Представление данных для персонифицированного учета
Представлять соответствующую информацию для индивидуального (персонифицированного) учета обязывает п. 7 ст. 431 НК и п. 1 ст. 11 ФЗ № 27 от 01.04.1996 (в ред. от 25.12.2023). Страхователи (кроме тех, кто применяет АУСН) должны сдавать Персонифицированные сведения по каждому работающему сотруднику (застрахованному лицу).
Персонифицированные сведения о физлицах нужно сдавать ежемесячно по специальной форме. В нее следует включать всех лиц, работающих по трудовому договору либо по ГПД на выполнение работ (оказание услуг), по договору авторского заказа, по договору об отчуждении исключительного права на произведение, которым выплачивали заработок (вознаграждения)! Также, учитывают физлиц, работающих по издательским, лицензионным договорам и по лицензионным договорам о предоставлении права использования произведений.
Статья по теме: Отчетность в единый социальный Фонд в 2023-2024 годах Новый отчет в ПФР с 2023 года (в СФР в 2024-м) фактически объединяет в себе несколько форм, которые ранее сдавались в ПФР и ФСС. Это связано с объединением этих ведомств. Рассмотрим, нюансы оформления и сдачи отчетности в единый Фонд социального и пенсионного страхования. ПодробнееНовый вид отчетности: персонифицированные сведения о физлицах
Приказом № ЕД-7-11-878@ от 29.09.2022 (в ред. от 13.09.2024) налоговая утвердила:
- персонифицированные сведения о физических лицах КНД 1151162, по которой нужно представлять отчет персонифицированные сведения о физических лицах и с 2025 года (Прил. 2);
- порядок заполнения данной формы (Прил. 4);
- формат представления этих сведений (Прил. 6).
Персонифицированные сведения о физических лицах с 2023 года
Что за отчет персонифицированные сведения о физлицах?
Персонифицированные сведения в новой форме – это личные данные и суммы зарплат (проч. вознаграждений) застрахованных физлиц за тот период, за который заполняется и сдается отчет. То есть за отчетный месяц. Допускается сдача как электронной, так и бумажной версии документа.
Электронный отчет нужно сдавать, если за отчетный месяц численность персонала, которым выплачивали деньги, превысит 10 человек. Если же такого превышения не возникнет, получателей выплат будет не больше 10, отчет можно представить на бумаге!
Платить страхвзносы в ИФНС в 2025 году нужно одной платежкой. Как правильно рассчитать и оплатить взносы, узнайте в Типовой ситуации от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.
Кто сдает персонифицированные сведения о физлицах?
Отчет должны сдавать плательщики страховых взносов, которые выплачивают заработок (вознаграждение) работникам (застрахованным лицам). Прежде всего, это:
- отечественные и зарубежные организации, осуществляющие деятельность в России (и их подразделения);
- ИП с работниками;
- главы КФХ;
- нотариусы, адвокаты, иные лица, занимающиеся частной практикой;
- физлица - не ИП.
Сдавать отчет персонифицированные сведения о физических лицах нужно в ИФНС. Организациям – по месту нахождения своего либо обособленного подразделения (у которого есть счет и оно платит деньги работникам самостоятельно). ИП, а также физлицам-не ИП – по месту жительства.
Исключительная ситуация
Допустим, у организации есть обособленное подразделение и по нему представляют отчет. Если подразделение закроют либо оно со временем утратит свои полномочия по осуществлению выплат своим сотрудникам, тогда ситуация меняется.
С этого момента представлять Персонифицированные сведения нужно будет по месту нахождения головной организации.
Сроки сдачи отчета
Для подачи сведений установлен общий крайний срок – до 25 числа каждого месяца, следующего за закончившимся. Если срок выпадет на выходной либо праздник, его переносят общим порядком на первый рабочий день.
Так, представлять их нужно было по результатам за январь 2025 г. до 25.02.2025. Далее с учетом переноса крайние сроки следующие:
- за февраль: 25.03;
- за март: 25.04;
- за апрель: 26.05;
- за май: 25.06;
- за июнь: 25.07;
- за июль: 25.08;
- за август: 25.09:
- за сентябрь: 27.10;
- за октябрь: 25.11:
- за ноябрь: 25.12.
Однако, ФНС России полагает, что в случае представления раздела 3 РСВ по итогам каждого отчетного (расчетного) периодов обязанность по представлению Персонифицированных сведений о физлицах за последний месяц отчетных (расчетного) периодов по страхвзносам считается исполненной.
