Отпуск авансом

Что такое отпуск авансом по ТК РФ?

Ежегодно каждый работник может рассчитывать на 28 дней оплачиваемого отпуска. По общему правилу, безусловное право на отпуск у работника возникает через 6 месяцев после трудовой деятельности у нового работодателя (ст. 122 ТК РФ).

Однако, в первый год работы, если работодатель не возражает, работник может уйти на отдых, отработав меньший, чем 6 месяцев, срок. Отпуск будет «авансовым» и в случае, когда через полгода работы отдых предоставляется более чем на 14 дней. Положения ТК РФ однозначно не регламентируют соответствующее правоотношение, но и не запрещают его.

При этом, можно отметить, что в ст. 137 ТК РФ есть формулировка «неотработанные дни отпуска». По смыслу она вполне себе может трактоваться как результат оформления отпуска авансом. Который, таким образом, может быть признан правоотношением, прямо предусмотренным ТК РФ.

По истечении первого года, в котором работник устроился на предприятие, выход данного работника в отпуск будет происходить согласно утвержденному в организации графику (поскольку утверждается он не позднее 17 декабря текущего года) Работодатель может пойти навстречу и предоставить работнику отпуск авансом за следующий год — фиксируемый в графике, даже если для получения такого отпуска работником  не отработано значимого количества времени.

Например, если человек пришел на работу в декабре, то можно включить в график, составляемый до 17-го числа, отпуск сразу после новогодних праздников.

Разновидность отпуска, предоставляемого авансом — отпуск за рабочий год, который еще не отработан сотрудником. В этом случае работник может быть необязательно новичком, а даже опытным, трудящимся несколько лет — это неважно. Работодатель, доверяя ему, дает ему отпуск за период, в котором человек еще ни дня не отработал (разумеется, если у сотрудника нет неиспользованных отпусков за предыдущие рабочие годы). Это не запрещено ТК РФ.

Узнать еще больше о порядке оформления отпусков авансом можно в системе КонсультантПлюс. Оформляйте доступ к пробной версии системы (он бесплатный) - и вы сможете в течение 2-х дней изучать актуальное законодательство и экспертные материалы в области отпусков и других кадровых вопросов.

Кому и когда можно предоставить отпуск авансом?

Строго говоря, можно любому сотруднику. Вместе с тем, предоставление отпуска за еще не отработанный период (в частности, минимальный 6-месячный срок для безусловного пользования правом на отпуск) – это право работодателя. Предприятие может отказать работнику в данной привилегии.

При этом, в некоторых ситуациях вопроса, «можно ли давать отпуск авансом?», не возникает, поскольку определенным категориям лиц работодатель обязан его предоставить, несмотря на неотработанный шестимесячный период. Согласно ТК РФ, отпуск авансом без учета отработки соответствующего периода предоставляется:

1. В соответствии со ст. 122 ТК РФ:

• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (по существу, та же гарантия закреплена в ст. 260 Кодекса);
• работникам, усыновившим ребенка или нескольких детей в возрасте до 3 месяцев.

2. По ст. 123 ТК РФ — работнику в период нахождения его супруги в отпуске по беременности и родам.
3. По ст. 262.1 ТК РФ — родителю (опекуну, попечителю, приемному родителю), который воспитывает несовершеннолетнего ребенка-инвалида.
4. По ст. 262.2 ТК РФ — работнику, имеющему трех и более несовершеннолетних детей (отпуск предоставляется по его желанию до достижения младшим ребенком возраста 14 лет).
5. По ст. 286 ТК РФ — совместителю в случае, если он выходит в отпуск по основному месту работы (независимо от того, авансом или нет). 

Как оформить отпуск авансом?

Если вам нужно предоставить сотруднику отпуск авансом, действуйте по алгоритму:

1. Если соответствующий отпуск предоставляется в следующем году — отразите отпус авансом в графике отпусков на следующий год.

Как мы уже отметили выше, график составляется до 17 декабря текущего года — на следующий год. Работодатель не обязан отражать в данном графике дни отпуска работника в периоде, не превышающем полгода с момента оформления человека на работу. Но может — и тогда это будет отпуск авансом.

Если отпуск авансом предоставляется в текущем году, то отражать его в действующем графике необязательно.

2. Прием заявления от работника на отпуск.
3. Издание приказа на отпуск — на основании заявления, одобренного работодателем.

В приказе при этом указывается полный рабочий год, за который предоставляется отпуск (то есть, не играет роли, сколько отработано в течение данного рабочего года на момент выхода в отпуск).

Как рассчитать отпускные на отпуск авансом

«Авансовые» отпускные рассчитываются также, как при оплате обычного очередного отпуска – из фактически начисленной зарплаты и отработанного времени (ст. 139 ТК РФ). Алгоритм следующий:

1. Определяется среднедневной заработок.

Во многих случаях здесь применима простая формула: сумма зарплаты за отработанные месяцы — в данном случае, предшествующие дню выхода в отпуск авансом, делится на число месяцев работы, а затем результат делится на 29,3 (ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства России от 24.12.2007 № 922). Вместе с тем, данная формула применима, только если все месяцы расчетного периода отработаны полностью.

Если хотя бы один месяц отработан не полностью, то задействуется другая, более сложная формула.

СРЕД = ДОХОД */ (29,3 * ПМ) + ДН, где:

• СРЕД — рассматриваемый показатель, то есть, средний заработок для расчета отпускных;
• ДОХОД — вся зарплата работника за расчетный период (включающий все месяцы — отработанные полностью и не полностью);
• ПМ — количество тех месяцев расчетного периода, которые отработаны полностью;
• ДН — количество календарных дней, считающихся условно отработанными, в месяцах, отработанных не полностью.

Расчет показателя ДН по каждому месяцу, отработанному не полностью, требует применения самостоятельной формулы:

ДН = (29,3 / ДНИ) * РАБОЧ, где:

• ДНИ — количество календарных дней в месяце, отработанном не полностью;
• РАБОЧ — количество календарных дней соответствующем в месяце за минусом дней, не включаемых по правилам постановления № 922 в расчет.

Для исчисления показателя РАБОЧ не включаются в расчет календарные дни месяца, которые приходятся на период, когда работник в таком месяце не работал. Например, если человек приступил к труду с 5-го апреля, то для определения показателя РАБОЧ из общего количества календарных дней апреля — 30 дней, будет исключено 4 дня — с 1-го по 4-е (в том числе суббота, 2 апреля, и воскресенье, 3 апреля). Получается, что данный показатель составит 26 дней. А если человек прекратил трудиться, к примеру, 10 апреля, то из общего количества календарных дней апреля — 30, будет исключено 20 дней — с 11 по 30 число. Показатель РАБОЧ составит, таким образом, 10 дней.

Кроме того, отпуск авансом может предоставляться работнику на сезонных работах, и в этом случае применяются особые правила. Дело в том, что в случае с таким режимом работы отпускной период исчисляется не в календарных, а в рабочих днях (ст. 295 ТК РФ). Длительность отпуска — 2 дня за каждый полный месяц работы. Можно его, как и отпуск при бессрочном трудовом договоре, давать авансом, это не запрещено ТК РФ. Средний дневной заработок в рассматриваемой ситуации рассчитывается путем деления всей зарплаты за расчетный период на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (п. 11 Положения по постановлению № 922).

Вполне возможно при этом, что к основному оплачиваемому отпуску (в том числе на сезонных работах), предоставляемому авансом, будет добавлен дополнительный — например, исходя из того, что работник занят на вредном производстве. Его длительность рассчитывается, в свою очередь, не в рабочих, а в календарных днях (ст. 117 ТК РФ). Средняя зарплата — по тем двум формулам, что применимы в случае с обычным ежегодным оплачиваемым отпуском.

