Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки на предприятии
Издание приказа или распоряжения о назначении работника, ответственного за ведение трудовых книжек – это требование действующего законодательства. Подробно порядок ведения трудовых книжек установлен Приказом Минтруда России от 19.05.2021 №320н.
В ч. 3 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ говорится, что ЭТК, точнее, «Сведения о трудовой деятельности», могут предоставляться при трудоустройстве вместе с трудовой книжкой или взамен бумажного документа. Сведения обязательно выдаются работодателем в день увольнения сотрудника, а по запросу работника - в течении 3-х дней (рабочих). Минтруд разработал форму таких сведений – СТД-Р. Она заполняется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минтруда России от 10.11.2022 №713н.
Приказ о назначении ответственного лица следует издать в начале года, так как первые сведения в Социальный фонд по новой отчетной форме ЕФС-1 подаются с 01 января 2023 года. Отчет формируется не на всех работников. В него включаются данные только о тех сотрудниках, в отношении которых в предшествующем месяце произошло хотя бы одно из кадровых событий (п. 2.4 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996):
- прием на работу;
- увольнение;
- перевод на другую постоянную работу;
- подача работодателю заявления с просьбой продолжить вести его бумажную трудовую книжку или перейти на электронный вариант.
Ответственный за электронные трудовые книжки должен своевременно подавать требуемую отчетность в Социальный фонд: при приеме на работу или увольнении (заключении или прекращении ГПХ) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (заключения или прекращения ГПХ); при других кадровых событиях (перевод, переход на электронную трудовую книжку и т.п.) - не позднее 25 числа следующего месяца.
Читайте также: Пошаговая инструкция перехода на электронные трудовые книжки
Обычно ответственным за ведение ЭТК назначается работник кадровой службы или бухгалтерии, хотя уполномочить на эту деятельность можно любого сотрудника, который, по мнению работодателя, с ней справится. Когда предприятие небольшое, работа с ЭТК не будет занимать много времени. При отсутствии кадровой службы, работодатель вправе добавить ее к основным функциям одного или нескольких работников – за дополнительную плату и при наличии письменного согласия (ст. 60.2 ТК РФ). Если у работников, ответственных за ЭТК, при этом изменяются трудовые обязанности, с ними следует заключить дополнительное соглашение (ст.72 ТК РФ). В этом случае коррективы вносятся и в должностную инструкцию сотрудника.
В приказе нередко указывают, кто будет работать с ЭТК в отсутствие ответственного лица, например, по причине болезни, отпуска или служебной командировки. Если возложенные на работника обязанности по ведению электронных трудовых книжек носят временный характер, и не связаны с изменением условий договора, в приказе прописывается срок их исполнения.
Образец приказа ответственного за электронные трудовые книжки
Приказ составляется в свободной форме. В нем нужно максимально четко отразить, кто и чем будет заниматься в области ведения ЭТК на конкретном предприятии. Ниже приводится пример такого документа:
