Справка о нахождении в командировке сотрудника (образец)

Когда, кто, для чего оформляет справку о пребывании в командировке

Данный документ выдает наниматель по просьбе работника, находившегося установленное время в служебной поездке. Собственно оформлением занимается обычно отдел кадров, а наниматель одобряет, визирует документ. На подписанном документе проставляется также печать организации.

Настоящая справка является документальным подтверждением того, что командированный обоснованно уезжал в другую местность (город, регион, страну, иное). То есть отсутствовал (не явился) по уважительной причине, так как находился в служебной поездке.

Она выполняет функцию оправдательного документа и может понадобиться работнику при разных обстоятельствах. Например, когда нужно обосновать свое отсутствие в тех либо иных инстанциях, структурах: ЗАГС, ИФНС, учебном заведении, суде, полиции. Ее также можно предъявить для пересчета (уменьшения) оплаты услуг ЖКХ, которые во время отсутствия жильца не потреблялись.

Работнику в зарубежную командировку выдан аванс в долларах путем перечисления на его банковскую карту. В командировке он производил расчеты в юанях, но справки по конвертации долларов в юани не предоставил. Сумму выданного аванса работник не превысил. В каком порядке данные расходы отражаются в авансовом отчете? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ. Это бесплатно.

Как командированному запросить справку

Инициатором оформления справки о нахождении в командировке всегда является командированный работник (он же получатель справки). Он должен подать нанимателю письменное заявление произвольной формы, которое при подаче подлежит регистрации.

Именно письменное заявление, а не устная просьба – своего рода гарантия того, что нужный документ оформят и выдадут. Подобное требование при выдаче документов, связанных с работой, предусматривает ТК.

ТК (ст. 62) обязывает нанимателей оформлять, выдавать работникам по заявлению документы, которые связаны с работой!

Наниматель обязан отреагировать на заявление командированного и выдать ему соответствующую справку за 3 раб. дня. Отказать и не выдать ее он не имеет права (ст. 62 ТК).

Таким образом, письменное заявление (запрос) – основание для оформления документа, удостоверяющего факт пребывания в служебной поездке. При поступлении такого заявления наниматель дает соответствующее распоряжение о его оформлении, которым далее занимается компетентный кадровый работник.

Форма, особенности составления документа

Кадровый работник, составляющий справку о пребывании в служебной поездке, должен исходить из документов, сопровождавших оформление самой поездки. Среди них отметим:

• документ уведомительного характера, который оформляется с целью получения согласия отдельных категорий работников на грядущую командировку (ст. 259, 268, 203, 264 ТК, ст. 23 ФЗ № 181 в послед. ред. от 29.10.2024);

Например, наниматель должен посредством такого уведомления получить согласие на служебную поездку у работницы с детьми до 3 лет (при отсутствии медицинских запретов).

• приказ нанимателя о командировке;
• авансовый отчет, составленный командированным лицом по возвращении.

Сведения, указанные в справке о командировке, должны полностью соответствовать тому, что прописано в этих и иных имеющихся «командировочных» документах. Тем не менее типовая форма, специальный порядок оформления, электронный формат для нее не установлены. Поэтому составлять ее следует произвольно, как и остальные справки, касающиеся работы, выдаваемые нанимателем. Можно также разработать для таких целей собственный бланк.

Следует понимать, что это официальный документ, который подтверждает определенные факты трудовой деятельности, имеет юридическую значимость. Поэтому оформляют его по большей части на фирменном бланке компании, при этом придерживаются обычной структуры документа, включают такие сведения:

1. «Шапка» документа:

• данные лица (Ф. И. О., должность, название организации, иное), которому командированный работник будет предъявлять справку (либо обобщенная отметка «для предоставления по месту требования»);
• название документа – может быть не только «Справка», но и иное, более подробное название, например «Подтверждение нахождения в командировке»;
• №, дата регистрации выдаваемого документа.

2. Основная часть:

• подтверждение того, что конкретный работник (указывается его Ф. И. О., должность) был командирован (уточняется место, цель, срок служебной поездки).

3. Заключительная часть:

• подпись нанимателя (главы организации) с расшифровкой.

Условный образец: как составить справку, чтобы подтвердить служебную поездку

С заявлением о выдаче справки к директору кредитной организации обратилась сотрудница С. М. Цыбульская. Работая в должности специалиста по операциям на межбанковском рынке, С. М. Цыбульская одновременно учится в КузГТУ (г. Кемерово).

Справкой о командировке, образец которой представлен далее, работница собирается подтвердить период отсутствия в вузе (03.03.2025 – 07.03.2025), совпавший со служебной поездкой. Оформляемая справка адресуется ректору университета, но документ не содержит данных адресата, а включает лишь отметку «по месту требования».

Сотрудник кадрового отдела кредитной организации оформил справку на фирменном бланке (где есть все необходимые реквизиты) следующего содержания:

По месту требования

Справка

№ 5-10 от 12.03.2025

Настоящим подтверждаем, что специалист по операциям на межбанковском рынке С. М. Цыбульская находилась в служебной поездке в г. Ялте с 03.03.2025 по 07.03.2025.

Директор Медков /Медков Н.И. /

Скачать образец справки

Итоги

Справку о пребывании в служебной поездке выдает наниматель за 3 раб. дн. на основании заявления, поданного командированным работником. Она подтверждает уважительную причину и фактическое время отсутствия работника, предоставляется по месту требования (оформляется для вузов, ИФНС, судов, проч. инстанций).