Как перенести отпуск в графике отпусков

В каких случаях переносится отпуск

Менять произвольно даты предоставления отпуска не разрешается. График отпусков должны соблюдать и работник, и работодатель. Но есть случаи, предусмотренные законодательством РФ, когда компания обязана перенести отпуск на другое время, по желанию самого сотрудника (ст. 124 ТК РФ):

• из-за болезни, совпавшей с отпуском;

• в случае привлечения человека во время отпуска к государственным обязанностям, освобождающим от работы;

• если работник не был уведомлен о начале отпуска не менее чем за 2 недели;

• когда работодателем своевременно не произведена оплата предстоящего отпуска — не менее чем за 3 дня до его начала;

• иные случаи.

К иным причинам переноса отпуска можно отнести, к примеру:

• предоставление отпуска совместителю одновременно с днями отдыха по основному месту работы;

• если беременная работница просит предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск не по графику, а перед отпуском по беременности и родам;

• при подаче заявления сотрудником - мужем, выразившим желание взять отпуск одновременно с отпуском его жены по беременности и родам.

Есть и другие причины, предусмотренные различными нормативно-правовыми актами.

Исключение из общего правила

Трудовой кодекс РФ разрешает в порядке исключения (и только с согласия работника) осуществлять перенос очередного отпуска на другой календарный год, если из-за отсутствия человека на работе нарушится нормальный ход рабочего процесса. Но это допустимо, только если работник:

• старше 18 лет;

• не занят на производстве с вредными или опасными условиями труда.

Нельзя не предоставлять отдых два года подряд. Это прямое нарушение трудового законодательства РФ.

ВНИМАНИЕ! При замене части ежегодного отпуска денежной компенсацией соответствующие сведения нужно отразить в графике отпусков. Для этого в гр. 10 "Примечание" необходимо прописать, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией. Также, надо отразить реквизиты (номер и дату) приказа о замене отпуска денежной компенсацией.

Изменение отпускного периода по согласованию сторон

А если у компании возникла необходимость отодвинуть время отпуска своему сотруднику, или он сам просит перенести дни отдыха на другой месяц, возможно ли это ? Да, закон не запрещает изменения даты начала и окончания отпуска по согласованию сторон. Только необходимо все документально оформить, чтобы у трудовой инспекции при проверке не возникало вопросов.

Просто отменить работнику отпуск нельзя. Его можно только передвинуть на другие даты.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от «КонсультантПлюс»:
Как правильно написать заявление и приказ о переносе части отпуска, предусмотренной в графике отпусков ? Например, в графике отпуск разделен на части: 14 дней, 7 дней, 7 дней. Работник незапланированно берет 2 дня отпуска (по согласованию с работодателем). Откуда их перенести и как объединить приказ о предоставлении и переносе отпуска и внести при этом изменения в график отпусков ? Ответы на эти вопросы читайте в «КонсультантПлюс», получив пробный демодоступ.

Как оформить перенос отпуска по желанию работника

Если работник хочет изменить время отдыха, то он должен написать на имя руководителя компании заявление, в котором нужно указать желаемые даты начала отпуска. Если работодатель не возражает, то издается приказ с обновленными датами времени отдыха. Документ подписывается руководителем. С этим заявлением должен ознакомиться отдел кадров и сотрудник (под подпись).

Важно знать, что компания может отказать в переносе отпуска. У нее нет обязанности исполнять пожелания сотрудника, кроме случаев, прямо поименованных в законе. Подробнее о случаях переноса отпусков по инициативе работников мы рассказывали здесь.

Перенос по инициативе работодателя

Когда инициатором переноса отпускного периода выступает работодатель, он обязан согласовать такое изменение с сотрудником. Если работник откажется, то отпуск должен быть предоставлен ему в соответствии с ранее утвержденным графиком.

Важно получить именно письменное согласие. Тогда у компании останется подтверждение договоренности о переносе отпуска. Работнику направляется уведомление, на котором он должен написать «с переносом отпуска согласен» (либо «не согласен»), и поставить рядом свою подпись и дату.

Необходимость переноса отпуска нужно обосновать служебной запиской. Обычно ее пишет начальник отдела или исполняющий обязанности руководителя подразделения на имя руководителя фирмы. В служебной записке указывается причина, из-за которой отпуск должен быть перенесен. Такая же бумага составляется в случае необходимости отзыва сотрудника из отпуска.

Служебная записка о переносе отпуска — образец:

После всех согласований руководитель издает приказ о переносе отпуска с указанием в его тексте причины переноса (например: «…выход работника в отпуск по графику может нарушить нормальный ход работы в организации»). Приказ предъявляют под подпись работнику и ответственному сотруднику кадровой службы.

