Проводки по «нетрудоспособности» работодатель отражает только в части пособий, которые покрываются из его средств. При системе прямых страховых выплат пособие, перечисляемое Фондом соцстраха, не отражается в учете страхователя. С 2021 года все регионы РФ перешли на такой механизм оплаты больничных – работодатель по-прежнему оплачивает из своих средств первые три дня периода нетрудоспособности. Суммы пособий за оставшиеся дни нетрудоспособности, а также пособия, которые полностью выплачиваются за счет средств ФСС, застрахованным физическим лицам напрямую перечисляет Соцстрах, т.е. наниматель не начисляет эти суммы, не удерживает из них налог, следовательно, и оснований для отражения таких средств в учете у него не возникает.
Пособие по временной нетрудоспособности – проводки работодателя
Отражение в учете сведений о начисленном пособии за время болезни осуществляется по-разному в зависимости от типа больничного листа:
- если листок нетрудоспособности выдан в связи с болезнью или травмой самого работника, наниматель оплачивает из собственных средств пособие за первые 3 дня больничного, а за оставшиеся дни пособие платит Фонд социального страхования на основании данных о заработке, полученным от работодателя;
- по листам нетрудоспособности, оформляемым в связи с болезнью детей или уходом за другими членами семьи, всю сумму пособия перечисляет ФСС, у работодателя эти начисления в учете фигурировать не будут, аналогичная ситуация с больничными в связи с карантином или долечиванием в санаторно-курортных учреждениях (ст. 3 Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ).
Как отражается в бухучете работодателя временная нетрудоспособность:
- проводки фиксируют начисление суммы пособия по дебету соответствующего расходного счета в корреспонденции с кредитом счета 70 (Д-т 20, 25, 29, 23, 44 – К-т 70),;
- перед перечислением пособия работнику, из начисленной суммы надо удержать подоходный налог в размере 13% (Д-т 70 – К-т 68/НДФЛ);
- оставшаяся после удержания НДФЛ часть пособия выдается сотруднику из кассы иди переводится на его банковскую карту (Д-т 70 – К-т 50, 51).
Пример
Работник в 2021 году заболел коронавирусом, нетрудоспособность длилась 19 календарных дней. Страховой стаж сотрудника составляет 6 лет, учитываемые для расчета доходы за предшествующие два года (2019, 2020) равны 1 286 922 руб. Алгоритм действий бухгалтера:
1. Вычисляется среднедневной заработок сотрудника. Для этого сумма доходов за два предыдущих года, то есть 1 286 922 руб., делится на 730 дней, в итоге получается 1762,91 руб.
2. Стаж работника позволяет начислить ему больничный в размере 80% от среднего заработка (п. 2 ст. 7 закона № 255-ФЗ). Дневное пособие составит: 1762,91 х 80% = 1410,33 руб.
3. При коронавирусе больничные оплачиваются в обычном порядке. За первые три дня болезни из своих средств пособие оплачивает работодатель, за оставшиеся 16 дней (19 – 3) - Соцстрах. Бухгалтер должен передать сведения о больничном и все необходимые данные для расчетов в ФСС.
4. Определяется сумма пособия за период нетрудоспособности, покрываемая из средств работодателя: 1410,33 х 3 дн. = 4230,99 руб.
5. Из суммы пособия удерживается НДФЛ в сумме 550 руб. (4230,99 х 13%).
Выплачивая пособие по нетрудоспособности, проводки работодатель составит следующие:
- Д-т 20 – К-т 70 – 4230,99 руб. – фиксируется начисление пособия в пользу заболевшего сотрудника;
- Д-т 70 – К-т 68/НДФЛ – 550 руб. – удерживается подоходный налог;
- Д-т 70 – К-т 51 – 3680,99 руб. (4230,99 - 550) – произведена выплата пособия из средств работодателя.
За оставшиеся 16 дней нетрудоспособности деньги работник получит напрямую из Соцстраха, но работодатель эти начисления у себя никак не отражает.
Проводки по временной нетрудоспособности не включают в себя записи по начислению страховых взносов - суммы пособия не облагаются страхвзносами. Но иная ситуация складывается, если работодатель произвел оплату за три первых дня нетрудоспособности, а ФСС не принял больничный к оплате. В этом случае надо руководствоваться Письмом Минфина от 01.09.2017 г. № 03-15-07/56382, в котором указано, что такие пособия при отказе ФСС утрачивают статус страхового обеспечения по социальному страхованию, следовательно, эти суммы надо облагать страховыми взносами в общем порядке.
Пример
Воспользуемся условиями предыдущего примера.
Допустим, бухгалтер произвел выплату за три дня болезни, а ФСС отказал в назначении пособия. Как дальше составляются проводки по временной нетрудоспособности:
- после получения решения ФСС об отказе, в учете нанимателя необходимо сторнировать пособие, выплаченное из средств предприятия, исключив эти суммы из расходов, уменьшающих налоговую базу (дублируются ранее созданные корреспонденции, но с пометкой «сторно»)
СТОРНО Д-т 20 – К-т 70 в сумме 4230,99 руб.;
- суммы, равные начисленному пособию, проводятся в составе прочих расходов по дебету 91 счета, делается запись
Д-т 91.2 – К-т 70 – 4230,99 руб.;
- производится начисление страховых взносов (на пенсионное, медицинское страхование, на случай ВНиМ, на «травматизм») соответствующими проводками - Д-т 91.2 – К-т 69/ОПС, ОМС, ФСС, «травматизм»;
- при перечислении взносов в бюджет делаются проводки по каждому виду страхования - Д-т 69/ОПС, ОМС, ФСС, «травматизм» - К-т 51.
Больничный по уходу за ребенком
Если работнику был оплачен больничный лист по уходу за ребенком (как и в случаях выплат иных пособий, полностью оплачиваемых Соцстрахом), работодатель отразит у себя в учете только начисление заработной платы за фактически отработанные по табелю дни. Пособие в полной сумме оплатит Соцстрах, он же и будет выполнять обязанности налогового агента применительно к НДФЛ с больничного.
Отметим, что с 1 сентября 2021 года статьей 4 Закона от 26.05.2021 г. № 151-ФЗ вводится норма, в соответствии с которой оплата больничного, выданного на период ухода за больным ребенком в возрасте до 8 лет, производится в размере 100% среднедневного заработка. До этого момента размер пособия напрямую зависел от страхового стажа сотрудника (100 % при стаже 8 и более лет, 80% - при стаже от 5 до 8 лет, 60% при стаже менее 5 лет).
