Как сделать корректировку 2-НДФЛ
Если справка не прошла форматный контроль или ее отказался принимать инспектор, то она считается непредставленной. Налоговый агент получит протокол ошибок, исправит документ и подаст его заново — как первичный отчет с новой датой. Во всех остальных случаях нужно, когда в принятой отчетности обнаруживаются ошибки, потребуется или корректировать сведения, или отменять их вовсе.
В первом случае подается уточненная справка (корректирующая), которая исправит только те, данные которые ранее указывались неверно. В такой справке номер справки указывается первичный, но в поле «Номер корректировки сведений» проставляется порядковый номер уточненной справки. Если первичная справка имеет код «00», то первая корректировка будет обозначена кодом «01», вторая — «02», третья — «03» и т.д. Исправленный документ подают в форме, действовавшей в периоде, за который корректируется информация.
На заметку! Исправлена должна быть любая обнаруженная ошибка, кроме изменений, произошедших после сдачи сведений в ИФНС. Например, изменение персональной информации при смене паспорта, произошедшее после представления в налоговую инспекцию, не считается ошибкой компании и освобождает от подачи корректировки по этому поводу.
Пример 1. Как поменять статус налогоплательщика
Поле «Статус налогоплательщика» кодируется как «1», если сотрудник является налоговым резидентом и его доходы облагаются по ставке 13%. Код «2» применяется для обозначения нерезидентов, доходы которых подлежат налогообложению по ставке 30%.
Если доходы нерезидента облагались по ставке 13% (что на практике случается крайне редко), а код налогоплательщика в справке «1», обойтись только корректировкой справки невозможно. В корректирующей форме следует изменить код плательщика на «2» и пересчитать сумму начисленного и удержанного налога. Но поскольку удержать с работника недоначисленный НДФЛ за отчетный год невозможно, бухгалтер в разделе 4 должен проставить сумму дохода, с которого не удержан налог, и величину самого налога.
Пример 2. Не удержали налог с подарка работнику
Если бухгалтер не удержал НДФЛ с ооблагаемой доли ценного подарка, врученного работнику, то придется составлять корректировку. В ней нужно добавить неучтенную сумму дохода, пересчитать налоговую базу и исчисленный налог, а также указать сумму неудержанного налога.
Пример 3. Как исправить паспортные данные сотрудника
В 2-НДФЛ корректировка паспортных данных, если она вовремя исправлена налоговым агентом, не повлечет серьезных проблем, поскольку не потребует сообщать сотруднику о допущенной неточности. Агенту не придется уплачивать пени за неудержанные суммы налога в ИФНС, а впоследствии производить удержание НДФЛ. Нужно будет лишь внести изменения в указание данных паспорта, изменить код корректировки и дату справки.
Бланк по теме:
Справка о доходах и суммах НДФЛ (бывшая форма 2-НДФЛ) в 2024 году
Как аннулировать справку 2-НДФЛ
Если речь идет о данных, которых не было на самом деле, то придется их отменить. Так бывает, когда бухгалтер ошибочно сформирует справку на работника, который в отчетном году числился, но фактически дохода не получал. К примеру, женщина в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет получает пособие из средств соцстраха. Если она не совмещает отпуск с работой в режиме неполного времени, то работодатель ей ничего не начисляет и налоги не удерживает. Соответственно, и в справке такая женщина не фигурирует.
И если на нее были поданы сведения, да еще с указанием дохода, то корректировка здесь не поможет. Ее вымышленный доход нужно удалить из базы ИФНС, в противном случае налоговики будут ждать от работодателя ее удержанный налог. Для таких случаев предусмотрена аннулирующая справка — по сути та же самая, но в поле «Номер корректировки сведений» указывается код 99.
На заметку! Во избежание лишних вопросов от ИФНС к таким справкам желательно приложить сопроводительное письмо с перечислением внесенных исправлений.
Подача в ИФНС документов с недостоверной информацией карается наложением штрафа в размере 500 руб. за каждый такой документ (ст. 126.1 НК РФ). Однако предупредить наказание компания может, если сама обнаружит ошибку и представит уточненные данные до того, как о них станет известно инспекторам ИФНС.
Итоги
Есть три способа исправления ошибок в сведениях о доходах физлиц. Если справку не приняли, то она исправляется и подается заново как первичный документ. Когда справка принята, но сведения в ней недостоверны, то налоговый агент правит данные через корректировку. А если поданы данные, которые нужно отменить, то подается аннулирующая справка с кодом 99.