Какие возможны риски, если нарушен порядок переноса ежегодного оплачиваемого отпуска, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как перенести отпуск в графике отпусков

После подписания приказа необходимо внести изменения и в график отпусков. Организация имеет право разработать собственную форму этого документа (но с указанием обязательных реквизитов из ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Если компания применяет унифицированный бланк Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), то утвержденные изменения отображаются следующим образом:

• в графу 8 вносятся номер и дата приказа о переносе отпуска;

• в графе 9 ставится новая дата начала отпуска;

• в графе 10 указывается причина переноса.

Кроме того, обновленные данные вписываются и в личную карточку сотрудника (в случае ее ведения). В этом случае заполняется раздел «Отпуск».

Перенос отпуска в графике отпусков — образец:

Скачать образец заполнения графика отпусков

Итоги

Оформите перенос ежегодного оплачиваемого отпуска, если на это есть основания (например, работник заболел в отпуске и вы его не продлевали). На практике, если перенос инициирует работодатель, то работнику направляют уведомление, а если работник — то берут заявление (оно необходимо, например, если он просит перенести отпуск из-за его несвоевременной оплаты). Если ранее вы уже издали приказ об отпуске, то рекомендуем оформить приказ о переносе отпуска или о его отмене. Внесите изменения в график отпусков и в личную карточку работника (если ведете ее).

Распространенные вопросы

Как оформить отпуск вне графика отпусков

По-прежнему актуальным остается вопрос, может ли работник взять несколько дней из очередного отпуска вне графика и когда. Поэтому в статье разберем, когда это возможно, что для этого требуется, как оформляется.

Отпускной график и его исполнение

Очередные отпуска предоставляются сотрудникам по действующему графику, а также на основании приказа нанимателя. Таков общий порядок. Очередность ухода на отдых определяется исключительно графиком отпусков. Принимают его ежегодно за 2 недели до нового календарного года. Например, график на 2025 г. нужно утвердить до 17.12.2024.

При его составлении наниматель должен учитывать приоритетное право льготников, а при его утверждении — мнение профсоюза (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Действующий график обязан безоговорочно исполнять и работодатель, и работник.

Наниматель регулирует процесс предоставления отпусков. Он предупреждает каждого работника о периоде (начале и завершении) отдыха, принимает решение о возможности (невозможности) его переноса!

Поскольку трудовое законодательство РФ периодически меняется, то нанимателю приходится принимать во внимание и новые нормы. Так, в 2022 г. в ТК РФ привносились изменения, согласно которым право на очередной отпуск в любое время, не зависимо от графика, получили многодетные сотрудники (с тремя и более детьми) и мобилизованные работники. В 2023 г. военнослужащие, у которых есть ребенок-инвалид, также получили право на отпуск в любое время года.

Кому могут предоставить дни отдыха вне графика

Любому работнику, вне зависимости от наличия (отсутствия) льготного статуса, может понадобиться несколько дней отдыха вне графика по семейным, личным и иным обстоятельствам. Тогда работник обращается к нанимателю с просьбой перенести отпускной период на другую дату.

По ТК РФ работодатель может, но не обязан удовлетворять просьбы работников о предоставлении дней отдыха не по графику. Под исключение попадают льготники, которые имеют право брать их вне графика. Им наниматель не вправе отказать!

Соответственно, если работник не является льготником, наниматель может ему отказать. Чтобы повысить шансы на получение положительного ответа от нанимателя, следует приложить к заявлению документы, подтверждающие необходимость переноса отпускных дат.

Что говорит Роструд

Роструд отмечает, что отпускной график (письмо № ПГ/59141-6-1 от 24.12.2020):

• стандартно предполагает указание конкретной (согласованной между работником и нанимателем) даты начала и окончания отпуска;
• может содержать изменения в рамках договоренностей, достигнутых двумя сторонами трудовых отношений (работодателем и сотрудником).

Если стороны не достигнут договоренностей по изменению отпускных дат, то график остается для них приоритетным документом и неким гарантом. Тогда все будут следовать изначально утвержденному графику и прописанным в нем датам.

