Возмещение расходов и НДС
Нередко организация (ИП) – поставщик берет на себя дополнительные расходы по доставке товаров или оказанию услуг (выполнении работ). Договор может содержать условие, согласно которому покупатель не только оплачивает стоимость товаров (работ, услуг), но и возмещает продавцу дополнительные расходы, к которым относятся:
- доставка продукции;
- проживание сотрудников исполнителя в гостиницах;
- проезд на поезде, автобусе или ином транспорте;
- питание командированных работников и др.
Важное условие для определения возмещаемых расходов: они требуются только для выполнения условий договора. Другими словами, одна сторона несет дополнительные расходы в интересах другой. Законодательно такие затраты не установлены, поэтому у каждой организации (ИП) они будут свои. Например, при доставке товара на поезде оплата доставки будет дополнительным расходом и ее сумму можно выставить для возмещения.
Стоит отметить, что организации (ИП) на УСН, применяющие пониженные ставки НДС (5, 7 %), выступающие покупателями, принять к вычету «входящий» НДС с возмещения расходов не могут (ст. 170, 171 НК РФ).
Порядок расчета НДС и применения вычетов зависит от того, как именно возмещаются расходы. Одним из вариантов является их включение в общую стоимость договора. В этом случае продавец уплачивает НДС с общей суммы, включая возмещенные расходы. Покупатель в свою очередь получает возможность принять весь «входной» НДС к вычету – на основании выставленного ему счета-фактуры продавца.
Возможны три варианта оформления дополнительных расходов:
- Расходы включены в стоимость договора.
- Расходы являются дополнительными и перевыставлены сверх цены договора.
- Покупатель выступает посредником в предоставлении дополнительных услуг.
Таким образом, получается, что ответ на вопрос, облагается ли НДС возмещение расходов, зависит от способа оформления и вида расходов.
У каждого способа есть особенности как в оформлении, так и при расчете НДС. Рассмотрим их подробнее далее.
Возмещение расходов, включенных в договор
Поставщик может отразить стоимость дополнительных расходов в договоре, и они будут включены в общую сумму поставки. В таком случае налоговой базой по НДС будет вся сумма, указанная в договоре. Расчет НДС производится по общим правилам (ст. 166 НК РФ), без выделения дополнительных расходов. Это самый простой способ для целей исчисления НДС.
Часто такой вид договора называется «под ключ». В нем все возможное расходы включаются в стоимость товара (работы) или услуги.
Поставщик выставляет счет-фактуру на всю сумму по договору, а покупатель имеет право принять к вычету входящий НДС на основании полученного счета-фактуры (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Счет-фактура оформляется по общим правилам. Каких-либо особенностей в нем или его регистрации нет.
Понесенные расходы не включены в договор
В ситуации, когда организация (ИП) понесла дополнительные расходы для выполнения условий договора после его заключения, можно перевыставить их сверх цены, указанной в договоре.
Согласно п. 2 ст. 153, пп. 2 п. 1 ст. 162 и п. 4 ст. 164 НК РФ, продавец, понесший дополнительные расходы и перевыставивший их покупателю к возмещению, должен начислить НДС по расчетной ставке (20/120 или 10/110) – в зависимости от того, какая ставка НДС применяется в основном договоре, по основной операции (20 или 10 %). Начисление НДС производится в день возмещения расходов.
На полученную сумму возмещения продавец оформляет счет-фактуру в одном экземпляре и регистрирует его в книге продаж. При выполнении установленных законом условий можно принять к вычету НДС по перевыставленным к возмещению расходам.
Покупателю этот счет-фактура не передается, поэтому у него нет оснований для принятия данного НДС к вычету.
Если покупатель возмещает поставщику расходы, понесенные в целях командировки сотрудников, то НДС на данную сумму начисляется по общим правилам.
Если были понесены расходы, связанные с коммунальными услугами (электроэнергия, водоснабжение, газ), то начислять НДС на эти суммы не требуется. В связи с этим налогооблагаемая база отсутствует. Дело в том, что исполнитель не вправе выступать поставщиком электричества (газа, холодной и горячей воды) для своего покупателя (заказчика), потому что он сам выступает в роли абонента (покупателя). Таким образом, перевыставление стоимости (возмещение) коммунальных расходов НДС не облагается.
При возврате суммы расходов сверх цены договора поставщику вторая сторона договора не может принять НДС к вычету. Это связано с тем, что налог дополнительно к перевыставленной сумме затрат к оплате покупателю не предъявляют.
Что же касается НДС на возмещение других расходов по договору (при перевыставлении таких расходов), то у налоговой службы по некоторым видам оказываемых услуг существует свое мнение. Его ИФНС высказывает в официальных письмах.
