Правила ведения трудовых книжек

Об отмене трудовых книжек в их привычном бумажном виде говорится уже много лет. И с начала 2018 г. Правительство РФ перешло от слов к делу, объявив о поэтапном переходе к цифровым аналогам документа. Но Россия – страна большая, и реформы в ней проходят не быстро. Тем более, что у сторонников подобного перехода есть немало оппонентов, грозящих катастрофическими последствиями такого шага. Пока же правила ведения и хранения трудовых книжек («корочек») остаются актуальными, а, значит, их надо знать.

Законодательное регулирование вопроса

Ведение трудовых книжек и записи в них, а также хранение данных документов регулирует сразу несколько законодательных актов:

• Трудовой кодекс, где данному вопросу посвящена 66-я статья;
• Правительственное постановление о ведении трудовых книжек № 225 от 16.04.2003;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (разработана постановлением Министерства труда № 69 от 10.10.2003).

С 2003 года порядок ведения трудовых книжек в РФ практически не менялся, так как на протяжении 15 лет в указанные нормативные акты вносились лишь незначительные и немногочисленные правки.

Трудовые книжки: порядок учета ведения и хранения

Трудовая книжка (далее – ТК) является главным документом, подтверждающим стаж сотрудника, и свидетельствующим о его профессиональной карьере. Однако неправильное заполнение может превратить важный документ в сомнительную «бумажку», а несоблюдение правил хранения и вовсе приводит к его утрате.

Инструкция по ведению трудовых книжек-2018

На сегодняшний день действуют следующие основные правила:

1. Работодатель обязан вести трудовые книжки на всех подчиненных, проработавших у него более 5-ти дней.
2. Если гражданин впервые трудоустроился, ему должны оформить новую ТК в течение недели.
3. Вести трудовые книжки на каждого работника обязаны не только юридические лица (организации различной правовой формы), но и индивидуальные предприниматели.
4. В документ вносятся сведения:

• о каждой работе, на которую устраивался владелец книжки (указывается полное наименование работодателя, должность работника, время приема и увольнения, а также основание для расторжения трудового договора);
• о переводах – внешних и внутренних;
• о награждениях работника и поощрениях его труда (благодарности, госнаграды, ценные подарки и прочее);
• о работе по совместительству – если работник изъявляет желание ее вписать;
• о периоде прохождения военной службы;
• о профессиональном образовании сотрудника – на основании предоставленных дипломов.

5. Каждой записи присваивается порядковый номер, сокращения в них не допускаются.
6. В книжку не вносятся:

• сведения о дисциплинарных взысканиях (если только это не увольнение «по статье»);
• информация о поощрительных денежных премиях, выплаченных работнику.

Правила ведения трудовых книжек в РФ 2018 год никак не изменил. Но, возможно, что с введением электронной документации они постепенно утратят свою актуальность.

Хранение трудовых книжек

ИП и юридические лица – работодатели, обязанные вести трудовые книжки. Это правило установлено Трудовым кодексом. Но они также должны ответственно их хранить. ТК являются бланком строгой отчетности, и за ними необходимо установить строгий контроль.

Основные правила хранения трудовых книжек таковы:

1. Документы необходимо убрать в надежный сейф или специально оборудованное и охраняемое служебное помещение.
2. Работодатель, обеспечивающий сохранность трудовых книжек, обязан вести два журнала:

• об учете бланков ТК и ее вкладыша;
• о движении ТК (и вкладыша).

3. Испорченные бланки документов уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

Сколько хранится трудовая книжка, невостребованная работником или его родственниками (в случае смерти), определено специальным приказом Минкультуры № 558 от 16.02.2010. В нем говорится, что сроки хранения трудовых книжек длятся 75 лет (п. 664 приказа № 558).

Назначение ответственного лица

Лицо ответственное за ведение трудовых книжек назначается приказом руководителя организации. Обычно выбор падает на одного из сотрудников кадровой службы, а если она отсутствует, это полномочие возлагается на секретаря, делопроизводителя или работника бухгалтерии.

Приказ о трудовых книжках содержит:

• ФИО и должность ответственного лица;
• указание возлагаемой на него обязанности (ответственности);
• номер и дата оформления документа;
• подпись издавшего приказ руководителя.

На приказе также должна стоять подпись лица ответственного за ведение трудовых книжек. Тем самым он подтверждает свое согласие на исполнение данных полномочий.