Перечень документов для устройства на работу в 2019 году

Перечень документов для трудоустройства на работу определяет не работодатель, а Трудовой кодекс РФ и иные правовые источники (ст. 65 ТК РФ). Закон запрещает нанимателям расширять его по собственной инициативе. Но иногда и сами работники заинтересованы в предоставлении дополнительных документов, позволяющих получать трудовые и налоговые преференции.

Перечень документов при приеме на работу

Документы, предъявляемые при найме на работу, условно можно разделить на три группы:

• обязательные для всех работников (независимо от статуса, обстоятельств и т.д.);

• дополнительные (требуются в определенных случаях);

• документы, предоставляемые по инициативе сотрудника (сразу при приеме на работу или в ходе трудовой деятельности).

О каждой категории следует рассказать отдельно.

Обязательный пакет документов для оформления на работу

Документ, который требуется от всех сотрудников без исключения – удостоверение личности работника. Помимо российского или иностранного паспорта, это могут быть:

• удостоверение личности военнослужащего (Правительственное Постановление № 91 от 02.02.1993, п.1);

• временное удостоверение, выдаваемое на период оформления гражданского паспорта – форма 2П (Правительственное Постановление № 828 от 08.07.1997, п.17);

• заграничный паспорт, в том числе, электронный – с биометрией, но только если имеющий его российский гражданин постоянно проживает в другом государстве (Указ Президента России № 1752 от 21.12.1996, п.1; Указ Президента России № 1709 от 29.12.2012, п.1);

• удостоверение беженца (закон о беженцах № 4528-1от 19.02.1993, ст.7), и т.д.

Принято считать, что трудовая книжка и СНИЛС также входят в обязательный перечень документов при оформлении на работу. Однако при определенных обстоятельствах гражданин может быть принят без них.

Трудовую книжку новый сотрудник не предоставляет:

• если он устраивается на первую работу (раньше нигде не трудился);

• если он устраивается как внешний совместитель.

В остальных случаях данный документ необходим каждому работнику. Если трудовая книжка утрачена, новый сотрудник пишет заявление, и ему оформляется дубликат.

СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) долгое время требовался от новых сотрудников, за исключением тех, кто впервые принимался на работу. Тогда документ ему оформлялся работодателем. Это же правило действует и сейчас. Но СНИЛС больше не выдается в виде зеленой пластиковой карточки - свидетельство заменили справкой из Пенсионного фонда, подтверждающей регистрацию сотрудника в системе персонифицированного учета (закон № 48-ФЗ от 01.04.2019), хотя ранее выданные свидетельства сохраняют свое действие и обмену не подлежат. Однако они уже не входят в обязательный пакет документов для устройства на работу.

Таким образом, если на работу устраивается обладатель «старого» СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если работник не успел ранее обзавестись зеленым пластиковым СНИЛС, то берет справку в Пенсионном фонде – о своей регистрации в системе, с указанием уникального лицевого счета (действительна и электронная форма такого документа). Когда работодатель берет на работу сотрудника, не зарегистрированного в индивидуальной системе учета, он сам должен передать сведения о нем в Пенсионный фонд. После этого работника поставят на учет, и у него появится персональный лицевой счет в системе персучета.

Читайте также: Образец трудового соглашения с физическим лицом

Дополнительный перечень документов для устройства на работу

К дополнительным документам, которые требуются при трудоустройстве, относятся:

• документы, подтверждающие наличие необходимой квалификации (сертификат, диплом, свидетельство, водительское удостоверение и т.п.) – если она требуется для выполнения трудовых обязанностей;

• документы воинского учета – если на работу принимается военнообязанный гражданин, или подлежащий призыву;

• справку об отсутствии судимости за определенные преступления (например, ее потребуют от лиц, работающих в сфере образования – Трудовой кодекс, ст.331);

• справку, что соискатель не привлекался к административной ответственности за употребление наркотиков (в частности, она нужна частным охранникам, летчикам и т.д.).

Нередко от работника требуется санитарная (медицинская) книжка. Ее оформление необходимо, например, при трудоустройстве в лечебные или торговые учреждения, а также на предприятия общепита.

Иные документы могут требоваться в случаях, предусмотренных отдельными законами и правительственными постановлениями.

Читайте также: Как писать заявление о приеме на работу

Список документов для оформления на работу, предоставляемых работником по желанию

В Трудовом кодексе такого списка нет. Под ним подразумеваются документы, которые работник предоставляет, чтобы подтвердить свое право на какую-нибудь «льготу». Например, справка об установлении инвалидности позволит работнику претендовать на удлиненный отпуск – не менее 30 дней (закон о соцзащите инвалидов № 181-ФЗ от 24.11.1995, ст. 23), а также на укороченное рабочее время (ТК РФ, ст. 92). Наличие у работника несовершеннолетних детей, подтверждаемое их свидетельствами о рождении, позволит ему получить стандартный налоговый вычет по НДФЛ (Налоговый кодекс РФ, ст. 218) и т.д.

Какие документы нельзя требовать от работника

Вопреки сложившейся практике, работодатель не имеет права требовать от новых сотрудников ИНН, а также документы о наличии регистрации в местности, где находится будущий работодатель. Характеристики, рекомендации от прежних работодателей также не являются обязательными документами для трудоустройства - работник может предоставить эти документы только по своему желанию, если считает, что они повысят его шансы на получение данной работы.