Отметим, что как таковой дополнительный отпуск авансом в случае с вредными условиями труда предоставлять не рекомендуется. Дело в том, что для корректного его расчета берется только фактически отработанное на «вредных» рабочих местах время (ст. 121 ТК РФ, письмо Минтруда России от 18.10.2016 № 14-2/В-1045). Сотрудник, таким образом, должен в данном случае фактически отработать требуемое количество месяцев для получения допотпуска (хотя бы длительностью в 1 день), чтобы работодатель предоставил его вместе с основным, который может быть оформлен авансом.

В соответствии с положениями ТК РФ минимальный допотпуск за вредность составляет 7 месяцев за год работы (ст. 117 ТК РФ). Соответственно, для получения 1 дня допотпуска по такому основанию надо отработать около двух полных месяцев. Но специальными нормативами может быть регламентировано предоставление и более длительных дополнительных отпусков при вредных работах — например, для мастера плавильного цеха установлен отпуск в 36 месяцев (п. 329 Перечня должностей по постановлениюГоскомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/П-22). В таком случае месяца работы хватит на 3 дня полноценного допотпуска.

2. Рассчитывается размер отпускных – среднедневной заработок умножается на дни отпуска.

В случае, если рассчитываются отпуска в двух разновидностях — в рабочих днях и календарных (это возможно, если график — сезонная работа на вредном производстве), то средний заработок, исчисленный по определенному виду отпуска, будет умножен на дни соответствующего отпуска. Получившийся результат суммируется с результатом умножения среднего заработка по другому виду отпуска, умноженный на дни данного вида отпуска.

3. Из полученной суммы отпускных удерживается НДФЛ.

Пример расчета отпускных авансом на 14 дней с 1 числа

Сотрудник, устроившийся на работу 01.04.2024 г. взял отпуск с 01.09.2024 г. на 14 календарных дней. Сумма зарплаты за отработанные 5 месяцев – 150 000 руб.

Считаем среднедневной заработок по «простой» формуле. Он составит:

СРЕД = 150 000 руб. : 5 мес. : 29,3 = 1023,89 руб.

Отпускные = 1023,89 руб. х 14 дн. = 14 334,46 руб.

Сумма на руки = 14 334,46 руб. – 13% = 12 471,46 руб.

Пример расчета отпускных авансом на 14 дней с неполными месяцами

Сотрудник устраивается на работу 05.04.2024 года, берет отпуск с 05.09.2024 года на те же 14 календарных дней. Зарплата та же — 150 000 рублей.

В данном случае есть неполные отработанные месяцы — апрель и сентябрь 2024 года. Поэтому, применяется более сложная формула расчета показателя СРЕД. Но перед этим нам нужно посчитать показатель ДН — по апрелю и сентябрю.

ДН (АПРЕЛЬ) = (29,3 / 30) * 26  = 25,39

ДН (СЕНТЯБРЬ) =  (29,3 / 30) * 4 =  3,91

ДН = 25,39 + 3,91 = 29,3.

Далее считаем основной показатель:

СРЕД = 150 000 */ (29,3 * 4) + 29,3 = 1023,89 руб.

Отпускные = 1023,89 * 14 = 14 334,46 руб.

Сумма на руки = 14 334,46 – 13% = 12 471,46 руб.

Условимся также, что сотрудник берет допотпуск за вредность — на 7 календарных дней. Оплата исчисляется ровно по тем же принципам: 1023,89 * 7 = 7 167,23 руб.

Пример расчета отпускных на сезонной работе авансом

Пусть человек работает на сезонной работе. Тогда его отпуск, начинающийся 5 сентября 2024 года, будет исчисляться в рабочих днях. ТК РФ не регламентировано, как определять его длительность — по пятидневке или шестидневке, поэтому, допустимы оба варианта. Если по пятидневке, то 14 рабочих дней отпуска закончатся 24 сентября 2024 года.

