Перейти к основному содержанию
Логотип сайта Современный предприниматель
Современный предприниматель
Налоги и учет для малого бизнеса

Форма поиска

  • Главная
  • Новости
  • Статьи
  • Формы документов
  • Вопросы и ответы
  • Рубрики
  • Калькулятор НДС
  • Калькулятор пеней по налогам и взносам
  • Расчет фиксированного взноса ИП
  • COVID-19: все для работодателя и бухгалтера
  1. Главная
  2. Статьи
  3. Как составить номенклатуру дел

Как составить номенклатуру дел

]]>Читайте нас в Яндекс Дзен]]>

kak_sostavit_nomenklaturu_del.jpg

Copyright: 
фотобанк Лори

Похожие публикации

Карточка счета 51: образец заполнения

Акт на списание мебели: образец

Образец приказа на продление учетной политики

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Акт о списании материальных запасов: образец и бланк

Деятельность любой организации неминуемо связана с накоплением огромного количества разнообразных документов. Для их систематизации используется номенклатура дел, она позволяет «разложить по полочкам» исполненные документы и значительно облегчить их использование. Что такое номенклатура дел? Обязательно ли ее вести? Каких правил нужно придерживаться при составлении? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Что такое номенклатура дел организации

Прежде всего, нужно разобраться в том, что собой представляют дела. Под делом подразумевается один или несколько документов, которые относятся к одной хозяйственной операции или одному деловому вопросу и помещены в одну папку. Порядок распределения документации определяется номенклатурой дел. Таким образом, номенклатура дел – это документ, в котором приведен перечень дел организации, указано их количество и сроки хранения.

Обязательно ли составлять номенклатуру дел?

Номенклатура дел в 2020 году в обязательном порядке должна оформляться в государственных учреждениях. Также это требование относится к коммерческим организациям, которые сдают документацию в государственные архивы. Остальные субъекты хозяйствования имеют право не разрабатывать номенклатуру дел. На практике ее часто используют крупные предприятия, имеющие разветвленную структуру подразделений и большой документооборот.

Нормативная база, на основании которой разрабатывается номенклатура, включает:

  • Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
  • «Основные Правила работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  • Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле».

Номенклатура дел организации формируется после изучения состава и содержания документации, которая образуется в процессе деятельности организации. Ответственные должностные лица должны руководствоваться различными локальными актами: уставом, положениями об организации и ее структурных подразделениях и др. Сводную номенклатуру дел организации следует составлять на основании номенклатурных дел подразделений. Если в организации нет подразделений, составляется всего одна номенклатура.

Читайте также: Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Какие функции выполняет номенклатура

Номенклатура дел (образец оформления можно найти далее) выполняет ряд важных задач:

  • учет всех дел, которые были оформлены в компании;
  • систематизация делопроизводства;
  • группировка дел;
  • обеспечение сохранности документов;
  • удобный и быстрый поиск необходимых документов;
  • быстрая «фильтрация» дел с целью выявления документов с истекшим периодом хранения;
  • определение сроков хранения документов.

Правильно оформленное номенклатурное дело значительно облегчает работу с документацией в компании.

Сроки хранения документов

В номенклатуре дел сроки хранения документов могут варьироваться от 1 до 75 лет, либо рассчитаны на постоянное хранение. Конкретные сроки утверждены различными нормативными актами, именно на них нужно опираться при составлении номенклатуры. К таким нормативным актам относится:

  • Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень документов со сроками их хранения).
  • Ст. 230 и 230.1 ТК РФ (в отношении хранения материалов о несчастных производственных случаях).
  • Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (порядок установления сроков хранения).

Стандартные сроки хранения номенклатуры дел определены п. 157 Перечня, утв. приказом Росархива № 236:

  • номенклатура компании хранится постоянно,
  • номенклатуры дел структурных подразделений хранят 3 года.

Этим же приказом утверждены сроки архивного хранения документов, в частности:

  • документы кадрового делопроизводства хранят до 75 лет;
  • канцелярские документы – от 1 года до бессрочного периода;
  • документация, связанная с расчетом и выплатой заработной платы – до 5 лет;
  • налоговая документация – 4-5 лет;
  • бухгалтерские документы – от 5 лет до бессрочного периода;
  • документы по охране труда – от 2 до 10 лет;
  • плановая и статистическая документация – постоянно.

Если в нормативных документах не указаны конкретные сроки хранения документов, ответственному лицу необходимо поискать нужные сведения в ведомственных перечнях. Если и там не удастся найти требуемую информацию, срок хранения придется определять экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.

Читайте также: Срок хранения документов ИП

Когда необходимо составлять номенклатуру дел?

Впервые разрабатывать номенклатуру дел рекомендуется при создании организации. Допустимо, чтобы данный документ был разработан и в процессе деятельности, но для ответственных должностных лиц такой вариант будет не совсем удобен, так как им придется разбирать большой объем рабочей документации.

Далее необходимо регулярно разрабатывать номенклатуру дел на год. Документ формируется в последнем квартале года и подается на утверждение руководству учреждения. Он вступает в силу с 1 января нового отчетного года. Форму данного документа нужно согласовывать с архивным учреждением не реже чем 1 раз в 5 лет.

Составлением номенклатуры дел обычно занимаются следующие специалисты компании:

  • делопроизводитель;
  • секретарь;
  • специалист кадровой службы;
  • сотрудник канцелярии;
  • сотрудник архива;
  • бухгалтер.

