Переплатили зарплату сотруднику – что делать

Когда может возникнуть переплата

Сначала надо разобраться в причинах ошибки. От этого зависит дальнейший алгоритм действий бухгалтера. В ст. 137 ТК РФ перечислены ситуации, в которых работодатель наделяется правом удерживать излишне выплаченные средства:

• работнику выдали аванс, но по факту он его не отработал;
• возмещение средств, выданных в качестве аванса по командировке, при несвоевременном возврате остатка неиспользованных денег;
• взыскание за неотработанные дни отпуска — в связи с увольнением сотрудника до окончания года, в счет которого он уже получил отпуск (за некоторыми исключениями);
• удержание переплаты, возникшей из-за счетной ошибки (ошибка в арифметических действиях бухгалтера);
• переплата образовалась в связи с невыполнением норм труда по вине сотрудника или вследствие неправомерных действий работника, что доказано в судебном порядке или признано комиссией по трудовым спорам.

Переплатили зарплату — что делать

При обнаружении переплаты по заработной плате работодатель может простить ее или договориться с сотрудником о добровольном возврате средств или удержании из зарплаты либо о зачете переплаты при следующей выплате. В случае отказа работника взыскание денег возможно только через суд. Если переплата возникла по одной из причин, оговоренных в ст. 137 ТК РФ (например, в результате счетной ошибки), наниматель должен следовать следующему алгоритму действий:

• создается комиссия, которая своим актом фиксирует ошибку и причину ее возникновения (арифметическая ошибка);
• работник письменно уведомляется о переплате и сроках ее возврата;
• в месячный срок издается приказ об удержании излишне выплаченных средств, но только при согласии на это сотрудника, выраженном письменно (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0);
• производятся удержания в размере, не превышающем 20% от каждой выплаты зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Переплатили зарплату сотруднику — что делать при пропуске месячного срока для принятия решения об удержании? В этой ситуации работодатель может взыскать деньги только через суд. Судебное решение понадобится и в тех случаях, когда работник не согласен на возврат или удержание средств. Если причина, в результате которой образовалась переплата, не соответствует перечню из ст. 137 ТК РФ, возмещение денежных средств возможно только при добровольном возврате денег работником.

Что делать, если работник отказывается возвращать переплату добровольно, читайте в системе КонсультантПлюс. Для этого подключите бесплатный пробный доступ по ссылке (доступ действует 2 дня и автоматически не продляется)

Когда переплатили зарплату, что делать бухгалтеру и работодателю, если ошибка допущена по вине бухгалтера:

• о выявленной ошибке докладывают руководителю (например, подав докладную записку);
• работнику, получившему лишние деньги, предлагается добровольно вернуть переплату;
• при согласии работника издается приказ и производится удержание, при отказе работодатель может обратиться за возвратом в суд (но суд может оказаться на стороне работника);
• работодатель может возместить ущерб в порядке, регламентированном ст. 248 ТК РФ, за счет виновного лица (например, бухгалтера, допустившего при расчете техническую ошибку или неверно определившего расчетный период для исчисления суммы выплаты).

В ситуациях, когда бухгалтерия переплатила зарплату и сотрудник согласен на возврат денег в полной сумме, сумма переплаты может быть не только удержана, но и зачтена при следующей выплате. Зачет переплаты осуществляется по письменному заявлению сотрудника.

Например, работодатель выплатил аванс, а позже выяснилось, что работник по факту не отработал полученные средства, так как ушел на больничный или оформил отпуск за свой счет. В такой ситуации возникает переплата, которую может обнулить, если при начислении зарплаты за следующий месяц произвести выплату за минусом излишне выплаченной суммы.

Переплатили зарплату уволенному сотруднику — что делать

При выявлении переплат уволенному работнику работодатель, как и в случае с продолжающим трудиться сотрудником, составляет акт об излишне выплаченных суммах, но произвести удержание из зарплаты при этом будет уже невозможно, т.к. трудовой договор расторгнут.

В ситуации, когда работнику переплатили зарплату, а при увольнении и получении расчета это не было учтено и выяснилось уже позднее, бывшим работодателем оформляется уведомление с предложением о добровольном возмещении средств бывшим сотрудником. Если физическое лицо с этим не согласно и возвращать переплату отказывается, вопрос переходит в стадию судебного урегулирования. Основанием для составления искового заявления работодателем служит ст. 1102 ГК РФ, в соответствии с которой суммы неосновательного обогащения должны быть возвращены (в случае недобросовестности со стороны работника и присутствии счетной ошибки — п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Переплатили зарплату — что делать с НДФЛ и страхвзносами

При возврате переплаты у сотрудника меняется в меньшую сторону сумма начисленного дохода, что приводит к уменьшению налогооблагаемой базы, а значит уменьшается и сумма удержанного налога.

Если сумма переплаты уже была отражена в расчете 6-НДФЛ, сданном в налоговый орган, надо откорректировать отчет:

• в корректировке указываются уменьшенные суммы дохода и исчисленного НДФЛ;
• удержанный налог отражается с учетом суммы, удержанной с возвращенной зарплаты, т.е. по НДФЛ образуется переплата.

Если переплатили налоги по зарплате, что делать налоговому агенту-работодателю: излишне удержанный и перечисленный в бюджет налог по письменному заявлению налогоплательщика-работника можно вернуть или зачесть в счет следующих платежей (ст. 78, 231 НК РФ).

Переплата возникнет также по страховым взносам, если они были начислены на ее сумму, поэтому необходимые корректировки следует внести в формы РСВ и ЕФС-1. Излишне уплаченные взносы (по единому тарифу, на травматизм) можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет страхователя-работодателя в соответствии со ст. 78 НК РФ и ст. 26.12 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.

