Перечень основных изменений
КЭП сотрудников организаций (а также ИП), которые выданы до 31.08.2023, разрешено использовать вплоть до окончания их срока действия (без доверенности). При этом их действие до 31 августа можно было продлевать.
Статья по теме: ЭЦП для юридического лица Электронная подпись для юридического лица стала в 2023 году уже привычным атрибутом. Куда обращаться за ее оформлением, какова цена услуги, чем может помочь налоговая — эти и другие вопросы постарались раскрыть в нашей публикации. Подробнее- Использование действующих квалифицированных сертификатов уполномоченных сотрудников организаций без МЧД (машиночитаемой доверенности) допускается до 31.08.2024.
- Участники ЭДО могут применять зарубежные ЭП в рамках соглашений о сотрудничестве при условии соответствия требованиям данных соглашений.
- Требования к аккредитованным УЦ повышены. Размер собственных средств таких УЦ должен составлять минимум 2 млрд р. Они могут выдавать квалифицированные сертификаты на 12 лет.
- УЦ ФНС будет выдавать квалифицированные сертификаты филиалов, представительств зарубежных юрлиц. Те, кто будет получать такие подписи (руководители филиалов, представительств), должны предъявлять доверенности, заверенные нотариусом.
- Следует иметь в виду: КЭП финорганизаций (как представители) смогут получать ИП, юрлица.
Разрешенные способы подписания электронных документов
Таким образом, ЭЦП с 1 сентября 2023 года применяется, согласно привнесенным изменениям из ФЗ № 457. Электронные документы можно подписывать следующими способами:
1. При помощи КЭП уполномоченного сотрудника (с реквизитами организации-нанимателя), если ее срок действия не закончился. Здесь подпись юрлица используется от имени организации и выпускается на лицо (например, директора), уполномоченное подписывать документы без доверенности. Но выдача таких сертификатов в сентябре прекращается.
Для данного вида подписей устанавливался переходный период, закончившийся 31.08.2024. На протяжении этого периода они оставались действительными!
2. По новым правилам – при помощи сертификата физлица с использованием МЧД. Здесь речь идет о подписи конкретного человека (рядового работника), которую тот уже с сентября 2023 г. получил право самостоятельно получить в УЦ. Обладатель такой подписи может использовать ее вне должностных обязанностей (например, на «Госуслугах»). Чтобы подписывать данной подписью документы своей организации, работнику понадобится еще и машиночитаемая доверенность (т. е. МЧД).
Статья по теме: Как сдать отчет ЕФС-1 в электронном виде бесплатно ЕФС-1 сдают в территориальное отделение Соцфонда в электронном виде либо на бумаге. В статье затронем оптимальные способы представления отчета, а также разъясним, как сдать отчет ЕФС-1 электронно бесплатно. ПодробнееРекомендации по выпуску ЭП в рамках последних изменений
Чтобы обеспечить бесперебойную работу с ЭЦП и электронными документами, необходимо использовать новый формат применения ЭП. Иначе возможны сложности с наделением сотрудников компании полномочиями на использование ЭЦП, а также отправку отчетности.
Сертификат физлица вкупе с МЧД принимают площадки налоговой и таможенной служб, Соцфонда и др. Правомерно говорить о том, что на новый формат работы (с применением ЭЦП и МЧД) были переведены ключевые информационные системы.
Как юрлицу получить усиленную квалифицированную электронную подпись, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Что такое МЧД и как с ней по-новому работать
МЧД – электронный документ, который оформляется на конкретного работника, определяет его полномочия и удостоверяется подписью юрлица. Собственную электронную подпись и МЧД с 1 сентября 2024 года работник использует совместно.
МЧД представляет собой XML-файл с определенным набором информации:
- данные доверенного лица организации (работника);
- сведения об организации, которая доверяет данному лицу совершить те или иные действия от ее имени;
- полномочия доверенного лица (что именно он вправе совершать, делать);
Коды полномочий подлежат проверке при помощи ПО (т. е. права лица на выполнение конкретных операций и факт их выполнения)!
- информация о лице, выдавшем МЧД;
- дата создания, срок действия МЧД.
Подобную электронную доверенность разрешается оформлять сразу на несколько (группу) сотрудников. Доверенное лицо может передоверить иному лицу свои полномочия, вмененные ему по МЧД.
Форма МЧД
Следует обратить внимание также на то, что каждое ведомство вправе устанавливать свои форматы МЧД и собственные классификаторы полномочий. Так, к примеру:
1. Налоговая служба Приказом от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@ утвердила формат МЧД для представителя налогоплательщика..
С 01.09.2023 начал работу специальный сервис ФНС «Единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей» (https://m4d.nalog.gov.ru/). Настоящий Реестр создан в рамках эксперимента налоговой службы по обмену МЧД. Здесь юрлицо сможет сформировать, проверить, отменить любую МЧД!
2. Минцифры Приказом № 857 от 18.08.2021 устанавливает свои требования (обязательный состав реквизитов) к формам доверенностей, используемых в том числе вкупе с электронной подписью с 1 сентября.
3. Собственный классификатор полномочий, требования к МЧД и др. устанавливает и Соцфонд. Подробнее об этом – на ресурсе https://lk.fss.ru/mchd.html.
Итоги
- С 01.09.2023 не может быть оформлена КЭП для сотрудников с реквизитами организации. До 31.08.2023 их можно было еще получить либо продлить. Такие подписи было разрешено использовать без доверенности до окончания срока их действия, крайний срок – 31.08.2024.
- В сентябре 2024 года также начал действовать новый порядок применения ЭЦП. Рядовой работник с ЭП физлица, полученной самостоятельно в УЦ, может подписывать документы своей организации только при наличии МЧД. Эти и иные изменения можно уточнить в ФЗ № 457 от 04.08.2023.
