Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству поможет организации оптимизировать работу с документами. Она не является обязательным документом для всех субъектов хозяйствования (за исключением государственных органов и учреждений), но большинство организаций оформляют ее. Документ вступает в действие после издания приказа об утверждении инструкции по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству
Данная инструкция определяет правила работы с документацией внутри организации в соответствии с требованиями действующего законодательства и определяет ответственность сотрудников при работе с документами.
С содержанием инструкции необходимо ознакомить не только сотрудников службы делопроизводства, но и весь персонал, который работает с документами. Также с инструкцией обязательно нужно ознакомить под роспись новых сотрудников, зачисленных в штат организации.
Процесс разработки инструкции по делопроизводству состоит из следующих этапов:
- сбор и анализ информации;
- подготовка проекта и согласование с заинтересованными сотрудниками;
- издание приказа об утверждении и вводе инструкции в действие.
Читайте также: График документооборота: образец
Как составить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству
Приказ об инструкции по делопроизводству не имеет унифицированного образца, поэтому его можно составить в свободной форме. Приказ может иметь следующую структуру:
- В верхней части листа необходимо указать наименование организации, затем – название документа («Приказ») и присвоенный регистрационный номер.
- Далее нужно прописать дату и место составления распорядительного документа.
- Затем указывают основание для составления приказа. К примеру «В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности». После этой фразы прописывают слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Выбранная формулировка должна четко обосновывать необходимость издания приказа и его назначение.
- Далее идет текстовая часть, в которой нужно расписать четкие поручения для ответственных должностных лиц и персонала.
- Документ должен подписать руководитель и перечисленные в нем ответственные лица.
К распорядительному документу нужно приложить текст самой инструкции, оба документа следует хранить вместе. После утверждения приказа генеральным директором он проходит процедуру регистрации. Затем с его текстом знакомят работников под роспись. Если работников много – они расписываются в специальном журнале или листе ознакомления.
В поручительной части приказа целесообразно прописать такие пункты:
- указание о введении инструкции по делопроизводству;
- сроки введения документа в действие;
- необходимость ознакомления заинтересованных сотрудников с текстом инструкции;
- назначение лица, ответственного за исполнение приказа (чаще всего руководитель организации возлагает эту функцию на себя).
Читайте также: Как составить номенклатуру дел
Надо ли ежегодно утверждать инструкцию
Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству нет необходимости издавать ежегодно. Обычно инструкция принимается на несколько лет. Но если в течение года изменилась структура самой организации или порядок документооборота в ней, в текст инструкции по делопроизводству также нужно внести корректировки. В таком случае потребуется издание нового приказа, в текст которого надо добавить пункт, отменяющий действие предыдущей инструкции.
Введение в действие новой инструкции по делопроизводству в организации сопровождается комплексом мероприятий:
- подготовка новых бланков документов, настройка программно-аппаратного обеспечения;
- обучение персонала новым правилам работы;
- внесение необходимых изменений в должностные инструкции и регламентные документы по делопроизводству.
