Особенности направления работников в служебные поездки в 2025 г.
С 01.09.2025 действует обновленное Положение о командировках, утв. постановлением Правительства № 501 от 16.04.2025. Предшествующее Положение № 749 с сентября утрачивает силу и применяться не будет.
Бланк по теме: Положение о служебных командировках 2025 годаПрежний порядок направления в служебные поездки тем не менее не поменялся. Как и ранее, с сентября 2025 г.:
- В командировку для выполнения служебного поручения отправляет наниматель постоянных работников. Ее продолжительность тоже определяет наниматель с учетом сложности, особенностей задания.
- Оформляя командировку, издают приказ, используя обычно ф. № Т-9 (ОКУД 0301022). Помимо этого, выплачивают командированному суточные, а также возмещают сопутствующие расходы (ст. 168 ТК).
- Командированный, вернувшись из поездки, должен за 3 раб. дн. составить и сдать авансовый отчет, приобщив к нему документы, которые обосновывают фактические командировочные траты.
Как оформить командировку работника, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в к справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Изменения с 01.09.2025
Положение № 501 уточняет отдельные нормы (см. п. 6 и 9):
- При поездке на собственном, служебном транспорте либо эксплуатируемом по доверенности нужно предъявлять конкретные проездные документы. В их число входит путевой и маршрутный лист, кассовые чеки, квитанции, билеты, счета и проч. документы, удостоверяющие маршрут следования.
- Помимо этого, в обновленном Положении появилась формулировка из ТК о том, что отныне возмещению подлежат траты, которые совершены командированным работником «с разрешения или ведома» нанимателя.
Отображение служебной поездки при работе с 1С: что предполагает
При оформлении командировки в 1С 8.3 «Бухгалтерия» отображению подлежат командировочные расходы, включая суточные. На основании авансового отчета, предоставленного командированным лицом после приезда, отображают возвращенные им средства, возмещение трат. Кроме этого, показывают суточные, выплачиваемые сверх нормы, и НДФЛ, взносы с них.
Кадровую документацию (приказ, удостоверение для командированного) можно оформить в 1С:ЗУП. Для этого сначала нужно активировать настройку «Командировки» (через «Настройка состава начислений и удержаний» – «Учет отсутствий»). Затем сформировать идентичный по названию документ «Командировка» (либо «Командировка группы», если в поездку отправляют несколько сотрудников). Далее с этого документа формируется и распечатывается приказ. Затем выполняются иные действия для отображения командировочных расходов.
Статья по теме: Суточные в командировке в 2025 году Суточные в 2025 году по России и за рубежом работодатели по-прежнему обязаны выплачивать своим сотрудникам, находящимся в служебных командировках – правила в целом не поменялись, но отдельные особенности и изменения работодателям следует учесть. Об этом пойдет речь в статье. ПодробнееОперации, отображаемые по командировке через 1С:Бухгалтерия
Допустим, работника компании отправили в командировку по РФ на неделю. Перед отъездом на работе ему выдали суточные наличными (т. е. деньги под отчет) из кассы. Часть выплаченных суточных (выше установленного лимита) облагается НДФЛ, взносами.
На данном примере покажем, как провести командировку в 1С 8.3 «Бухгалтерия», отобразив такие операции: выдачу суточных командированному, авансовый отчет, предоставленный после его возвращения, сверхнормативные суточные и НДФЛ, взносы с них.
1. Выдача суточных до поездки.
Выплату командированному работнику суточных из кассы можно показать через следующую цепочку:
«Банк и касса» (нач. страница) – разд. «Касса» – «Кассовые документы» – вкладка «Выдача».
Далее необходимо заполнить, провести и закрыть открывшуюся форму документа «Выдача наличных» (РКО). Тогда появится проводка Дт 71.01 Кт 50.01 указывающая на то, что сотруднику из кассы выдали под отчет денежные средства.
2. Формирование авансового отчета после поездки.
Этот документ формируется через цепочку:
«Банк и касса» (нач. страница) – разд. «Касса» – «Авансовые отчеты» – кнопка «Создать» (документ «Авансовый отчет по командировке»).
В заполняемой форме должны присутствовать:
- дата отчета;
- Ф. И. О. командированного;
- период пребывания в поездке (с какого по какое число);
- размер суточных, установленный компанией.
Выданный ранее аванс должен отобразиться автоматом. После указания всех сведений программа подсчитает суточные за период служебной поездки, выделив сверхнормативную сумму.
Далее в рамках оформления командировки в 1С 8.3 «Бухгалтерия» нужно отобразить в таблице подтвержденные расходы, которые совершил командированный работник. Например, оплату проживания в гостинице. Делать это нужно через кнопку «Добавить», выбрав соответствующий подтверждающий документ (билет, чек, иное).
Просмотреть сумму подсчитанного по итогам остатка (перерасхода) можно будет внизу сформированного Авансового отчета. Сам отчет будет основанием для последующего оформления возврата средств / выдачи перерасхода (через «Создать на основании»).
3. Отображение НДФЛ, взносов со сверхнормативных суточных.
- Чтобы создать новый вид начислений (допустим, «Суточные сверх норматива») следует пройти путь:
«Зарплата и кадры» (нач. страница) – разд. «Справочные настройки» – «Настройки зарплаты» – «Расчет зарплаты» – «Начисления» – «Создать».
Создавая вид начислений, следует дать ему название, указать по НДФЛ код дохода «2015» (для суточных, превысивших лимит), а по взносам – «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами». Завершая процесс, следует «Записать и закрыть» заполненный документ.
- Чтобы отобразить данный доход при начислении месячной зарплаты, следует пойти таким путем:
«Зарплата и кадры» (нач. страница)» – «Зарплата» – «Все начисления» – кнопка «Создать» – «Начисление зарплаты».
После этого нужно:
- Выделить командированного работника, кликнуть на «Начислить».
- Найти и выделить из открывшегося списка «Суточные сверх норматива».
- Указать в появившемся окошке соответствующую сверхнормативную сумму.
- Проставить дату выплаты дохода (по НДФЛ) через «Добавить», кликнув сначала на столбец в таблице «Начислено».
Тогда добавится еще одна строка с проставленной датой выплаты. Строка о начислении заработка за период служебной поездки добавляется по аналогии.
На этом оформление командировки в 1С, по сути, завершается. Документ «Начисление зарплаты» следует провести и закрыть. После этого появятся соответствующие проводки по заработку, НДФЛ, взносам.
Итоги
Работая с 1С «Бухгалтерия», отображают выплату суточных, авансовый отчет и фактические траты командированного работника. При наличии сверхнормативных суточных формируют соответствующий новый вид начислений и отображают его далее при начислении зарплаты за месяц.
