Общие правила предоставления командировки
Командировка за границу предоставляется работнику на основе разработанных предприятием локальных нормативных актов в рамках своей компетенции и с учетом норм действующего трудового законодательства, а также коллективных договоров (соглашений). Данное право предоставлено работодателям, за исключением физлиц - не ИП, на основе п. 1 ст. 8 Трудового Кодекса РФ.
Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (ред. от 01.03.2023) установлены особенности направления работников в служебные командировки. Документ утрачивает силу с 01.09.2025 в связи с изданием постановления Правительства РФ от 16.04.2025 № 501.
Основанием для предоставления командировки вне места постоянной работы на установленный срок является решение работодателя в письменной форме. При этом на законодательном уровне не установлен вид документа для такого решения.
Правом работодателя является оформление решения о предоставлении командировки в виде самостоятельно разработанного документа. Как правило, решение руководителя выражается в приказе или распоряжении. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 установлены унифицированные формы приказов по формам Т-9 (при отправлении в командировку одного работника) и Т-9а (при командировании нескольких сотрудников).
Причем, по закону, оформление служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о выполненной работе в командировке не обязательно (письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427). Фактический срок пребывания сотрудника в командировке устанавливается исходя из способа проезда в командировку и обратно (например, по проездным документам командированного лица).
Не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки работником оформляется авансовый отчет с приложением к нему подтверждающих расходы документов. В зависимости от того, на каком транспорте перемещался, это могут быть, например, распечатки электронного билета, билет (включая оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей), а по жилью – документы о найме жилого помещения: счет на оплату, чек ККТ, договор аренды жилого помещения и др.
Работнику при направлении его в заграничную командировку дополнительно возмещаются (на основании подтверждающих документов):
- расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автотранспорта;
- расходы на оформление обязательной медстраховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются!
Статья по теме: Начисление зарплаты во время командировки Зарплата во время командировки штатного сотрудника рассчитывается исходя из среднего заработка. О том, как рассчитать этот показатель в 2023 году, какими проводками отразить начисление и выплату в 1:С пойдет речь в сегодняшней публикации. Кроме того, в рекомендации, на конкретном примере рассмотрим основные нюансы, с которым может столкнуться бухгалтер при начислении заработной платы сотруднику за время его пребывания в служебной командировке. ПодробнееУчет срока командировки
В зависимости от сложности и объема необходимых для исполнения работ, определенных на основании служебного поручения, работодатель устанавливает срок командировки работника. Сотрудником отдела кадров в табеле учета рабочего времени делается запись о продолжительности рабочей командировки за границу в днях.
В табеле учета рабочего времени и рабочие, и выходные дни командировки обозначаются кодом "К" или "06". Выходные дни, в которые работник был в пути или работал, обозначаются кодами "К/РВ" или "06/03".
На заметку! Фактический срок нахождения работника в командировке определяется на основании предоставленных работником документов, подтверждающих проезд до места командирования и обратно до места постоянной работы. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещают расходы по найму жилья, подтвержденные соответствующей документацией.
Датой пересечения государственной границы РФ считается дата отметки пограничной службы в загранпаспорте работника. В случае поездки в командировку в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, где пограничниками не делаются отметки о пересечении госграницы, даты пересечения границ определяются по проездным документам (билетам).
Компенсация расходов и авансовый отчет
Работник, отправляясь в командировку, имеет право на получение от работодателя аванса для покрытия расходов на проезд, найм жилого помещения и иных расходов, связанных с пребыванием вне места работы.
К сведению! Не облагаемая НДФЛ и страховыми взносами норма суточных при командировках за границу в 2025 году составляет 2500 руб. за день командировки. Законом установлена и сумма в 3500 руб. в день, но это касается, в частности, работников с разъедным характером работы (в пути). Но поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не считаются! Поэтому при зарубежной командировке необлагаемой будет сумма 2500 руб. в день.
Суточные могут быть рассчитаны в большем объеме по решению руководителя предприятия путем издания локального нормативного акта об установлении норм суточных. Ориентиром для определения их размера при командировках за границу могут служить нормативы суточных для бюджетных учреждений, установленные постановлением Правительства от 26.12.2005 № 812 (в ред. от 28.10.2022).
Суточные могут быть рассчитаны в валюте и выданы работнику одним из трех способов (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона о валютном регулировании):
- Наличными из кассы (выписка расходного кассового ордера).