Так, в письме Минфина от 22.02.2018 № 03-07-09/11443 приведена официальная позиция по поводу начисления НДС на возмещение транспортных расходов. Согласно этому письму, если заказчик возмещает исполнителю понесенные им расходы на транспортировку, то исполнитель не начисляет налог на их стоимость и не выставляет счет-фактуру заказчику. Одновременно с этим в письме указано, что принять к вычету НДС поставщик тоже не может. Это обусловлено тем, что транспортировка товара не относится к хозяйственным действиям, которые облагаются НДС. Конкретно данное мнение касается транспортировки подаваемых (возвращаемых) вагонов, а стоимостью услуги является ж/д тариф.
Как учесть компенсацию НДС при УСН, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Посреднический договор
Бывает так, что поставщик выступает посредником. Договор может быть посредническим или смешанным. Примером может быть договор аренды, по которому арендодатель оплачивает коммунальные расходы, а арендатор возмещает их. Облагается ли НДС возмещение расходов в этом случае?
Оформление перевыставленных расходов с помощью посреднического договора требует более сложного документооборота. В этом случае продавец является посредником (агентом или комиссионером), а покупатель – заказчиком (принципалом или комитентом).
На заметку! Плательщики, работающие на упрощенной системе налогообложения (УСН) и использующие специальные сниженные ставки НДС, не могут принять «входной» налог к вычету независимо от способа возмещения расходов.
Организация (ИП) – посредник не должна начислять и уплачивать НДС. Ведь перевыставленные расходы осуществлены в рамках выполнения условий основного договора (п. 1 ст. 156 НК РФ). Соответственно, и к вычету «входящий» НДС не принимается, так как понесенные расходы были осуществлены в пользу заказчика и к учету посредника их не принимают.
Посредник может перевыставить заказчику счет-фактуру только в том случае, если расходы были понесены от его имени. Для этого необходимо:
- перенести данные из счета-фактуры от третьего лица в счет-фактуру для заказчика;
- зарегистрировать перевыставленный счет-фактуру в части 1 журнала учета счетов-фактур за квартал его составления (в книге продаж данный счет-фактура не регистрируется);
- зарегистрировать счет-фактуру от третьего лица в части 2 журнала учета счетов-фактур за квартал его составления (в книге покупок такой СФ не отражают);
- заверить копии счетов-фактур, выставленных третьими лицами, и передать их заказчику.
В ситуации, когда посредник заказывает и оплачивает дополнительные услуги или товары от имени покупателя, счет-фактура будет выставлен сразу на имя заказчика.
При получении правильно оформленного счета-фактуры по дополнительным расходам заказчик имеет право принять указанный в документе НДС к вычету, если соблюдены условия, указанные в п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, а именно:
- Заказчик – плательщик НДС.
- Полученные товары (услуги, работы), стоимость которых перевыставлена, нужны для осуществления деятельности, облагаемой НДС.
- Данные услуги или товары (работы) приняты к учету.
- Счет-фактура правильно оформлен. Если посредник действовал от имени заказчика, то у него должен быть счет-фактура продавца. Если посредник действовал от своего имени – перевыставленный счет-фактура от посредника с приложением заверенных копий счетов-фактур продавца.
При получении счета-фактуры с выделенным НДС производится его регистрация, как и любого другого счета-фактуры.
При заключении посреднического или агентского договора в нем должно быть указано, какого рода услуги или товары (работы) будут возмещаться и как именно. Например, при заключении договора аренды в нем можно выделить переменную часть арендной платы и расписать, как она будет рассчитываться. Или можно просто выступить в роли агента и прописать обязанность арендатора-принципала возмещать понесенные расходы на коммунальные услуги.
При оформлении посреднического договора следует учесть, что услуги агента должны быть оплачены (ст. 1005 ГК РФ). Поэтому в нем нужно предусмотреть вознаграждение за оказываемые услуги. После выполнения условий договора все документы должны быть переданы заказчику. Они должны включать в себя отчет агента (согласно ст. 1008 ГК РФ), в котором указывается размер вознаграждения.
Итоги
Таким образом, ответ на вопрос, НДС при возмещении расходов нужно выставлять или нет, зависит от многих факторов. В первую очередь это зависит от оформления. Если сумма возмещаемых расходов включается в сумму договора, то НДС начисляется на всю сумму. Обложение НДС сумм перевыставленных расходов зависит от роли поставщика и стороны договора.
Отдельные нюансы есть по возмещению расходов, не включенных в договор, а также при оформлении посреднического или смешанного договора. Основные моменты приведены выше в материале.