Если у организации возникли сложности с составлением номенклатуры дел, эту функцию можно поручить специализированной компании, заключив с ней соответствующий договор на предоставление услуг. Такое решение поможет избежать ошибок при отсутствии у штатных сотрудников достаточного опыта.

Читайте также: График документооборота: образец

Порядок составления

Документ «Номенклатура дел» рекомендовано оформлять по форме, утвержденной Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (Приложение № 25). Ее должно подписать лицо, ответственное за документационное обеспечение управления (ДОУ), визирует ее руководитель архива, а утверждает документ руководитель организации.

Номенклатура может составляться для всей организации в целом или по каждому ее подразделению отдельно.

Рассмотрим, как составить номенклатуру дел:

  • В верхней части листа указывают наименование организации (полностью).
  • В правом верхнем углу должен стоять гриф «УТВЕРЖДАЮ», подпись руководителя с расшифровкой, дата утверждения.
  • Далее нужно прописать полное наименование документа. К примеру «Номенклатура дел на 2021 год». Затем указывают дату и место составления.

Следующий этап – заполнение табличной части. Она состоит из 5 столбцов:

  • «Индекс дела». Обозначается арабскими цифрами, содержит установленное в организации цифровое обозначение структурного подразделения (например, «01» - общий отдел, «02» - бухгалтерия и т.д.) и через дефис - порядковый номер дела.
  • «Заголовок дела». Он должен точно отображать состав включенных в дело документов. К примеру «Приказы директора по основной деятельности». Недопустимо, чтобы в заголовке содержались расплывчатые формулировки.
  • «Количество дел» - число папок, томов.
  • «Срок хранения дел и номера статей по перечню» - применяется перечень, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
  • «Примечания». Здесь проставляют отметки об особенностях хранения, сроков и т.п.

Документ подписывает начальник отдела делопроизводства и сотрудник, ответственный за ведение архива.

Регистрации в номенклатуре дел подлежат все документы, имеющие отношение к деятельности учреждения. Для хранения номенклатуры дел документ оформляют в 4 или более экземплярах (в зависимости от количества структурных подразделений. Один экземпляр применяется в работе, второй хранится у документоведов, третий передается в госархив, а четвертый используется в качестве учетного документа в архиве организации. Остальные экземпляры передаются на хранение в структурные подразделения.

Ниже приведен образец номенклатуры, заполненной для отдела бухгалтерии.

nomenklatura.jpg

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Пробный доступ бесплатно на 2 дня.

образец составления номенклатуры дел
Рубрики: 
Бухгалтерский учет
Tags: 
  • номенклатура
  • ,
  • формы документов

Читайте также

Бухгалтерский учет
Положение о внутреннем финансовом контроле

Бухгалтерский учет
Акт на списание мебели: образец

Бухгалтерский учет
Карточка счета 51: образец заполнения

Бухгалтерский учет
Акт простоя работ: образец

Бухгалтерский учет
Приказ о выдаче подотчетных сумм: образец

Бухгалтерский учет
Ведомость на выдачу материалов

Бухгалтерский учет
Акт возврата товара поставщику

Бухгалтерский учет
Журнал производственного контроля: образец

Бухгалтерский учет
Положение о расчетах с подотчетными лицами: образец

Бухгалтерский учет
Справка о балансовой стоимости имущества

Бухгалтерский учет
Акт о списании материальных запасов: образец и бланк

Бухгалтерский учет
Корректировка стоимости номенклатуры при закрытии месяца

Бухгалтерский учет
Договор аренды спецтехники между юридическими лицами (образец)

Бухгалтерский учет
Книга учета фактов хозяйственной деятельности

Бухгалтерский учет
Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Популярное

Выплаты персоналу
Льготы инвалидам 3 группы в 2021 году

Бухгалтерский учет
Путевой лист для ИП 2021

Бухгалтерская отчетность, Страховые взносы ФСС
4-ФСС за 1 квартал 2021 года: образец заполнения

Бухгалтерская отчетность, 6-НДФЛ
Новая форма 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года: образец заполнения

Статистическая отчетность
Форма 1-предприниматель за 2020 год: бланк и образец заполнения

Экономика и бизнес
Как рассчитать темп роста в процентах

Регистрация налогоплательщиков
Новая форма Р13014: бланк и образец заполнения

ИП, УСН
Как правильно вести ИП бухгалтерию на «упрощенке»

Статистическая отчетность
Форма МП-сп за 2020: бланк и образец заполнения

Нулевая отчетность
Обязательные разделы РСВ – 2021 (нулевой)

Как узнать номер СНИЛС

Страховые взносы ПФР
Как узнать номер СНИЛС

Выплата декретных, сроки

Выплаты персоналу
Выплата декретных: сроки

Банки
Поля платежного поручения в 2021 году: образец

Таможенные платежи
Как проверить ГТД по номеру онлайн?

На какие выплаты может рассчитывать неработающая беременная

Декретный отпуск
На какие выплаты может рассчитывать неработающая беременная

Логотип сайта Современный предприниматель
Современный предприниматель
Налоги и учет для малого бизнеса

Мы в социальных сетях

© 2006 — 2021
Все права защищены.
При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.

  • Рубрики
    • УСН
    • ЕНВД
    • ПСН
    • НДС
    • Налог на прибыль
    • Другие рубрики
  • Основные разделы
    • Новости
    • Статьи
    • Формы документов
    • Ответы на вопросы
  • О сайте
  • Контакты
  • Политика по обработке персональных данных
]]>]]> ]]> Рейтинг@Mail.ru]]> ]]> Яндекс цитирования]]>