-
При вручении корпоративной банковской карты в валюте (п. 2.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием).
-
Путем перечисления валютных средств на личную банковскую карту сотрудника.
При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При следовании на территорию РФ дата пересечения госграницы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Расчет аванса, а также возврата неизрасходованной его суммы в случае оформления суточных в иностранной валюте осуществляется на основании норм закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (в ред. от 28.12.2024).
Пересчет в рубли компенсации расходов, выплаченных работнику в иностранной валюте (в том числе суточных), производится по курсу Банка России на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке (п. 5 ст. 210, пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Если аванс выдан в валюте, расходы указывают и в рублях, и в валюте, а если аванс в рублях - то только в рублях. В бухгалтерских программах валютные и рублевые расходы оформляют отдельными авансовыми отчетами.
Важно! Размер суточных в иностранной валюте определяйте по установленным в организации нормам за дни нахождения на территории иностранного государства (включая день выезда из РФ, но исключая день возвращения в РФ).
При однодневных командировках за границую суточные в в инвалюте выплачивайте в размере 50% от нормы расходов на выплату суточных.
Приведем пример расчета суммы суточных при зарубежной командировке:
Сотрудник ООО «Пример» Сидоров командирован руководителем в Анкару. Согласно установленным на предприятии нормам (Положению о командировке), суточные при поездке в Турцию составляют 50 евро в день. Во второй половине января 2025 года Сидоров пробыл в командировке за пределами РФ четыре дня. Суточные были выданы ему накануне отъезда в командировку в размере 200 евро (50 евро x 4 дня).
По возвращении из командировки Сидоров составил авансовый отчет, который был утвержден руководителем организации также в январе 2025 г.
Зарплата Сидорову за вторую половину января 2025 г. была выплачена 7 февраля 2025 года.
Курс ЦБ РФ на 31 января 2025 г. для 1 евро составил 102,7782 руб.
Таким образом, рублевая сумма суточных составила 20 555,64 руб. (200 евро x 102,7782 руб/евро).
Внимание! Документы, составленные на иностранном языке, в обязательном порядке должны быть переведены на русский язык. Перевод может быть произведен специалистами самой организации или с привлечением переводчика.
Налогообложение суточных
На суточные в части превышения 2 500 руб. в день начисляют НДФЛ и взносы по единому тарифу. В приведенном выше примере рублевая сумма суточных составила 20 555,64 руб. (200 евро x 102,7782 руб/евро).
Сумма превышения суточных над нормативом составила 10 555,64 руб. (20 555,64 руб. - (2 500 руб. x 4 дня). С этой суммы бухгалтер исчислил НДФЛ, удержал его в день выплаты зарплаты за вторую половину января (7 февраля 2025 года) и перечислил в бюджет в качестве ЕНП не позднее 28 февраля 2025 года. Сумма налога составила 1 372 руб. (10 555,64 руб. x 13%/100%).
ИП (компаниии)-налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога за период с 1-го по 22-е число текущего месяца не позднее 28-го числа текущего месяца, за период с 23-го числа по последнее число текущего месяца — до 5-го числа следующего месяца, а за период с 23 по 31 декабря — до последнего рабочего дня текущего года.
Про учет расходов по загранкомандировкам читайте в Типовой ситуации от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к информационно-правовой системе, то бесплатно получите пробный демодоступ.
Особенности предоставления заграничной командировки в 2025 году
Согласно данным Банка России, до 09.09.2025 для оплаты расходов по зарубежным командировкам юрлица - резиденты могут получить наличные доллары США, японские иены, фунты стерлингов и евро исходя из установленных в соответствии с законодательством РФ нормативов оплаты. На иные валюты ограничений нет (Информация Банка России от 07.03.2025).
Статья по теме: Оплата выходных в командировке Оплата командировки в выходной день должна быть произведена согласно ТК РФ. В публикации вы найдете ответы на многие вопросы, с которыми сталкивается расчетчик в подобных ситуациях. На конкретном примере мы покажем, как следует начислять заработную плату в 1:С за выходные, проведенные в командировке в 2023 году. ПодробнееИтоги
Бухгалтеру довольно часто приходится сталкиваться с оформлением командировки. Однако, командировки за границу встречаются реже. Для правильного оформления всех документов, подтверждающих отправление сотрудника в командировку за рубеж, а также для достоверного расчета суточных расходов в этом случае необходимо учесть ряд нюансов, рассмотренных в данной статье.