Перечень льготников, которые имеют право на отпуск в любое время

К работникам, имеющим право на отпуск в любое время, относятся:

1. Совместители — могут взять отпуск вместе с отпуском, который предоставляется на основной работе (ст. 286 ТК РФ).
2. Мобилизованные — вправе взять отпуск в любое время после выхода на работу на протяжении 6 мес. (ст. 351.7 ТК РФ).
3. Ветераны боевых действий (ст. 16 закона РФ от 12.01.1995 №5-ФЗ, в послед. ред. от 08.08.2024).
4. Супруги военнослужащих — при желании могут взять отпуск вместе с супругом (п. 11 ст. 11 закона РФ от 27.05.1998 № 76-ФЗ, в послед. ред. от 08.08.2024).
5. Несовершеннолетние — им предоставляют до 31 дн. отдыха (ст. 267 ТК РФ).
6. Отпускники, которые отозваны из отпуска нанимателем и вышли раньше на работу, прервав отдых, — они вправе использовать оставшиеся дни отдыха в любое время, на протяжении текущего рабочего года (ст. 125 ТК РФ).
7. Почетный донор (ч. 1 п. 1 ст. 23 закона РФ от 20.07.2012 № 125-ФЗ, в послед. ред. от 25.12.2023).
8. Беременные женщины — могут взять очередной отпуск до, после отпуска по БиР либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ).
9. Многодетный родитель с 3 и более детьми до 18 лет, но до достижения 14-летнего возраста младшим ребенком (ст. 262.2 ТК РФ).
10. Муж женщины, которая находится в отпуске по БиР (ст. 123 ТК РФ).
11. Работник, усыновивший ребенка до 3 лет, — может взять очередной отпуск на период со дня усыновления и до истечения 70 дней со дня рождения усыновленного ребенка, а при одновременном усыновлении двух и более детей — 110 календарных дней со дня их рождения (ст. 257 ТК РФ).
12. Один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель) несовершеннолетнего ребенка, имеющего группу инвалидности (ст. 262.1 ТК РФ).
13. Работник, усыновивший ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев.
14. Работники, удостоенные госнаград (подробнее — в Руководстве по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, утв. приказом Роструда от 11.11.2022 № 253).
15. Ветеран ВОВ.
16. Ветеран боевых действий (БД).
17. Военнослужащий, подвергшийся воздействию радиации из-за катастрофы на Чернобыльской АЭС, и лица, приравненным к данной категории граждан.
18. Военный, у которого ребенок - инвалид.
19. Одинокий военнослужащий, воспитывающий ребенка в возрасте до 14 лет.
20. Военный, награжденный знаком "Почетный донор России".
21. Военнослужащий, у которого трое и более детей в возрасте до 16 лет.

Как взять несколько дней отдыха вне графика

Таким образом, в отпускном графике наниматель прописывает конкретный период отпуска в нужном месяце для каждого сотрудника. Если же прописанные даты меняются по желанию (согласованию) двух сторон, работник, соответственно, использует в качестве отпуска (отпускных дней) другой период.

Работник при наличии обоснованных причин должен написать заявление о предоставлении дней отдыха вне графика и письменно согласовать (утвердить) с нанимателем новые даты отдыха!

Если наниматель удовлетворит просьбу работника, то одна часть разделенного отпуска должна составлять как минимум 14 календ. дней. Работодатель при этом:

1. Издает соответствующий приказ.
2. Вносит требуемые изменения в отпускной график и в личную карточку отпускника (если она ведется).
3. Оплачивает отпускные дни, предоставленные работнику.

Какие возможны риски при оформлении ежегодного отпуска не по графику отпусков, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Составление заявления на отпуск вне графика

Подобные заявления пишут по большей части в произвольной форме. Только крупные организации зачастую разрабатывают для отпусков и иных случаев собственные бланки. Работник, который составляет заявление сам, должен обязательно указать:

• просьбу о предоставлении дней отдыха вне графика;
• причину такой просьбы (почему он просит дни отдыха в иное время);
• дату начала, окончания отдыха вне графика.

Написать заявление можно от руки либо составить на компьютере. При этом, на нем нужно проставить личную подпись и дату написания.

Образец заявления:

Какую сумму получит отпускник в случае переноса отпуска

Оплата части отпуска, предоставленной работнику вне графика по его заявлению, оплачивается нанимателем по ТК РФ в размере среднего заработка. Выдать отпускные должны не позже чем за 3 календарных дня до первого дня отдыха.

Если дата выплаты выпадет на выходной либо праздник, срок выплаты сдвигается согласно ст. 136 ТК РФ. Тогда отпускнику деньги должны выплатить накануне выходного либо, соответственно, праздника.

Учитывая вышеобозначенные требования по срокам, для целей их соблюдения наниматель вправе определить оптимальный срок подачи заявления о переносе отпуска. Ведь, если он нарушит установленные для выплат сроки, то его могут привлечь к ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Если заявитель запросит отпуск на более длительный срок, чем установлено законом (больше 28 дней), то дни, которые выходят за рамки этого срока, предоставят ему за его же счет!

Итоги

Чтобы оформить ежегодный отпуск не по графику отпусков, вам нужно согласовать с работником период отпуска. Для этого сотрудник обычно пишет заявление на отпуск. Учтите, что есть работники, которым вы не можете отказать в отпуске не по графику (например, работнице перед отпуском по беременности и родам).