Кто, когда должен сдавать электронный отчет ЕФС-1
Сдавать отчет в электронном виде могут все страхователи! Это следует из ст. 8 ФЗ № 27 , так как:
- если у страхователя работает 11 человек и больше, он обязан сдавать ЕФС-1 в электронном виде, подписывая его УКЭП;
- если у страхователя работает до 10 человек (включительно), то он может сдавать отчет как на бумаге, так и в электронном виде (на выбор).
Обратите внимание! С 2024 года действует новая форма ЕФС-1, утвержденная приказом СФР от 17.11.2023 №2281. Формат представления сведений утвержден приказом СФР от 23.11.2023 №2315.
При определении численности персонала учитывают всех работников, в т. ч. тех, кто работает по ГПД!
Как показывает практика, наиболее удобным, оптимальным является электронный способ сдачи. Кстати, сдавать ЕФС любым способом разрешается через уполномоченного представителя.
Если страхователь, у которого работает больше 10 чел., сдал бумажную версию отчета, его оштрафуют на 1 000 р. (п. 2 ст. 8 и ст. 17 ФЗ № 27)!
Напомним: Отчет сдается по частям (в разные сроки), но так, чтобы в итоге все нужные части были сданы до 25-го числа. Если какие-то разделы (подразделы) из ЕФС нужно подать на одну дату, то их представляют вместе. Актуальные на 2024 г. сроки:
| Раздел формы ЕФС-1 | Сведения в разделе | Срок сдачи в 2024 году |
| подраздел 1.1 |
сведения о трудовой (иной) деятельности |
В случаях приема на работу, приостановления и возобновления действия трудового договора, увольнения зарегистрированного лица - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), документа или принятия иного решения, которые подтверждают оформление, приостановление, возобновление или прекращение трудовых отношений |
|
подраздел 1.2 подраздел 2 |
сведения о страховом стаже основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии |
В отношении определенных застрахованных лиц подраздел представляется по окончании календарного года - не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. |
| подраздел 1.3 |
сведения о зарплате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений |
|
| подраздел 3 |
сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя |
до 25-го числа после отчетного квартала |
| раздел 2 |
сведения о "несчастных взносах" |
до 25-го числа после отчетного квартала |
Какая ответственность предусмотрена за нарушение порядка и сроков представления формы ЕФС-1, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Путеводитель.
Бланк по теме: Новый отчет ЕФС-1 с 2024 годаЗаполнение и сдача электронного отчета
Существует достаточно интернет-сервисов, при помощи которых можно заполнить и отправить отчет. Например, сформировать, сдать отчет можно при помощи СБИС. Сделать это можно и в «1С:Предприятие».
Что предлагает Соцфонд
СФР рекомендует отправлять ЕФС-1 электронно, через ТКС. Для этого нужно подключиться к системе ЭДО. Процесс подключения включает:
- приобретение ЭП;
- заключение договора с оператором связи на оказание соответствующих услуг (платных!);
- подачу заявления в СФР о подключении к системе ЭДО.
Оператора можно выбрать самостоятельно.
Сервисы для сдачи ЕФС-1
Сформировать, подать отчетность в электронном виде позволяют сервисы на официальном сайте Соцфонда. Прежде всего личный кабинет страхователя. Через него, к примеру, можно отправлять сведения о застрахованных лицах.
Напомним: Кабинет страхователя (плательщика взносов) могут завести организации, ИП, частнопрактикующие лица. Через него формируют и сдают определенную отчетность, осуществляют и контролируют платежи, сверяют расчеты с фондом, делают запросы. При этом:
- Регистрация кабинета возможна через портал «Госуслуги» и сайт СФР.
- При регистрации через портал «Госуслуги» для авторизации в личном кабинете страхователя можно использовать учетную запись на данном портале.
- ЕСИА – так называют учетную запись на «Госуслугах».
Страхователи пользуются сервисами СФР на безвозмездной основе!
Рассмотрим, как подготовить и сдать ЕФС на сайте фонда, с посещением Соцфонда и без посещения. Алгоритм такой: сначала формируется файл с нужными разделами, подразделами ЕФС, далее его отправляют, сдают в СФР одним из способов. Первый предполагает сдачу ЕФС-1 электронно (дистанционно). Второй предусматривает, помимо отправки, посещение СФР.
Заполнение, сдача отчета через сайт СФР двумя способами
Соцфонд предлагает осуществлять подготовку отчетности при помощи программы «Spu_orb» версии 2.150 от 12.01.2023. Для работы с ней нужно сначала скачать и установить ее на ПК. Платить за это не нужно.
Программа предназначена для самостоятельной подготовки отчетности и подойдет для всех, кто отправляет отчетность на бумаге либо электронно. Помогает выявлять ошибки и корректно заносить информацию.
При помощи программы можно вводить, выгружать, распечатывать документы, предназначенные для Соцфонда. Тут можно заполнить нужные разделы, подразделы из ЕФС, получить в результате файл формата «.XML».
Далее готовый файл нужно загрузить в контур АИС ПФР-2 через сайт фонда (выбрать раздел «Кабинет страхователя»):
Способ 1. Отправка электронного отчета без посещения СФР
Для подачи электронного отчета требуется авторизация в ЕСИА и УКЭП!
Данным вариантом могут воспользоваться все страхователи, т. е. те, кто предоставляет отчетность. Для этого достаточно:
- Загрузить уже готовый файл с отчетом и отправить его на обработку, нажав соответствующую кнопку (см. выше).
- Можно тут же сформировать отчет и далее отправить его на обработку (см. выше).
Напомним: ЕФС-1 объединяет сведения из ранее действовавших и отмененных отчетов, что следует учесть при отправке отчета ЕФС в электронном виде:
- подр. 1.1 – аналог СЗВ-ТД (данные о трудовой деятельности);
- подр. 1.2 – аналог СЗВ-СТАЖ (страховой стаж);
- подр. 2 – аналог ОДВ-1, разд. 5 (основание для отображения данных о периодах работы в условиях, предусматривающих досрочную пенсию);
- подр. 3 – аналог ДСВ-3 (данные работников, которым начисляли допвзносы на накопит. пенсию);
- разд. 2 – аналог 4-ФСС (взносы на травматизм).
Способ 2. Выгрузка, сдача файла с посещением СФР
Этот вариант не предполагает оплаты, доступен для ИП, организаций. В фонд предоставляют проект отчета без авторизации и без подписания УКЭП. Для этого страхователь:
- В открывшемся окне записывает ИНН, номер регистрации.
- Затем загружает, прикрепляет сформированный файл из «Spu_orb» (это и есть проект отчета).
- В конце нажимает «Сохранить», после чего страхователю приходит сообщение с номером, который нужно запомнить.
Здесь речь идет об обычной загрузке файла с проектом, которая не приравнивается к сдаче отчетности. Поэтому после такой загрузки страхователь должен подтвердить проект, предъявив СФР оригинал отчета на бумажном носителе, подписанный им собственноручно. Сделать это можно при личном посещении соответствующего отделения Соцфонда, через уполномоченного представителя либо путем отправки отчета почтой.
Итоги
- Сдать ЕФС-1 электронно обязаны страхователи, у которых работает 11 и больше человек. Остальные могут, но не обязаны использовать электронный формат.
- СФР рекомендует предоставлять электронную отчетность через ТКС, подключившись к ЭДО. Но услуги оператора ЭДО, с которым заключается договор при подключении, требуют оплаты.
- Через сайт СФР можно отправить ЕФС дистанционно, но для этого требуется авторизация в ЕСИА и УКЭП.
