С 2020 года работодателей обязали передавать в ПФР «Сведения о трудовой деятельности». Записи из отчета СЗВ-ТД автоматически попадают в электронную базу, формируя электронную трудовую книжку каждого сотрудника. При этом на многих предприятиях возникает вопрос, кто же сдает СЗВ-ТД - кадры или бухгалтерия?
В каких случаях подается отчетность СЗВ-ТД
Сведения должны быть переданы в ПФР не позже 15 числа следующего месяца за отчетным. Работодатель заполняет СЗВ-ТД, если:
- на работу принят новый сотрудник;
- был оформлен постоянный перевод с одной должности на другую;
- сотруднику установили новую профессию, специальность или присвоили другую квалификацию;
- работник уволился из компании;
- вступило в силу постановление суда о лишении права занимать определенную должность или установлен запрет заниматься конкретным видом деятельности;
- компания переименовалась;
- от сотрудника было получено заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Все данные в отчет включаются на основании кадровых документов предприятия. Образцы заполнения сведений о кадровых мероприятиях вы найдете здесь.
Кто сдает СЗВ-ТД - кадровик или бухгалтер?
Законодательство возлагает ответственность за передачу отчетов на работодателей – компании и ИП с работниками. Руководитель вправе сам выбрать отдел, отвечающий за представление СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, или назначить уполномоченное лицо, которое будет заниматься подготовкой отчетности.
На небольших предприятиях обязанности отдела кадров часто переданы бухгалтерии, поэтому вопроса, кто будет заполнять и сдавать форму, у них нет.
В организациях с большим штатом отчетность в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды отправляет бухгалтерия, а трудовыми книжками и прочими документами, связанными с движением персонала, занимается отдел кадров. Кому же передать обязанности по предоставлению сведений в ПФР?
Читайте также: Нужно ли ИП сдавать СЗВ-ТД?
Почему ответственность за СЗВ-ТД стоит возложить на отдел кадров
Отчет СЗВ-ТД содержит персональные данные сотрудника. Что указывают в форме:
- фамилию, имя, отчество застрахованного лица;
- дату его рождения;
- номер СНИЛС.
Эту информацию получает отдел кадров при приеме на работу нового сотрудника.
В «Сведения о трудовой деятельности» заносятся кадровые события. Какие именно случаи нужно отражать в СЗВ-ТД, было перечислено выше. Прием, перевод, увольнение сотрудников - все это сфера деятельности кадровой службы предприятия.
Кроме того, цель новой отчетности – ведение трудовых книжек в электронном виде. Заполнением бумажных экземпляров трудовых занимается инспектор отдела кадров, поэтому логичное решение - доверить этому же лицу составление электронной формы ТК. Тем более, что обе записи, в ТК и СЗВ-ТД, должны быть идентичны (если сотрудник не выбрал электронную версию документа). Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки от работников тоже поступает в отдел кадров.
Еще одна причина для того, чтобы доверить заполнение СЗВ-ТД кадровой службе - сроки. Со следующего года информацию о приеме и увольнении нужно будет передавать в ПФР не позже следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. Кадровику, непосредственно оформляющему такие приказы, гораздо проще оперативно составить нужную форму и отправить ее в Фонд, чем бухгалтеру, занимающемуся совсем другой работой, отследить появление новых приказов по кадрам, своевременно заполнить и передать отчет.
Читайте также: Штраф за несдачу СЗВ-ТД
Стоит ли передавать обязанности по представлению СЗВ-ТД бухгалтерии
Финансовой и налоговой отчетностью организации, включая отчеты по страховым взносам, занимается бухгалтерия. Но формы для ПФР не содержат финансовых или стоимостных показателей. Отслеживать и оформлять кадровые изменения – задача кадровика, а не бухгалтера. Иногда ответственность за представление отчета в ПФР, даже при наличии отдела кадров, все равно возлагают на бухгалтерию. Вот список некоторых причин, из-за которых так происходит:
- у бухгалтера есть действующая ЭЦП для подписания документов, у кадровика - нет;
- у специалистов по кадрам нет доступа к программе отчетности, или выгрузка файла из имеющихся источников не организована;
- бухгалтерия чаще отслеживает изменения в законодательстве и обновляет программы;
- руководителю удобнее возложить ответственность за передачу отчетности на одного сотрудника, занимающегося отчетами;
- бухгалтеру привычнее учитывать сроки подачи различных форм и соблюдать их.
Исходя из практики, если в компании отчеты в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) сдает бухгалтерия, а не кадровики, вероятнее всего, заполнять и отправлять СЗВ-ТД также придется ей.
При выборе лица или отдела, ответственного за представление сведений в ПФР, надо учитывать все обстоятельства и уровень загруженности специалистов. Окончательное решение о СЗВ-ТД, кто сдает форму - кадры или бухгалтерия, принимает руководитель. При необходимости компания вправе назначить другое уполномоченное лицо или отдел, отвечающий за отчетность по трудовой деятельности сотрудников.
Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.
Читайте также: Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки
