Как вести электронные трудовые книжки

Вопрос, как вести электронные трудовые книжки (ЭТК), возникнет у работодателей сразу после новогодних праздников. С 2020 года начнется плавный переход к цифровой форме данного документа. Альтернативой заполнения бумажных бланков трудовых книжек станет подача в ПФР сведений о трудовой деятельности наемных работников в электронном виде. На основе данных, содержащихся в новом виде отчетности, будут формироваться электронные трудовые книжки.

Как будут вестись электронные трудовые книжки: общие правила

Порядок заполнения ЭТК, как и их форма, официально до сих пор не утверждены. На сайте Пенсионного фонда размещены проекты данных документов (формы СЗВ-ТД и СЗИ-ТД). Ожидается, что в ближайшие дни они приобретут статус нормативных актов.

Общие правила ведения ЭТК прописаны в двух федеральных законах, которыми внесены изменения в Трудовой кодекс РФ и в закон о персонифицированном пенсионном учете № 27-ФЗ от 01.04.1996:

• закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ;

• закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Фактически, ведение электронных трудовых книжек в течение наступающего 2020 года будет происходить параллельно с ведением обычных (бумажных) книжек работников. В отношении сотрудников, от которых в следующем году не поступит заявлений с просьбой продолжить вести бумажный документ или об отказе от него, работодатель обязан и дальше вносить записи в обе его трудовые книжки – электронную и бумажную. До тех пор, пока привычные бланки ТК не отменят вовсе.

В ЭТК, точнее – в сведениях о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД, должны указываться:

• сведения о работодателе (о месте работы гражданина):

  • наименование, информация о его изменении, реквизиты документов, на основании которых произошло переименование;

  • его регистрационный номер в ПФР;

  • ИНН, КПП;

• сведения о работнике: ФИО, СНИЛС;

• сведения о выполняемой сотрудником работе, ее периодах:

  • куда и когда принят на работу (если работник трудоустроен в структурное подразделение, оно тоже указывается);

  • на какую должность (в соответствии с имеющимся штатным расписанием);

  • какая работа ему поручается;

  • данные о переводе на другую работу (временный перевод не указывается, только постоянный);

  • когда и на каком основании был уволен;

  • реквизиты локальных документов, подтверждающие различные этапы трудовых отношений (договоров, приказов и т.д.).

Ведение трудовых книжек в электронном виде в 2020 году потребует и заполнения особых граф. В специальном бланке (отчетная форма СЗВ-ТД) нужно отметить, когда и какое заявление подал работник - с просьбой полностью перейти на ЭТК или о ведении трудовой книжки «на бумаге».

Заполненная форма СЗВ-ТД передается в Пенсионный фонд России - в бумажном или электронном виде. Однако право выбора имеет только тот работодатель, у которого трудятся менее 25 сотрудников, а если работников 25 и больше, отчетность подается только в форме цифрового документа, заверенного электронной подписью.

В электронный вариант трудовой книжки не планируется включать информацию об образовании и поощрениях сотрудника.

Работник будет получать от работодателя сведения о своей работе из ЭТК в виде документа по форме СЗИ-ТД. Такие сведения по запросу работника должны выдаваться в течение 3-х рабочих дней, а при его увольнении – в день прекращения трудового договора.

Читайте также: Кто должен сдавать СЗВ-ТД

Как вести электронные трудовые книжки - пошаговая инструкция для работодателей

Пока не ясно, будет ли у работодателей доступ к ЭТК через специальное программное обеспечение. Или им достаточно сдавать отчетность в ПФР, а заниматься ведением электронных трудовых книжек станет исключительно пенсионное ведомство. Сейчас можно говорить только о сроках и порядке сдачи сведений о трудовой деятельности.

В связи с переходом на электронное ведение трудовых книжек, работодателям следует предпринять следующие действия:

1. До 30.06.2020 (включительно) письменно сообщить каждому сотруднику об изменениях в трудовом законодательстве в отношении трудовых книжек, а также о том, что сотрудник вправе сам решить, нужно ли продолжать вести его бумажную трудовую книжку, или он готов полностью перейти на электронный аналог данного документа, и подать об этом соответствующее заявление.

2. Определиться, будет ли отчетность электронной или бумажной – в зависимости от числа наемных работников, технических возможностей и других обстоятельств.

3. Изучить правила заполнения формы СЗВ-ТД – предоставлять ее в 2020 году придется и организациям, и ИП, где есть хотя бы один наемный работник. Порядок заполнения вместе с проектом формы приведен в нашей статье.

4. Так как вести электронную трудовую книжку работодателю нужно за работников, с которыми заключен трудовой договор, отчетность сдается и по совместителям. Сведения подаются не по всем сотрудникам, а по подчиненным, в отношении которых в отчетном (предыдущем) месяце совершались кадровые мероприятия:

• прием / увольнение;

• перевод сотрудника на постоянную работу;

• подача заявления о ведении обычной ТК или ЭТК.

5. Подготовить и сдать первую отчетность по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г. следует не позже 15 февраля 2020 года. Если же подобные события в карьере сотрудника не происходили, сведения СЗВ-ТД на него подавать не нужно. При наличии кадровых мероприятий СЗВ-ТД сдается не позднее 15-го числа месяца, который следует за месяцем их проведения - такие сроки установлены на 2020 год. В 2021 году отчитываться о приеме на работу и увольнении сотрудника придется быстрее – до конца рабочего дня, следующего за днем оформления на работу/прекращения трудового договора. Для подачи сведений об остальных кадровых изменениях (перевод, подача заявления о ТК и т.д.) срок останется прежним – 15 число следующего месяца.

6. Подавая по сотруднику отчет СЗВ-ТД впервые, в нем потребуется указать также сведения о его работе по состоянию на 01.01.2020 г. Если в течение 2020 года кадровых изменений по работнику не было и СЗВ-ТД не подавался, эти сведения нужно будет предоставить в ПФР не позже 15.02.2021 г.