Если работник откажется возвращать переплату и суд признает его правоту, переплат по уплаченному НДФЛ и страхвзносам не возникнет и корректировки в налоговом учете работодателю не потребуются.

Что делать, если работнику переплатили зарплату: проводки

Для отражения в учете излишне выплаченных средств в пользу наемного персонала начисления сторнируются. Сумма долга за работником относится на счет 73 (по дебету), при удержании составляется проводка Дт 70 – Кт 73. Если бухгалтерия переплатила зарплату ошибочно — что делать, рассмотрим на примерах (в расчетах указаны только страхвзносы по единому тарифу, для легкости восприятия материала).

Как в бухгалтерском учете исправить ошибки, связанные с излишне выплаченной зарплатой, рассказывает КонсультантПлюс в Готовом решении. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

Пример 1 

Работнику при согласии нанимателя предоставлен отпуск авансом. Отпускные начислены в сумме 18 000 руб., налог удержан и перечислен в бюджет в размере 2340 руб., в итоге работнику переведено на карту 15 660 руб. После отпуска сотрудник уволился без отработки, сумма переплаты отпускных возвращена им на счет работодателя в добровольном порядке.

В учете будет составлен следующий комплекс проводок:

• Дт 20 – Кт 70 – 18 000 руб. – начислен доход в виде отпускных;
• Дт 70 – Кт 68-НДФЛ – 2 340 руб. – начислен подоходный налог (НДФЛ);
• Дт 20 – Кт 69 – 5 400 руб. – начислены страховые взносы;
• Дт 68-ЕНП – Кт 51 – 2 340 руб. – уплачен НДФЛ;
• Дт 68-НДФЛ - Кт 68-ЕНП - отражено исполнение налоговой обязанности;
• Дт 70 – Кт 51 – 15 660 руб. – отпускные переведены на банковскую карту сотрудника;
• Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
• Дт 70 – Кт 68-НДФЛ – СТОРНО 2 340 руб. – сторнирован начисленный налог;
• Дт 69 – Кт 51 – 5 400 руб. – страхвзносы уплачены;
• Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. - сторнированы начисления страхвзносов;
• Дт 51 – Кт 70 – 15 660 руб. – на счет работодателя работником возвращены излишне полученные отпускные.

Пример 2 

Условия прежние: переплата отпускных за неотработанный период, но бывший работник отказался возвращать переплату добровольно и возврат денег осуществлен через суд. В этом случае производятся следующие операции:

• Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным в сумме переплаты;
• Дт 51 – Кт 73 – 15 660 руб. – деньги возвращены работником по судебному решению на счет компании;
• Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
• Дт 70 – Кт 68-НДФЛ – СТОРНО 2 340 руб. – сторнирован начисленный налог.

Пример 3

Условия аналогичны примеру 2, но суд выиграл работник, и возмещение по переплате работодателем не получено. В этом случае сторнированию подлежит только сумма начисленных отпускных, а переплата списывается на прочие расходы:

• Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия в сумме переплаты;
• Дт 70 – Кт 73 – 15 660 руб. – после поражения в суде работодатель снимает претензию на возврат средств;
• Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнируются начисленные отпускные;
• Дт 91.2 – Кт 70 – 18 000 руб. – сумма отпускных списана на прочие расходы.

Пример 4

За вторую половину января работнику начислили зарплату в сумме 27 000 руб., удержан НДФЛ в размере 3 510 руб. Позднее обнаружилось, что при начислении была допущена арифметическая ошибка — зарплата сотрудника за вторую половину января должна была составить 22 000 руб., что на 5 000 руб. меньше начисленной. За первую половину февраля начислен аванс — 22 000 руб., удержан подоходный налог в размере 2 860 руб. Работник согласен на удержание переплаты.

Проводки в учете будут следующими:

• Дт 20 – Кт 70 – 27 000 руб. – начислена зарплата за вторую половину января;
• Дт 70 – Кт 68-НДФЛ – 3  510 руб. – удержан налог из зарплаты за вторую половину января;
• Дт 70 – Кт 51 – 23 490 руб. – выплачена зарплата за вторую половину января;
• Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 5 000 руб. – сумма переплаты из-за счетной ошибки;
• Дт 70 – Кт 68-НДФЛ – СТОРНО 650 руб. – излишне удержанный налог с суммы переплаты;
• Дт 73 – Кт 70 – 4 350 руб. (5 000 руб. - 650 руб.) – отражена излишне перечисленная работнику сумма зарплаты;
• Дт 20 – Кт 70 – 22 000 руб. – начислена зарплата за первую половину февраля (то есть аванс);
• Дт 70 – Кт 68-НДФЛ – 2 860 руб. – удержан налог с аванса;
• Дт 70 – Кт 73 – 3 828 руб. ((22 000 руб. - 2 860 руб.) х 20%) – переплата удержана частично с соблюдением ограничения в 20% от месячного заработка;
• Дт 70 – Кт 51 – 15 312 руб. (22 000 руб. - 2 860 руб. -3 828 руб.) – выплата аванса за первую половину февраля.

Остаток переплаты в сумме 522 руб. (4 350 руб. – 3 828 руб.) будет удержан работодателем из зарплаты сотрудника за вторую половину февраля.

Если арифметическая ошибка была обнаружена после подписания годовой бухотчетности, в месяце ее выявления излишне начисленные суммы относят к прочим доходам (п. 14 ПБУ 22/2010, п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации").

Итоги

Работодатель может заплатить работнику больше, чем надо. Что делать в этой ситуации и какие варианты действий возможны, рассказано выше в статье.