Средний заработок по оплате такого отпуска рассчитаем по формуле:

СРЕД = ДОХОД / РАБОЧДНИ, где:

РАБОЧДНИ — количество отработанных человеком дней по шестидневке во всех месяцах расчетного периода.

Количество отработанных дней:

• в апреле — 23 дня;
• в мае — 25 дней;
• в июне — 24 дня;
• в июле — 27 дней;
• в августе — 27 дней;
• в сентябре – 3 дня.

Всего = 129 дней.

СРЕД = 150 000 / 129 = 1162,79

Отпускные за 14 рабочих дней: 1162,79 * 14 = 16 279,06 руб.

Сотрудник взял отпуск авансом и увольняется: как удержать отпускные

Основной риск работодателя, предоставившего такой отпуск – ситуация, когда работник отгулял отпуск авансом и уволился, не отработав полностью требуемый период. В итоге деньги, выплаченные в виде отпускных, для предприятия оказываются потерянными. Как поступить в таком случае?

Работодатель может произвести удержание за использованный авансом отпуск при увольнении работника. Долг за неотработанные оплаченные дни отпуска удерживается из заработка увольняющегося (п. 2 раздела 1 Правил об отпусках, утв. НКТ СССР от 30.04.1930 № 169, которые действуют до сих пор в части, не противоречащей ТК РФ). Для этого необходимо до выплаты увольняющемуся работнику расчета издать приказ об удержании соответствующей суммы.

Но такая мера применима не всегда.

Когда запрещено удерживать излишне выплаченные отпускные

Во-первых, ТК РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты – он не может превышать 20% от ее суммы (ст. 138 ТК РФ). Если сумма «авансовых» отпускных больше, удержать ее полностью не получится. Работник может вернуть эти деньги добровольно, но только, если он сам согласен на это. При обращении работодателя в суд, как правило, решение принимается в пользу работника.

Во-вторых, удерживать можно только при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 137 ТК РФ).

В-третьих, как следует из той же ст. 137 ТК РФ, производить удержания за отпуск авансом нельзя при увольнении по таким основаниям, как:

• ликвидация предприятия (п. 1 ст. 81 ТК),
• сокращение численности/штата (п. 2 ст. 81 ТК),
• смена собственника имущества предприятия (п. 4 ст. 81 ТК),
• отказ работника от перевода на иную работу, необходимую ему по медпоказаниям, или при отсутствии такой работы у работодателя (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК),
• призыв сотрудника на военную, или альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК), за исключением мобилизации;
• восстановление сотрудника, ранее работавшего на этом месте, решением суда, или гострудинспекции (п. 2 ст. 83 ТК),
• признание неспособности работника трудиться на основании медзаключения (п. 5 ст. 83 ТК),
• чрезвычайная ситуация, при которой работа невозможна (война, призыв руководителя по мобилизации, стихийное бедствие, эпидемия и т.п.) (п. 7 ст. 83 ТК).
• смерть работника, или признание его безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК).

Рассчитаем удержание денежных средств за отпуск авансом при увольнении.

Пример.

Сотруднику по семейным обстоятельствам 01.09.2024 г. был предоставлен оплачиваемый отпуск на 28 дней, относящийся к периоду с 01.11.2023 по 01.10.2024. То есть, это как раз тот случай, когда человек получает отпуск за рабочий год, в котором еще не работал.

Сумма полученных отпускных 25 000 руб. 31.10.2024 сотрудник увольняется по собственному желанию, при этом на руки ему полагается расчет – 28 000 руб. Какой будет сумма удержания с работника за отпуск авансом при увольнении?

Поскольку не отработаны все 28 дней отпуска, удержать нужно всю сумму отпускных. Но при увольнении по собственному желанию работодатель может удержать не более 20% от суммы расчета, поэтому сумма к удержанию составит: 28 000 руб. х 20% = 5600 руб.