Как подписать документ электронной подписью онлайн бесплатно

31.10.2023
0
Электронный документооборот на сегодняшний день становится наиболее популярным при проведении сделок, оформлении договоров и соглашений, предоставлении отчетности в государственные учреждения. Для защиты информации, указанной в документах, применяется электронная подпись. В статье познакомимся с понятием ЭЦП, определим, в каких случаях можно использовать ЭП и как подписать документ электронной подписью. Обозначим основные принципы работы с ЭП и выясним особенности подписания документов разных форматов.

Понятие ЭЦП

Статья по теме: Изменения в ЭЦП с 1 сентября 2023 года Актуальные изменения, привнесенные ФЗ № 457 от 04.08.2023 в ФЗ № 63 «Об электронной подписи» по ЭЦП, с 1 сентября 2023 года вступят в силу. Они касаются применения ЭП сотрудников с реквизитами организации-нанимателя и ИП, а также использования МЧД. О том, каковы новые правила применения ЭП, как они отразились на подписании документов, будем говорить далее. Подробнее

Современные реалии экономической деятельности компаний и предпринимателей немыслимы без электронного документооборота. Многомиллионные сделки заключаются между контрагентами с разных концов света за считаные минуты. Это стало возможным с момента создания программного обеспечения для подписания документов в режиме онлайн.

Для подписания любого вида цифровых документов бизнесменами, руководителями и иными представителями компании используется электронная подпись (ЭЦП или ЭП), которая представляет собой ключ сертификата такой подписи, прошедший криптографические преобразования с использованием специального программного обеспечения. Этот метод создания ЭП считается гарантом надежности сохранения конфиденциальных сведений о владельце, который в единственном лице имеет доступ к ключу.

Благодаря современным техническим возможностям компьютерных программ вопрос, как подписать документ электронной подписью легко решаем. Можно подписать документ ЭЦП как онлайн, так и в офлайн-режиме. Причем созданный механизм проведения идентификации персональных данных владельца, а также цифрового аналога его рукописной подписи позволяет гарантировать правомерность совершаемых операций и подтверждает авторство. Любая электронная подпись уникальна своим кодом и структурой.

Как предоставить физлицу право подписывать документы его электронной подписью от имени организации, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Что можно подписать ЭЦП

Сведения о создании документов и оформлении сделок с использованием электронного документооборота (ЭДО) можно защитить от сторонних лиц, имея электронную подпись. Созданный криптографическим способом код невозможно расшифровать или взломать. Именно поэтому все больше субъектов финансово-хозяйственной деятельности обращаются в аккредитованные удостоверяющие центры, чтобы зарегистрировать право на ЭП.

Электронная подпись может потребоваться в следующих случаях:

  • представление деклараций и иных сведений в органы ФНС;
  • ведение электронного документооборота внутри компании;
  • свидетельствование авторства пакета документов;
  • оформление и подписание договоров по финансовым операциям, в том числе по торгам;
  • переоформление полномочий третьего лица.

Принципы работы с электронным документооборотом

Статья по теме: Срок действия сертификата ЭЦП В общем случае срок действия электронной подписи может составлять 12 – 15 месяцев. Но в 2023 г. действуют новые правила по выпуску КЭП. О том, как они соотносятся со сроками, разъясним далее в статье. Подробнее

Для того чтобы подписать документ электронной подписью онлайн или офлайн, необходимо наличие:

  • актуального сертификата квалифицированной ЭП, который считается единственно возможным для придания юридической силы документу;
  • специального лицензионного программного обеспечения, которое владельцу ключа ЭЦП необходимо установить на компьютер;
  • доступа к сервисам, позволяющим подписать документ электронной подписью онлайн бесплатно;
  • плагинов и программ, отдельно установленных на ПК.

Для подписания любого вида файлов необходимо воспользоваться ключом ЭЦП и совершить ряд общих для большинства программ действий:

  1. Провести окончательный анализ, вычитку и редактирование подлежащего подписи документа. После подписания документа подпись становится неактивной и исправить текст документа невозможно.
  2. Использовать файлы специально разработанного ПО или файлы форматов: Microsoft Office, AdobeReader, AdobeLiveCycle ES или AdobeAcrobat.
  3. Зарегистрировать квалифицированную ЭЦП для совершения торговых или финансовых операций, а также для отправки сведений в адрес налоговых органов.

Особенности подписи документов Microsoft Office

Основными документами, создаваемыми в программах MS Office и требующими применения электронной подписи являются:

  • договоры трудового и общехозяйственного характера;
  • различного рода заявления и пояснительные записки;
  • исковые заявления в суды различных юрисдикций и другие.

Документы, созданные в программах MS Word и MS Excel, могут быть подписаны ЭЦП самостоятельно. Для этого необходимо на ПК установить плагины КриптоПро Office Signature, MSInfopath, которые представляют собой дополнительные программные модули, позволяющие расширить возможности стандартного пакета Word или Excel.

Внимание! Версия операционной системы на ПК должна быть моложе 2007 года.

Для того чтобы подписать документ Ворд электронной подписью, необходимо в установленной программе зайти во вкладку «Файл», выбрать в предложенном меню блок «Защитить документ» и далее – «Добавить электронную подпись». После выбора статуса подписанта и регистрации сведений о ключе сертификата, созданный документ можно будет подписать ЭП.

При наличии сведений о нескольких подписях программа всегда выберет последнюю из использованных ранее.

Электронная подпись файлов формата pdf

Документы, созданные в программах AdobeAcrobat, AdobeReader или в AdobeLiveCycle ES, можно подписать квалифицированной ЭЦП, установив на ПК электронный цифровой модуль «КриптоПро PDF». Данный плагин при использовании ЭП преобразует файл pdf в переходную форму с расширением sig. На онлайн-сервисе «КриптоПро» возможно скачать и установить плагин на компьютер.

Дополнительным ПО для возможности подписать документ в формате pdf является установленная на ПК программа для чтения такого вида файлов. Это может быть AcrobatReader DC или AdobeAcrobatPro.

Дополнительно стоит отметить, что современные технические разработки программ для создания ЭЦП позволяют не только поставить подпись и подтвердить авторство на стандартных документах PDF или Word, но и завизировать данные, имеющие разрешение PNG, BMP, JPEG, и др.

Итоги

Использование электронного документооборота позволяет сделать бизнес мобильным, а общение с государственными структурами быстрым и эффективным. Для подтверждения своих намерений, заверения сделок и оформления разного рода заявлений и справок необходимо пользоваться электронной подписью. На сегодняшний день разработано множество плагинов и сайтов, позволяющих зарегистрировать ЭЦП.

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».

Вы — юрист или бухгалтер?
Можете разместить интересную статью под своим авторством на нашем сайте!
Укажем вас в качестве автора и добавим в пул экспертов сайта
Пишите на почту: zabota@spmag.ru
Посмотрите другие статьи и образцы документов раздела: Электронная подпись
Оставить комментарий