Вопрос, как завести трудовую книжку впервые в электронном виде, особенно актуален для лиц, которые до 2021 года нигде не работали. Также им интересуются работники, пожелавшие заменить бумажный документ цифровым аналогом. Разница в том, что в первом случае открытие электронной трудовой книжки (ЭТК) является обязательным и единственно возможным, а во втором полный переход на ЭТК осуществляется в добровольном порядке – при согласии работника.
Как завести электронную трудовую книжку владельцу бумажного документа
Вначале следует отметить важный факт: независимо от воли работников, с начала 2020 года на каждого из них ведется ЭТК (Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019). Отказаться от электронного документа нельзя, можно лишь заявить о своем желании продолжить ведение бумажного аналога книжки.
Под электронной трудовой книжкой подразумеваются «Сведения о трудовой деятельности» сотрудников компании, аккумулируемые в цифровой базе ПФР (ст.66.1 ТК РФ). Ведение ЭТК заключается в заполнении работодателем персонифицированной формы СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 730п от 25.12.2019 (ред. от 27.10.2020), и передачей ее в Пенсионный фонд. В обязательном порядке в нее вносится следующая информация о работнике:
- о его приеме на работу (куда, на какую должность и т.д.);
- о его увольнении (основание, дата, причина);
- о его переводах на другую постоянную работу;
- об иных кадровых событиях.
Форма заполняется и подается по мере того, как эти события происходят.
До 31 декабря 2020 г. работающие граждане должны были определиться, хотят ли они, чтобы их бумажная трудовая книжка велась параллельно с ЭТК, то есть, чтобы вышеуказанные сведения об их работе вносились и в бумажный, и в электронный документ, или же полностью перейти на цифровой формат, отказавшись от заполнения бумажного бланка. Для этого им нужно было в указанный срок подать на имя руководителя организации заявление, отражающее его волю. Отсутствие какого-либо заявления означало, что работодатель обязан продолжить вести оба документа – бумажный и электронный.
В 2021 году и позже (в любое время) впервые полностью перейти на ЭТК вправе:
- Лица, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года официально нигде не работали, ранее заявление о переходе на ЭТК не подавали, но на этот день уже имели какой-то трудовой стаж. Например, если работник уволился 30.12.2020, не успев определиться, хочет ли он перейти на электронную трудовую книжку, он вправе подать соответствующее заявление по новому месту работы в 2021 году, или в другое время.
- Лица, которые на 31.12.2020 были трудоустроены, но не имели возможности в этот последний день заявить о своем желании перейти на ЭТК – находились в отпуске, на больничном, были отстранены от работы и т.д.
Так как завести трудовую книжку в электронном формате в этих случаях своевременно гражданин не мог, закон позволяет ему сделать это позже. Он впервые переходит на ЭТК, подав соответствующее заявление работодателю. Поскольку его бумажная трудовая книжка ранее хранилась в компании, работник под расписку получает ее на руки, и больше работодатель ее ведением не занимается.
В случае, когда, например, имеющий бумажную трудовую работник, нигде не работал по состоянию на 31.12.2020 г., а в 2021 году трудоустраивается на новое место, и сразу желает, чтобы ему вели только электронную трудовую книжку, он может подать заявление об этом непосредственно при приеме на работу. В этом случае сотрудник кадровой службы должен действовать в такой последовательности:
- оформить нового сотрудника на работу, приняв у него трудовую бумажную книжку и сделав в ней запись о приеме;
- выдать работнику бланк заявления о переходе на ЭТК и попросить его заполнить (если работник озвучил свое желание перейти на «цифру»);
- внести запись о переходе на ЭТК в трудовую и вернуть работнику этот документ под расписку.
Информация о том, что от работника поступило заявление о переходе на ЭТК, обязательно вносится в форму СЗВ-ТД и передается в Пенсионный фонд.
Перейти в любое время на ЭТК вправе и те, кто в 2020 году своевременно подал заявление о сохранении бумажной трудовой (п. 5 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Для этого также необходимо написать новое заявление работодателю, который выдаст бумажный документ работнику и подаст сведения о переходе на цифровой документ в ПФР.
Получив трудовую книжку на руки, работник должен заботиться о ее сохранении. В электронный аналог вносятся сведения лишь начиная с января 2020 года, более ранняя информация о трудовом пути гражданина в нее не включается. Поэтому сохранение бумажной трудовой книжки поможет работникам подтверждать наличие стажа за периоды до 31.12.2019 включительно. При необходимости внесения в ЭТК сведений о работе до 2020 года, работнику следует обратиться с бумажной трудовой в отделение ПФР с соответствующим заявлением (п. 6.1 ст. 2 закона № 439-ФЗ).
Как завести электронную трудовую книжку впервые устраивающимся на работу
У тех, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, никакого выбора нет. Бумажная трудовая книжка на них не заводится. Для таких работников формируется только электронная трудовая книжка в виде «Сведений о трудовой деятельности» (п. 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Соответственно, никаких заявлений от них не требуется, все происходит в автоматическом режиме.
