Согласно требованиям законодательства субъектом предпринимательства должна ежегодно проводиться инвентаризация имущества и финансовых обязательств. В комплексе инвентаризационных мероприятий, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, в распоряжение которых в течение финансового года производилась выдача средств для целевого расходования, является одним из наиболее важных направлений.
Правовые регуляторы
Проведение, регламент процедуры, периодичность и действия субъекта хозяйствования по результатам инвентаризации в Российском правовом поле регламентируют:
- п. 26 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» утвержденного Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998 года;
- «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденные Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 года.
Инвентаризация расчетов: понятие и цели
Ежегодная инвентаризация расчетов – внутренняя аудиторская проверка имущества, активов, отчетов по подотчетным выплатам, и прочим финансово-хозяйственным операциям.
Целью проведения такой проверки является:
- проверка соответствия фактических данных учетным;
- выявление случаев нарушения документального оформления финансово-хозяйственных операций, в том числе – по оформлению и своевременной сдаче отчетов по выдававшимся подотчетным суммам;
- проверка и подтверждение использования авансов, выданных под конкретные нужды, согласно их целевому назначению.
Инвентаризация расчетов
Положениями пунктов 1.6 и 1.6 Методических указаний законодатель устанавливает критерии, при которых до начала работы с годовой отчетностью собственник обязан проводить инвентаризацию, в том числе обязательная ежегодная инвентаризация предусмотрена и по расчетам с персоналом.
Под это направление в инвентаризационных мероприятиях подпадает проверка:
- сч.сч. 68, 69 – обязательные начисления (налоги и взносы) на зарплату и иные виды доходов;
- сч. 70 – расчеты по оплате труда персонала предприятия;
- сч. 71 – расчетов с подотчетными лицами;
- сч. 73 – расчетов по претензиям, займам, иным финансовым операциям.
Порядок проведения инвентаризации расчетов регламентирован пунктами 3.44 – 3.48 Методических указаний (приложение к приказу Минфина РФ № 49 от 13.06.95 г. в редакции от 08.11.2010)
Инвентаризация подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами
Одно из наиболее масштабных направлений в инвентаризации – проверка работы с подотчетными суммами и расчетов с подотчетными лицами, поскольку несоблюдение требований в этом сегменте учета может привести к нарушениям в бухучете и налогообложении.
Перед проведением инвентаризации подотчетных сумм, комиссия обязана установить наличие распорядительных документов текущего финансового года, регламентирующих осуществление расчетов с подотчетными лицами, к числу которых относятся нормативные локальные акты, утвержденные руководителем предприятия:
- приказ, утверждающий
- список сотрудников, которым могут быть выданы авансовые суммы на целевые нужны под отчет,
- порядок предоставления отчета по израсходованным подотчетным суммам, сроки сдачи авансовых отчетов и подтверждающих финансовых документов;
- список сотрудников, наделенных полномочиями определять необходимость и объемы целевых трат, отдавать распоряжения подотчетным лицам и выдачу подотчетных наличных сумм.
Согласно нормам пункта 6.3 Указаний Банка России № 3210-У от 11.03.14 г., инвентаризация подотчетных сумм включает в себя:
- соответствие установленной процедуре и регулярность проведения внутреннего аудита расчетов с подотчетными лицами;
- анализ состояния аналитического и синтетического учета расчетов с лицами, привлекаемыми к работе с подотчетными суммами;
- соблюдение сроков предоставления, наличие подтверждающих финансовых документов, полноту и правильность оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;
- достоверность отражения в регистрах бухучета операций по расчетам с подотчетными лицами и отчетности по ним;
- тождественность сведений, внесенных в учетные регистры сведениям, отраженным в авансовых отчетах.
Читайте также: Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Инвентаризация расчетов с персоналом
Ежегодная и глубокая инвентаризация расчетов с персоналом по оплате труда позволяет избежать не только документационных и расчетных ошибок в бухучете, доначисления налогов, образования кредиторской и дебиторской задолженности, но и возникновения трудовых споров, разрешение которых подпадает под юрисдикцию судебных инстанций.
При проведении инвентаризации по расчетам с персоналом комиссией проверяются:
- верность начисления сотрудникам причитающихся им сумм по оплате труда, их соответствие регламентирующим документам (трудовому договору, штатному расписанию, тарификационной сетке, и проч.);
- соответствие начисленных и выплаченных сумм по оплате труда положениям локальных распорядительных актов (табелям учета рабочего времени, приказам о премировании и доплатах, штатному расписанию);
- соответствие начисленных работникам сумм Положению о системе оплаты труда на предприятии;
- правильность и правомерность начислений:
- надбавок за классность и квалификационный разряд (в том числе, проверяются аттестационные документы работников, их подтверждающие),
- доплат к окладам и компенсаций,
- вознаграждений и премий,
- оплаты сверхурочных,
- выплат материальной помощи.
Инвентаризационная комиссия должна проверить и обобщить информацию:
- по сч. 70
- о расчетах с персоналом по заработной плате и иным выплатам аналогичного характера (в том числе – выплате доходов по ЦБ и акциям);
- по сч. 764
- о расчетах с персоналом по начисленным, но не выплаченным суммам.
В ходе инвентаризации подлежат проверке документы, на основании которых производится начисление заработной платы и иных видов оплат работникам. К таковым относятся:
- Коллективный договор;
- Положение о системе оплаты труда;
- приказы об установлении размера оплаты труда, премировании, доплатах, надбавках, привлечении к работе в выходные и праздничные дни, оплачиваемых и льготных отпусках, внесистемных выплатах, и проч.;
- табеля учета рабочего времени;
- акты выполненных работ (для конкретных случаев);
- наряды на выполнение работ;
- платежные (либо расчетно-платежные) ведомости;
- лицевые счета по начислению з/п.;
- больничные листы,
- командировочные листы.
При выявлении в ходе инвентаризации по расчетам с персоналом по оплате труда фактов нарушений – недоначислений, переплат, либо несоответствия размера оплат, установленному регламентирующему документу, информация о нарушениях отражается в Акте инвентаризации.
Все выявленные нарушения должны быть исправлены в соответствии с установленной процедурой.