в МР.

Форма списка граждан, пребывающих в запасе (скачать)

 Сроки представления отчетов по общему воинскому учету необходимо заранее уточнить в местном военном комиссариате, так как законодательно они не обозначены и каждый регион устанавливает их самостоятельно.

После проведения сверки сведений в военкомате необходимо получить отметки о прошедшем контроле, а также сделать записи в Журнале учета проверок ВУ военным комиссариатом.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации и ответственным за ведение ВУ. Хранить журнал необходимо не менее 5 лет.

Проверки осуществляются военными комиссариатами в соответствии с утвержденным планом проверок. Если в организации более 500 военнообязанных, то такого работодателя могут проверять ежегодно. Организации с небольшим штатом проверяются не реже 1 раза в 3 года. В любом случае военкомат уведомит проверяемого за 5 дней до начала проверки.

11. Формирование картотеки по военнообязанным

От правильной организации картотеки, в которой будут храниться Карточки учета сотрудников в запасе ВС РФ, зависит качество ведения воинского учета в организации. Для начала нужно завести папки:

• «План работы», куда вместе с Приказом на утверждение и Планом работы можно подшить все необходимые формы документов и отчетов для военкомата.
• «Регламентирующие документы» для подшивки законодательных актов по ведению воинского учета, методических рекомендаций, Положения об организации ВУ и других нормативных документов. В папку будут заноситься и все изменения, касающиеся регламентирующих документов.
• «Переписка с военкоматом (администрацией)». В папке будет храниться документооборот по взаимодействию с военкоматом. Сверху можно подшить специальный лист, в котором по датам записывать номера и краткое содержание запросов, писем и других документов, переданных и полученных от военкомата.
• Папки Картотеки с Карточками учета военнообязанных сотрудников.

Картотеку лучше всего организовать по категориям, которые указаны в отчетах для военкомата (форма 6, форма 19). Например, папки можно поделить по следующим разделам:

• Раздел картотеки № 1. Офицеры запаса.
• Раздел картотеки № 2. Солдаты, сержанты, старшины, прапорщики, матросы и мичманы запаса. Если в организации большой штат работников, можно сведения разбить на дополнительные папки учета по возрастам.
• Раздел картотеки № 3. Призывники.
• Раздел картотеки № 4. Женщины военнообязанные.
• Раздел картотеки № 5. Забронированные должности.
• Раздел картотеки № 6. Мобилизационные предписания.
• Раздел картотеки № 7. Сотрудники, снятые с воинского учета.

Кроме того, к картотеке могут быть приложены отдельные списки, сформированные по разрядам (категориям) запаса:

12–23. Учет забронированных граждан

Следующие мероприятия Плана работы по ведению учета военнообязанных относятся к специальному воинскому учету, то есть проводятся по гражданам, имеющим отсрочки и бронь при мобилизации на военные сборы и операции.

По таким сведениям в военкоматы не менее раза в год (в конце года) предоставляются отчеты по формам 6 и 19.

Бронирование граждан могут осуществлять только организации, занесенные в специальный Перечень, утвержденный Межведомственной комиссией по бронированию. Бронирование можно делать только по конкретным должностям и специальностям, направляя запросы и заявки в региональную МВК по бронированию.

Ответственный за организацию и ведение воинского учета должен регулярно проверять документы, подтверждающие отношение к специальному ВУ, получать и погашать бланки спецучета и направлять необходимые сведения в военные комиссариаты. 

По сведениям специального учета составляются ежегодные отчетные формы 6 и 19, также направляемые в военкомат согласно установленному сроку или по запросу военкомата.

24–29. Другие мероприятия, предусмотренные Планом работы по ведению ВУ

Основной задачей указанных мероприятий является система оповещения граждан о полученных из военкомата повестках. Работодатель обязан оповестить своего сотрудника о полученной повестке не позднее чем за 3 дня до даты явки, которая в ней указана. Работодатель должен обеспечить такую явку в указанный день и время, то есть предоставить сотруднику оплачиваемый по среднему заработку отгул или при необходимости назначить замену на время отсутствия военнообязанного.

В противном случае организация может быть оштрафована на сумму до 400 тыс. р., должностные лица – до 50 тыс. р. (в редакции изменений Постановления Правительства РФ № 1211 от 25.07.2023).

Если военнообязанный отказывается получать повестку, на ней ставится соответствующая отметка, закрепляется фамилией и инициалами лица, вручавшего повестку, и других свидетелей, и затем эта повестка направляется в военный комиссариат.

Итоги

План работы по организации и ведению воинского учета составляется организацией в конце каждого года и затем согласовывается в районном военном комиссариате или в администрации местных органов власти (если военкомата нет). План должен содержать весь комплекс мероприятий воинского учета, изложенных в законодательных и нормативных актах, сроки их исполнения и Ф. И. О. лиц, ответственных за выполнение параграфа Плана.

Руководство организации-работодателя должно обеспечить качественное исполнение мероприятий, утвержденных Планом по ведению ВУ:

• назначить ответственных лиц;
• обеспечить рабочее место или помещение, оснащенное необходимой вычислительной техникой и другим оборудованием, необходимым для ведения ВУ;
• обеспечить надежное хранение документов и электронных данных, относящихся к воинскому учету;
• организовать оперативное оповещение сотрудников о полученных повестках, мобилизационных предписаниях, уведомлениях о бронировании и предоставление других сведений, относящихся к ВУ.

Грамотная организация системы ведения воинского учета и подробный годовой План работы по ВУ позволит поддерживать информационные ресурсы о военнообязанных и лицах призывного возраста в актуальном состоянии, оперативно проводить сверки с военными комиссариатами. Весь комплекс данных мероприятий в итоге поспособствует слаженной и упорядоченной мобилизации военнообязанных в военное время и позволит им своевременно и без лишних формальностей приступить к исполнению воинского долга и защите нашего государства.