Оплата выходных в командировке

Как оплачивается командировка в выходные дни

Время, проведенное сотрудником в дороге или месте командирования в выходные или праздничные дни необходимо оплатить так же, как если бы он был вызван на работу по основному месту службы. Так, если сотруднику за отработанный в командировке день предоставляется отгул, то оплату необходимо произвести в одинарном размере. День отгула не оплачивается. 

Если же отгул не предоставляется или сотрудник от него отказался, то способ расчета заработной платы за этот день зависит от того, из чего складывается его основная заработная плата:

• сотруднику установлена часовая ставка — оплату необходимо произвести в размере не менее, чем по двойной часовой ставке;
• применяется сдельная система оплаты труда — оплатить выходной день в командировке необходимо по двойной сдельной расценке;
• оплата командировки сотрудникам, трудоустроенным на условиях постоянного оклада, зависит от выполнения ими месячной нормы труда:
• если работа в выходной день выполнялась в пределах месячной нормы, то оплата производится в размере, не менее одинарного;
• если же работа выполнялась сверх месячной нормы, то оплата не может быть ниже двойной дневной или часовой ставки.

На заметку! Если в выходной или праздничный день сотрудник был занят только часть рабочего дня, то в повышенном размере необходимо оплатить только фактически отработанное время.

В некоторых случаях, еще до отправления сотрудника в командировку, известно, что ему предстоит работать в выходной или праздничный день. Как правило такие ситуации возникают в компаниях, которые занимаются обслуживанием производственного оборудования. Это необходимо, чтобы не останавливать производственный процесс, что позволяет производственникам в срок выполнить поставленный перед ними план. В таких случаях, при оформлении приказа на командировку, в нем указываются особые условия труда сотрудника, отправляющегося в командировку.

До сих пор, мы рассматривали ситуации, когда командированный сотрудник был занят выполнением своих непосредственных трудовых обязанностей. Однако, немало иных оснований, когда работнику, находящемуся в командировке в выходной день, также необходимо начислить заработную плату в двойном размере:

1. Выезд в командировку и возвращение из нее, т.е. время нахождения в пути, приходящееся на выходной и праздничный день необходимо идентифицировать как работу в выходной день. При этом в повышенном размере оплачиваются только те часы, которые работник может подтвердить документально проездными билетами. Если, согласно билетам, сотрудник прибыл из командировки в 01:00, и нет документов, подтверждающих задержку рейса, то оплате в двойном размере подлежит только один час.
2. За время ожидания во время задержки или отмены рейса.
3. Нередки ситуации, когда сотрудник направляется в командировку в местность, в которой действует отличный от домашнего часовой пояс. Может возникнуть ситуация, при которой, согласно билетам, выписанным по московскому времени, сотрудник вернулся из командировки в будний день, однако по факту местного времени это уже выходной день. Чтобы избежать подобных ситуаций, в компании следует разработать порядок, согласно которого будет приниматься в расчет время прибытия или убытия командированного лица.
4. В качестве еще одного нестандартного примера можно привести ситуацию, когда сотрудник, находясь в заграничной командировке выполняет свои служебные обязанности в день, который в его стране является выходным или праздничным, а в стране назначения рабочим. Ответ в данном случае однозначный: если человек работал, то этот день должен быть оплачен ему в двойном размере, т.к. оплата устанавливается по графику командирующей организации, а не по графику организации, на территории которой выполняются работы.

Еще больше полезной информации об оплате выходных дней в командировке - в "КонсультантПлюс". Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Расчет суточных за выходные в командировке

Суточные – компенсационная выплата командированному сотруднику на погашение дополнительных расходов, возникающих в виду нахождения вне места постоянного проживания. Работник имеет право распоряжаться суточными по своему усмотрению. Отражать их в авансовом отчете нет необходимости, т.к. суточные не относятся к группе целевых расходов.

Планирование размера суточных осуществляется с учетом длительности рабочей поездки и места командирования (командировка по России или зарубежная поездка).

Выплатить суточные командированному сотруднику необходимо:

• за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни;
• за все дни нахождения в пути, в том числе и за дни отправления в командировку и возвращения из нее;
• за дни вынужденной задержки по объективным причинам.

Как мы видим, согласно законодательства, суточные положены и за рабочие, и за выходные дни, если сотрудник находится в командировке. При этом, рассчитывать суточные за выходные и праздничные дни в двойном размере не нужно. 

Оплата выходных в командировке: учет командировочных расходов

Направляя работника в служебную поездку, организация берет на себя ответственность сохранить за командированным средний заработок на дни нахождения в командировке, а также покрыть 100% расходов на проезд, проживание и иных обоснованных расходов, непосредственно связанных с выполнением командировочного задания.

