Служебная записка о премировании (образец)

Служебная записка о премировании: что это за документ и для чего он нужен

Служебная записка о премировании – это внутренний документ организации, который является основанием для начисления и выплаты премии сотруднику в соответствии с Положением о премировании и Положением об оплате труда, принятыми на предприятии.  

Форма служебной записки о премировании законодательно не утверждена. Поэтому требования к ее содержанию могут устанавливаться как ведомствами в форме ведомственного локального документа, так и непосредственно руководителем организации.

Служебная записка о премировании составляется:

• для выплаты ежемесячного материального поощрения, квартальной премии, премии по итогам года, премии за счет экономии фонда оплаты труда согласно Положения о премировании и Положения об оплате труда, принятых на предприятии;
• за особые достижения при выполнении трудовых обязанностей;
• по ходатайству сторонних организаций или государственных органов;
• в связи с юбилейной датой предприятия или сотрудника;
• в связи с профессиональным праздником;
• в иных случаях, предусмотренных коллективным договором предприятия, Положением о премировании, Положением об оплате труда.

Служебная записка является документом, подтверждающим законность и обоснованность материального вознаграждения сотрудников организации. Она является основанием для издания руководителем организации приказа о премировании сотрудников, начисления и последующей выплаты премии работниками бухгалтерии.

В приказ о премировании включаются все структурные подразделения организации, а также сотрудники, которые премируются за индивидуальные достижения.

Важно! В бюджетных организациях выплачивается стимулирующая надбавка, которая не является премией, хотя может выплачиваться ежемесячно. Данная выплата имеет предельный размер и устанавливается для каждого конкретного работника в конкретном размере. Оформляется так же служебной запиской.

Рекомендуем полезный материал от "КонсультантПлюс" о том, как правильно оформить премировать сотрудников. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Кто пишет служебную записку о премировании

Служебная записка о ежемесячном, квартальном, полугодовом  премировании сотрудников или о премировании по итогам года обычно составляется и подписывается непосредственным руководителем структурного подразделения организации (филиала, отдела, отделения, участка, бригады и т.п.). Именно этот руководитель в течение рабочего процесса постоянно контактирует с подчиненными и имеет возможность определить выполнение установленных норм, качество и эффективность работы каждого сотрудника.

Как правило, составление и подписание такого документа входит в должностные обязанности руководителей среднего звена и зафиксирована в Положении об оплате труда и Положении о премировании, принятых в организации.

Кроме того, служебную записку о премировании могут подать должностные лица или руководители общественных организаций.

Например, служебную записку на имя руководителя организации о поощрении сотрудника денежной премией за активное участие в общественной жизни коллектива может подать председатель профсоюзной организации.

За высокие достижения в подготовке молодых кадров (наставничество) служебную записку на премирование может подать начальник отдела кадров.

Если по итогам года (квартала, полугодия) в организации имеется экономия фонда оплаты труда, которая, согласно коллективному договору, направляется на премию сотрудникам, служебную записку о премировании может подать начальник финансово-экономического отдела или главный бухгалтер.

Обязательно ли писать служебную записку о премировании сотрудника

Это зависит от вида премии: 

• если речь идет о регулярной премии, предусмотренные системой оплаты труда в организации (например, квартальная премия) - служебная записка не нужна; 
• в случае разового премирования - подача служебной записки обязательна. 

В приказе Росархива № 236 от 20.12.2019 г. «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» служебная записка определяется, что данный вид документа является дополнением к приказам.

При проведении проверок трудовой инспекцией и другими компетентными органами именно наличие служебной записки является подтверждением законности и обоснованности приказа о премировании.

Как написать служебную записку о премировании

Для того чтобы служебная записка о материальном вознаграждении имела статус документа, подтверждающего законность начисления премии и ее размер, она должна содержать следующие сведения:

• должность и Ф.И.О начальника структурного подразделения, от чьего имени подается служебная записка;
• наименование структурного подразделения организации (филиала, отдела, отделения и т.д.), чьи сотрудники премируются;
• период, за который полагается материальное вознаграждение;
• список сотрудников подразделения, подлежащих премированию;
• размер премии каждому сотруднику (в соответствии с принятым в организации Положением о премировании – в процентах к должностному окладу или в определенной сумме).

Если в отдельных структурных подразделениях предприятия принята сдельно-премиальная форма оплаты труда, в служебную записку включаются следующие показатели:

• норма выработки;
• фактический объем выполненной работы.

При часовой оплате труда в служебную записку включаются:

• норма часов;
• фактическое количество отработанных часов;
• норма выработки;
• фактический объем выполненной работы.

Если работник премируется индивидуально, служебная записка содержит формулировку, за какие достижения или в связи с чем работнику начисляется материальное вознаграждение.

Важно! В служебной записке руководитель структурного подразделения может снизить размер премии или лишить работника премии полностью. При этом он должен обосновать, по какой причине принял такое решение.

Можно ли написать одну записку на премирование нескольких сотрудников

Подать одну записку на премирование всего коллектива структурного подразделения или даже всей организации можно.

При оформлении документов на выплату материального вознаграждения по итогам работы за месяц (квартал, год) в соответствии с приятым на предприятии Положением о премировании, руководитель каждого структурного подразделения подает одну служебную записку на всех сотрудников своего участка.

Также в эту записку могут быть включены работники, которые премируются за индивидуальные достижения.

Скачать образец служебной записки о премировании

Служебная записка о премировании не имеет установленной формы, поэтому иногда при ее составлении возникают затруднения. Рекомендуем скачать наши бланк и образец: 

Бланк по теме: Бланк и образец служебной записки на премию Посмотреть Скачать

Куда передается служебная записка о премировании

Служебная записка о премировании, подписанная руководителем структурного подразделения и утвержденная руководителем предприятия, передается в службу, которая подготавливает приказ о премировании.

В различных организациях это может быть отдел кадров, бухгалтерия или финансово-экономический отдел.

Где и сколько хранятся служебные записки о премировании

Служебная записка о материальном поощрении – документ информационного характера. В соответствии со ст. 20 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236, данный вид документа является дополнением к приказам, и срок его хранения составляет 5 лет.

Кроме того, служебная записка о премировании сотрудников является так же документом первичного бухгалтерского учета, который подтверждает законность финансовых операций предприятия. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Место хранения - отдел  кадров или бухгалтерия предприятия.