Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении

Когда возникает отпуск авансом?

Согласно ст. 122 ТК РФ, право на ежегодный отпуск возникает у физлица спустя полгода после начала деятельности по трудовому договору, а при согласовании с работодателем — и ранее обозначенного срока. Длительность очередного отдыха не может быть менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

В случае расторжения трудовых отношений по инициативе сотрудника компания может удержать при увольнении выданные суммы за отпуск, предоставленный авансом.

Основание: получение сотрудником отпускных за предстоящий календарный год, который отработан не полностью. Право удержания переплат работодателем в целях окончательного расчета с персоналом дается организациям ст. 137 ТК РФ, где перечислены актуальные юридические основания для взыскания сумм.

По закону, не разрешается производить удержания по отпускам авансом при увольнении:

1. В связи с отказом сотрудника переводиться на другое место занятости в соответствии с медицинским заключением или при отсутствии подходящего вида работы на предприятии.
2. По причине ликвидации компании либо при прекращении деятельности индивидуального предпринимателя (ИП).
3. В связи с официальным сокращением персонала компании (ИП).
4. По причине  смены собственника имущества компании (в отношении руководителя организации, его замов и главного бухгалтера).
5. Вследствие призыва работника на военную или альтернативную гражданскую службу (кроме призыва работника на военную службу по мобилизации).
6. При восстановлении по решению трудовой инспекции или судебных органов ранее уволенного сотрудника.
7. По причине медицинского несоответствия состояния здоровья выполнению трудовых обязанностей.
8. В связи со смертью работника или работодателя - физлица, а также признание судом сотрудника либо работодателя - физического лица  умершим или безвестно отсутствующим.
9. По различным чрезвычайным обстоятельствам (война, катастрофа, эпидемия, стихийное бедствие и др.), признанными таковыми Правительством РФ или региональными властями.

Если хотя бы одно из приведенных оснований имело место, работодатель не вправе производить удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск. Если же прекращение трудовых обязательств происходит по другим причинам, то решение о взыскании излишне выданных сумм может быть принято нанимателем.

Можно ли избежать удержаний

Взаимоотношения между работодателем и работником есть результат, в основе которого лежит договор. В отношении полученных авансом отпускных также действует договорной принцип. Законодательство РФ не запрещает работодателю простить долг, возникший у его сотрудника и не требовать у него его погашения в случае, если между двумя сторонами достигнуто определенное соглашение.

Следует помнить, что, если одной из сторон соглашения об отказе от удержаний выступает работодатель- юридическое лицо, то процедура прощения долга в обязательном порядке должна быть оформлена документально. Кроме того, в этом случае работодатель обязан провести корректировку обязательств по налогу на прибыль.

Процедура прощения долга начинается с оформления соответствующего соглашения, в котором прописаны условия о прощении долга по выплаченным авансом отпускным. Помимо обязательных реквизитов, в данном документе в обязательном порядке должны быть прописаны сумма и вид данной задолженности, дата и номер бухгалтерской справки с размером долга и периодом его образования. Документ подлежит подписанию обеими сторонами: работодаталем и работником.

Как правило, к составлению соглашения прибегают в тех случаях, когда на этом настаивает сотрудник. Работник просит документальное подтверждение факта прощения долга, опасаясь, что работодатель может впоследствии взыскать с него данную сумму в судебном порядке.

Существует второй, более простой вариант оформления прощения долга — это составление уведомления, которое нужно вручить работнику под подпись. Обязательство считается погашенным с момента получения сотрудником данного уведомления. Именно для подтверждения даты погашения обязательства необходима подпись сотрудника. Кроме того, нелишним будет добавить фразу о том, что работник согласен с решением работодателя о прощении долга.

Что делать, если при увольнении невозможно удержать все выданные авансом отпускные

Бывают случаи, когда суммы, начисленной при увольнении, недостаточно для покрытия долга, возникшего в связи с выплатой отпускных авансом.

В данном случае единственным выходом из сложившейся ситуации является добровольное согласие работника погасить свой долг. Если соглашение о добровольном возмещении долга не достигнуто, то, согласно законодательству РФ, права взыскать с работника данную сумму в судебном порядке у работодателя нет.

Важно! Согласно ст. 137 ТК РФ, при увольнении работника излишне выплаченные отпускные за неотработанный отпуск можно удержать из его зарплаты, т.е. единственная возможность удержать долг возникает только в момент выплаты последней заработной платы непосредственно при увольнении. Кроме того, удержание не может превышать 20% от зарплаты, выплачиваемой сотруднику «на руки».

Таким образом, единственная возможность вернуть «непрощенный» долг — это достигнуть с сотрудником соглашения о добровольном возмещении излишне уплаченных денежных средств.

Удержать излишне выплаченные суммы можно на основании приказа руководителя. Как правильно составить такой документ, узнайте в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ бесплатно. 

Корректировка налога на прибыль в связи с отказом от удержания за авансовый отпуск

Если использованный авансом отпуск и увольнение приходятся на разные налоговые периоды, то в бухгалтерском учете необходимо уменьшить сумму отпускных, списав долг сотрудника с баланса.

Для целей налогового учета следует скорректировать затраты — сумма прощенного долга не может быть включена в расходы. Суммы удержанного НДФЛ и исчисленных страховых взносов пересчитывать не нужно.