На время выполнения служебного задания с выездом за пределы основного места работы за сотрудником сохраняется его средний заработок. В учете начисление командировочных отражается следующей бухгалтерской записью:

Кроме оплаты труда, при направлении в командировку сотруднику, на основании предварительного расчета, выплачивается аванс на предстоящие расходы, за которые (кроме суточных) сотруднику придется отчитаться, подтвердив понесенные расходы подтверждающими документами.

Запрос на выдачу компенсационных средств может выглядеть следующим образом:

Порядок учета командировочных расходов всецело зависит от цели самой поездки. С учетом особенностей задания, понесенные в служебной командировке расходы, на основании авансового отчета необходимо отразить в учете следующими бухгалтерскими записями:

В случаях, когда оплата командировочных расходов осуществляется не сотрудником, а организацией, то бухгалтерские записи выглядят следующим образом:

Приобретая для сотрудника проездные билеты, учесть их следует на счете 50.03 «Денежные документы»:

Отправляя сотрудника в заграничную командировку, работодатель может выдать аванс как в рублях, так и в иностранной валюте. Аванс, выданный в валюте необходимо пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи. До момента представления авансового отчета, вне зависимости от колебаний курса валюты, рублевая сумма аванса не пересчитывается.

Бухгалтерская запись в подобной ситуации выглядит следующим образом:

Рассчитывая суточные, следует учитывать момент въезда и выезда сотрудника из РФ. При въезде – суточные рассчитываются в рублях, при выезде – в валюте. При этом датой пересечения границы следует считать отметку, сделанную в загранпаспорте пограничными службами либо по проездным документам.

На заметку! По итогам авансового отчета недостача или перерасход возмещаются не только в рублях, но и в валюте.

Сумма неиспользованного аванса в валюте, на дату утверждения авансового отчета перестает быть авансом. Ее необходимо пересчитать в рубли на дату представления авансового отчета. При этом курсовая разница включается в состав прочих доходов или расходов:

Бывают случаи, когда командированный отправляется в служебную поездку без аванса на расходы. В таком случае, расходы возмещаются по данным утвержденного авансового отчета, подтвержденного сопроводительными документами. В учете необходимо сделать следующие проводки:Если в виду обстоятельств работодатель отменил командировку и вернул билеты, то в учете появятся проводки:

Учет НДС по приобретенным проездным документам зависит от предоставленных перевозчиком документов. Если налог выделен в самом проездном документе и к нему прилагается счет фактура, то входной НДС можно учесть на 19 счете.

Важно! Счет-фактура должен быть выписан на организацию, а не на командированное лицо, т.к. в данном случае не физическое лицо выступает в роли плательщика косвенного налога.

Приобретение электронного проездного билета необходимо рассматривать как оплату услуг сторонней организации. Обусловлено это тем, что информация о перевозке представлена в электронно-цифровом формате и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками. Электронный билет не имеет бумажной формы, в связи с чем не может быть учтен в кассе организации как денежный документ.

Проводка по приобретению электронного проездного билета отражается следующей записью:

Подробным образом мы рассказали, как необходимо учитывать командировочные расходы в бухгалтерском учете. Отдельно обращаем внимание, что все командировочные расходы отражаются в учете по факту вне зависимости от того, производились они в выходной или будний день.

Пример расчета оплаты за командировку в выходные дни

В январе 2023 года, сотрудник ООО «Х» был направлен в командировку. Срок командировки 3 дня. При этом время пребывания сотрудника в командировке совпало с праздничными днями: с 4 по 6 января.

За дни командировки компания обязана начислить сотруднику оплату исходя из его среднего заработка. Расчетным периодом является январь 2022 – декабрь 2022 года и составляет 247 рабочих дней. Должностной оклад сотрудника составляет 196 442,61 руб. В течении расчетного периода, сотрудник несколько раз направлялся в служебные командировки, а также дважды брал положенные ему дни отпуска. Кроме того, за 2022 год сотрудник предоставил несколько листков нетрудоспособности. Суммы, начисленные за периоды болезни и отпусков, при расчете среднего заработка необходимо исключить. Общее количество дней, подлежащих исключению из расчетного периода, составляет 41 день.

База для расчета среднего дневного заработка складывается из следующих выплат:Расчет суммы выплаты за дни нахождения сотрудника в командировке, с учетом того, что все дни командировки пришлись на праздничные дни выглядит следующим образом:

Итоги

В двойном размере оплачивается средний заработок сотрудника за дни, проведенные в служебной поездке. Все остальные компенсационные выплаты возмещаются сотруднику по факту при предоставлении подтверждающих документов. Размер суточных не зависит от того, черным или красным цветом выделен командировочный день в календаре.