Образец инструкции по делопроизводству

obrazec_instrukcii_po_deloproizvodstvu.jpg

Похожие публикации
Инструкция по делопроизводству в организации – это локальный нормативный акт, основная задача которого заключается в оптимизации работы с документами в пределах одного субъекта хозяйствования. Данная инструкция не входит в число обязательных документов, но ее оформляют практически в каждой организации. Государственные учреждения должны составлять инструкции по делопроизводству в обязательном порядке.
При составлении инструкции принимают во внимание специфику деятельности субъекта хозяйствования. В качестве основы используются примерные и типовые инструкции, межотраслевые нормативно-методические документы.
Для чего нужна инструкция по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству в РФ является одним из важнейших инструментов управления и выполняет следующие функции:
- определяет порядок работы с документами в организации;
- определяет порядок хранения и уничтожения документации;
- обеспечивает стабильность и непрерывность делопроизводства;
- определяет перечень лиц, которые будут нести ответственность за ведение «бумажной» работы;
- обеспечивает оперативный документооборот внутри организации и за ее пределами;
- устанавливает требования к указанию реквизитов и оформлению документов внутри организации.
Читайте также: Срок хранения документов ИП
Виды инструкций по делопроизводству
Примерная инструкция разрабатывается государственными ведомствами для организаций определенной отрасли и устанавливает для них требования к порядку работы с документами. На ее основе организации формируют свои индивидуальные инструкции.
Типовая инструкция по делопроизводству составляется государственными ведомствами для однородных по характеру деятельности субъектов хозяйствования и используется ими в качестве обязательного нормативного акта.
Индивидуальная инструкция разрабатывается непосредственно организациями с учетом требований, изложенных в типовых и примерных инструкциях.
Читайте также: График документооборота: образец
Разработка инструкции по делопроизводству
В крупных компаниях функция подготовки инструкции возлагается на службу документального обеспечения. Также в этом процессе обычно принимают участие юристы и работники архива. В небольших организациях разработку инструкции обычно поручают секретарям или сотрудникам кадровой службы. С содержанием инструкции по делопроизводству необходимо ознакомить всех сотрудников, ответственных за документационное обеспечение деятельности. Также проект документа нужно согласовать с руководителями структурных подразделений и заместителями руководителя организации, которые курируют затронутые в тексте инструкции вопросы.
В больших организациях для общего и кадрового делопроизводства составляются отдельные инструкции. В маленьких компаниях эти два направления чаще всего регламентируются одной инструкцией, содержание которой отображает требования к работе с административной документацией и с документами по личному составу. Так как разработка данного документа является ответственным делом, которое требует много времени и усилий, предварительно лучше получить консультацию в государственном архивном учреждении.
При составлении инструкции следует руководствоваться нормативными актами:
- национальным стандартом «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019», утвержденным Приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст);
- национальным стандартом «ГОСТ Р 7.0.97-2016», утвержденным Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 14.05.2018);
- примерной инструкцией по делопроизводству в госорганизациях, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44;
- методическими рекомендациями, утвержденными для федеральных органов власти Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76.
Читайте также: Как составить номенклатуру дел
Как составить инструкцию по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству в Российской Федерации должна отображать весь процесс документирования в организации и связанные с ним технологические операции. Количество разделов и их содержание будет зависеть от особенностей деятельности организации.
Документ может иметь следующую структуру:
- Общие положения. Здесь прописывают сферу действия инструкции, нормативно-методическую базу, ответственность за несоблюдение указанных в ней требований. Также в этом разделе нужно указать подразделение, которое отвечает за организацию работы с документами.
- Основная часть. В нее можно включить разделы, которые будут регламентировать следующие вопросы:
- составление и оформление документации;
- работа с документами;
- учет объема документооборота;
- работу с документацией по личному составу;
- хранение документов и подготовку к сдаче в архив и др.
- Приложения. В этот раздел нужно включить справочно-иллюстративный материал: образцы бланков документов, примеры их оформления и пр.
Подготовленный документ подают на подпись и утверждение гендиректору.
Инструкция по делопроизводству на 2020 год не должна содержать размытых положений, к формулировке каждого пункта необходим ответственный подход. Документ вводится в действие после утверждения соответствующего приказа.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.