Рассмотрим более подробно процесс регистрации корректировок для целей бухгалтерского и налогового учетов.

Бухгалтерский учет

Если бухотчетность уже утверждена, то отсторнировать сумму отпускных не получится.

На дату увольнения работника необходимо скорректировать отпускные на сумму неотработанных дней. В ходе корректировки возникает долг сотрудника перед организацией, который работодатель прощает сотруднику. Именно эту сумму долга необходимо списать с баланса.

Если учетной политикой компании установлено, что удержанные у работника отпускные прошлого года включаются в прочие доходы, то в учете следует зарегистрировать следующие бухгалтерские записи:

Описанный выше порядок вытекает из п. 1 ст. 5, п. 8 ст. 3, п. 1, 3 ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Инструкции к плану счетов (счета 70, 91).

Налог на прибыль

Перерасчет отпускных за неотработанные дни отпуска при увольнении работника не связан с исправлением ошибки, допущенной в периоде начисления отпускных. Суммы отпускных и страховых взносов с них были обоснованно отнесены к расходам, поэтому никаких корректировок в периоде начисления отпускных делать не надо. В периоде увольнения сотрудника сумма отпускных за неотработанные дни отпуска, удержанная из зарплаты, включается во внереализационные доходы.

В итоге, рассчитывая налог на прибыль, сумма прощенного долга не должна быть учтена в расходах. ФНС считает, что излишне выплаченные отпускные не относятся к расходам, направленным на получение дохода, поэтому они в расходах по прибыли не признаются. 

НДФЛ и страховые взносы

Корректировка сумм исчисленного и удержанного из доходов работника НДФЛ и начисленных на отпускные страховых взносов не требуется. Размер полученного работником дохода не изменился.

Что касается НДФЛ, то вне зависимости от периода увольнения работника вы можете сторнировать сумму налога, соответствующую удержанным отпускным, либо сделать бухгалтерскую запись на сумму разности между НДФЛ с зарплаты и НДФЛ с удержанных отпускных.

Сумма страховых взносов, исчисленная в месяце увольнения работника с учетом удержания отпускных за неотработанные дни отпуска, включается в прочие расходы.

Нужно следить за тем, чтобы в РСВ и 6-НДФЛ по работнику не было отрицательных начислений. Иначе без уточненки не обойтись.

Расчет авансовых отпускных — формула

Первое, с чего нужно начать при подсчете суммы, подлежащей удержанию, — это определение количества месяцев, которые сотрудник не отработал до окончания рабочего года при отпуске авансом. После этого можно приступать к вычислению суммы долга.

Для подсчета неотработанных месяцев необходимо принимать в расчет полностью отработанные месяцы. Остатки дней, которые были отработаны не полностью округляются по общепринятым правилам округления — пограничной датой является 15-ое число. Остаток до 14 календарных дней включительно округляется в меньшую сторону, а остаток от 15 дней и выше — округляется в большую сторону до полного месяца.

Пример расчета фактически отработанных месяцев при увольнении сотрудника до окончания рабочего года при отпуске авансом: 

Следующим шагом является расчет общей суммы задолженности за неотработанные месяцы. Для этого необходимо воспользоваться следующей формулой:

Рассчитав сумму задолженности сотрудника перед организацией, которая подлежит возмещению, следует помнить, что законодательство РФ не позволяет удержать более 20% от суммы, причитающейся сотруднику к выплате. Не являются исключением и денежные средства, получаемые сотрудником при увольнении. Таким образом, сумму фактического долга в обязательном порядке необходимо сравнить с суммой, равной 20% от заработной платы.

Продолжим начатый выше пример.

Работник уволился в апреле 2024 г. (10.04.2024). Пример расчета суммы удержаний из зарплаты сотрудника за неотработанные дни отпуска:

Для расчета суммы задолженности мы применили предложенную выше формулу. Таким образом, сам расчет выглядит следующим образом:

В день выплаты заработной платы у увольняющегося сотрудника было удержано 100% суммы долга в виду того, что данная сумма не превысила 20% от суммы выплаты за минусом НДФЛ.

В случае, если сумма долга превышает размер максимально допустимой суммы к удержанию, то вычету подлежит сумма возможных удержаний.

Удержание за неотработанный отпуск — процедура и проводки

Если работник увольняется в том же году, в котором ему были начислены отпускные, то сторнируйте записи, которыми были начислены неотработанные отпускные. То есть в бухгалтерском учете удержание за неотработанные дни отпуска регистрируются в виде корректировочных записей.

В случае, когда отпускные были начислены за счет оценочного обязательства на оплату отпусков, проводки выглядят следующим образом:

Если же организация применяет ПБУ 8/2010, при этом неотработанные отпускные относит на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) или компания обоснованно не применяет ПБУ 8/2010, то бухгалтерская проводка будет иметь следующий вид:

Корректировочные записи в бухучете необходимо делать на основании бухгалтерской справки.

Итоги

Удержание за выплаченный авансом отпуск при увольнении может быть осуществлен только из получаемой увольняющимся сотрудником суммы окончательного расчета. Законодательством РФ предусмотрен ряд случаев, когда удержание долга запрещено. Кроме того, долг может быть прощен работодателем.