Как заполнить персонифицированные сведения о физлицах в 2025 году?
Нанимателю (страхователю) нужно заполнить титул, раздел с личными данными физлиц и их доходами.
Общие правила заполнения – стандартные. Показатели записывают слева направо, в каждом поле – по одному. Используют черные, синие либо фиолетовые чернила. Записи делают печатными заглавными символами. Не допускается:
- двусторонняя печать;
- исправление ошибок корректирующими и т. п. средствами;
- скрепление бумажных листов, приводящее к порче.
Стоимостные показатели не должны быть отрицательными. Они прописываются в рублях и копейках. Если количественного либо суммового показателя нет, на его месте проставляют «0». Во всех остальных случаях проставляют прочерки.
Особенности заполнения титула
Необходимо указать:
- ИНН, КПП организации либо ИНН у ИП;
- код корректировки: «0--» (при первой сдаче отчета), «1--» (при второй сдаче), «2--» (при третьей) и т. д.;
- код соответствующего периода, за который представляют сведения (обычно это номер месяца из Прил. 3 к Порядку заполнения Перс. сведений);
- календарный год (2025);
- код ИФНС, куда подаются Персонифицированные сведения;
- код места нахождения (учета) – то есть код места представления данных из Прил. 4 к Порядку заполнения (например, «214» – по месту нахождения российской компании, а «120» – по месту жительства ИП);
- название компании (подразделения – при наличии) либо Ф. И. О. предпринимателя;
- ОГРНИП из листа записи ЕГРИП (для ИП/главы КФХ);
- при ликвидации, реорганизации компании (закрытии, лишении полномочий подразделения) указать в соответствующей строке нужный код из Прил. 2 к Порядку заполнения;
- контактный телефон плательщика в следующем формате: "8", код, номер. Между "8" и кодом, а также между кодом и номером указывается знак " " ("пробел");
- число страниц сдаваемой формы;
- число листов в прилагаемых подтверждающих документов;
- соответствующий код в разделе о подтверждении достоверности и полноты представляемых данных (для плательщика – «1», для его уполномоченного представителя – «2»);
- Ф. И. О., дату, подпись.
Заполнение раздела с личными данными и суммами выплат
Здесь заполняют сведения по каждому застрахованному лицу, которому производились выплаты в отчетном периоде. То есть по каждому из них нужно внести данные в стр. «010 – 070». Но при первой сдаче отчета стр. «010» не заполняют. Указывают личные данные каждого физлица:
- Ф. И. О.;
- СНИЛС;
- ИНН;
- сумму выплат и иных вознаграждений, начисленных работодателем в пользу физлица (работника) за период, за который представляются сведения (сумма указывается до удержания НДФЛ). Причем здесь прописывают только суммы, облагаемые страхвзносами.
Если в отчетном месяце работнику ничего не начисляли, в отчет его все равно включают. Но стр. 070 оставляют пустой (в электронном документе) либо заполняют, проставляя прочерк (в бумажном документе)!
Для аннулирования представленных ранее сведений о физлице, необходимо по стр. «010» записать «1», а по стр. «070» – прочерк.
Что делать, если допущена ошибка
Представленные ранее сведения при наличии ошибок можно уточнить. Придерживаться нужно следующих правил:
- Уточненку сдать до подачи РСВ за соответствующий отчетный период (месяц).
- На титуле проставить номер корректировки.
- В уточненку включить только тех физлиц, чьи данные будут изменены (уточнены).
- Для аннулирования ошибочных сведений нужно по стр. «010» прописать «1», а по стр. «070» – прочерки. При этом строки 020 - 060 нужно повторить.
- Для исправления ошибок в Ф. И. О., СНИЛС, после аннулирования в первом блоке (см. п. 4) дополнительно - то есть во втором блоке - нужно заполнить на физлицо стр. «020 – 070», указав информацию без ошибок.
- Для исправления суммы выплат в уточненке достаточно указать данные физлица и правильную сумму по стр. «070». Стр. «010» при этом не заполняется.
Итоги
Персонифицированные сведения о физлицах и с 2025 года нужно сдавать в ФНС. Срок сдачи отчета установлен на 25 число каждого месяца. Если эта дата выпадает на выходной или нерабочий день, крайний срок сдачи сдвигается на следующую ближайшую рабочую дату.
