Новое положение о командировках с 1 сентября 2025 года

Что изменилось в правилах оформления командировок

На смену Постановлению Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г. пришло Постановление № 501, утвержденное 16 апреля 2025 г., вступившее в силу 1 сентября. Масштабных изменений нет, однако уточнены некоторые моменты.

Что скорректировано:

• Сотрудник отправляется в рабочую командировку только на основании распоряжения руководителя (приказа), оформленного на бумаге или в электронном виде. Во втором случае документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.
• Положение о командировках с 1 сентября 2025 вводит новое понятие «проездной документ». Это любой документ, подтверждающий проезд работника в место назначения и обратно: билеты, квитанции, кассовые чеки, а также маршрутные и путевые листы в случае использования личного автомобиля. Проездные документы прикладываются к служебной записке, которую составляет сотрудник по окончании командировки.
• Если командировка рассчитана на один день, как и прежде, сотруднику не нужно выплачивать суточные. Однако организация может возмещать прочие расходы, связанные с поездкой. В этом случае размер компенсации и порядок выплаты необходимо прописать в локальном нормативном акте о служебных командировках, иначе выплаты могут признать доходами физического лица.
• Сотрудники, работающие удаленно, могут отправляться в командировку, если место назначения отличается от места постоянной работы. Следует проследить, чтобы место фактического пребывания сотрудника было прописано в трудовом договоре.
• Работников, нанятых по ГПХ, нельзя отправлять в командировки, однако им можно возмещать расходы на поездки, если данное условие прописано в договоре ГПХ.
• Возмещение командировочных расходов теперь производится не с согласия руководителя, а с его ведома. Это значит, что сотруднику для дальнейшего возмещения достаточно уведомить о каких-либо затратах, напрямую связанных с командировкой.

Новое положение о командировках, действующее с 1 сентября 2025 г., будет актуальным до 1 сентября 2031 года.

Как правильно оформить командировку сотруднику с 1 сентября

При разработке обновленного положения о командировках в сентябре 2025 г. нужно предусмотреть ряд нюансов. Рассмотрим основные нововведения далее.

Главным документом, подтверждающим обоснованность служебной поездки, становится приказ (распоряжение) руководителя.

Унифицированной формы для данного документа нет, однако он должен содержать обязательные реквизиты.

Что нужно указать в приказе на командировку:

• полное наименование юридического лица (ИП);
• должность сотрудника, направляемого в командировку, и его фамилию, имя, отчество;
• точное место назначения командируемого (страна, город, в какую организацию направляется);
• даты начала и окончания командировки;
• цель поездки.

Стоит обратить внимание, что не всех сотрудников можно отправлять в служебные поездки.

По трудовому законодательству отправлять в командировки запрещено беременных сотрудниц; работников, не достигших совершеннолетия (этот пункт не касается спортсменов и работников творческой сферы); инвалидов, которым запрещена разъездная работа по медицинским показаниям; учеников, если поездка не связана с обучением.

Кроме того, законодательством определено несколько категорий сотрудников, отправлять в командировку которых можно после получения их согласия.

К ним относятся:

• сотрудницы с детьми, не достигшими 3 лет;
• сотрудники, имеющие статус многодетного родителя, если младшему ребенку менее 14 лет;
• сотрудники – родители детей с инвалидностью;
• сотрудники, воспитывающие ребенка в одиночку (если ребенок младше 14 лет);
• сотрудники с детьми до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом или мобилизован;
• работники, ухаживающие за тяжелобольными родственниками (у сотрудника должно быть медицинское заключение).

После утверждения приказа о командировке сотрудника необходимо выплатить ему аванс на командировочные расходы. В него входит (при необходимости) стоимость проездных билетов, проживание в гостинице, а также суточные. Размер суточных определяет каждая организация самостоятельно, нормы утверждаются в локальных актах.

Примечание: для определения налоговой базы налога на прибыль потолка для суточных выплат нет. Всю сумму можно будет списать в расходы организации. Однако установлен максимальный лимит выплат для начисления НДФЛ и страховых взносов. Для поездок по территории РФ − это 700 рублей в сутки; для поездок за границу − 2500 рублей в сутки. Все, что выплачено сверх этих норм, облагается НДФЛ, также с этих сумм придется заплатить страховые взносы.

В табеле командировка отмечается литерой «К» или в числовом варианте − «06». Если сотрудник работал в командировке в выходные или праздничные дни, необходимо использовать обозначения «Рв» или «03», рядом указывается количество часов, отработанных в эти дни.

Для подтверждения всех произведенных расходов на командировку в течение 3 дней после поездки сотрудник должен предоставить работодателю авансовый отчет. К нему прикладываются все документы, подтверждающие оплату (чеки, проездные билеты, квитанции из гостиницы и прочее).

Какие документы необходимо оформить при направлении работника в командировку, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как определить срок поездки

В положении о командировках с 01 сентября 2025 г. прописаны правила определения сроков служебной поездки. Продолжительность командировки должна быть определена с учетом времени, затраченного на проезд к месту назначения. Датой начала поездки должна считаться дата, указанная в проездном документе.

Сроки поездки определяются по ж/д или авиабилетам, посадочным талонам, квитанциям или чекам.

Если работник едет на личном транспорте, в качестве подтверждения срока командировки предъявляются:

• служебная записка от сотрудника, заверенная руководителем;
• путевой лист (в нем должны быть прописаны даты, показания одометра и маршрут следования);
• чеки с заправочных станций.

ИТОГИ

С 1 сентября 2025 года действует обновленный регламент, регулирующий порядок направления сотрудников в командировки.

Как и ранее, в служебные командировки могут быть направлены исключительно лица, связанные с работодателем трудовыми отношениями. Это распространяется на сотрудников, работающих по совместительству и дистанционно. Важно отметить, что поездки сотрудников, чья работа носит разъездной характер, и выезды исполнителей, работающих по гражданско-правовым договорам, не считаются командировками. В этом случае затраты на поездки должны быть прописаны в ЛНА организации и договорах ГПХ.

Перед отъездом работнику необходимо выдать аванс, достаточный для оплаты проезда, проживания и суточных.

По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение 3 рабочих дней предоставить авансовый отчет и получить окончательный расчет.