Как проводится инвентаризация
Обязательная годовая инвентаризация кассы проводится на любую дату после 1 октября отчетного года. При этом у ИП нет обязанности инвентаризироваться. Все организации должны независимо от применяемой системы налогообложения проводить инвентаризацию активов и обязательств после 1 октября и до составления годовой бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация кассы: как часто проводить?
Помимо вышеуказанных случаев, по решению руководства компании может проводиться добровольная ежемесячная инвентаризация. Инвентаризацию денежной наличности можно провести как при комплексной инвентаризации всех активов и обязательств, так и отдельно.
Статья по теме: Инвентаризация при смене материально-ответственного лица Обязанность нести ответственность за сохранность вверенных ценностей – важный аспект работы материально-ответственного лица (МОЛ). Периодически проводимые инвентаризации всех видов имущества в компании являются залогом осуществления нормального рабочего процесса и элементом контроля. Поэтому инвентаризация при смене материально-ответственного лица признана законодателем обязательной процедурой (п. 27 положения по ведению бухучета № 34). Поговорим об особенностях инвентаризации при смене МОЛ. ПодробнееКак проводят внезапную ревизию кассы, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Скачать приказ на ежемесячные инвентаризации кассы
Кто устанавливает сроки плановой инвентаризации кассы?
Сроки проведения устанавливает руководитель. А в учетной политике и других внутренних нормативных актах должны быть раскрыты положения об инвентаризации в организации.
Порядок проведения инвентаризации кассы проходит в следующем порядке:
- Подготовительный этап.
- Сама инвентаризация.
- Обработка результатов.
Перечень документов, которые необходимо составить на каждом этапе:
Подготовительный |
Основной |
Завершающий |
|
|
|
Скачать бланк акта инвентаризации
На подготовительном этапе инвентаризации денежных средств в кассе издается приказ руководителя с планом инвентаризации: что проверить, в каком объеме, когда начать и закончить проверку. Отдельный приказ на инвентаризацию наличных денежных средств в кассе составлять не нужно, если проводится комплексная инвентаризация.
Статья по теме: Формы документов для оформления инвентаризации Инвентаризация имущества и обязательств компании – обязательная процедура, результаты которой подтверждают сведения о состоянии предприятия, объединенные в блоке годовой финансовой отчетности. Проводится инвентаризация отдельно по каждому виду активов и обязательств. Процесс проверки имеет под собой законодательную базу нормативных актов и опирается на блок внутрифирменной, разработанной субъектом, документации. Важная роль при этом отводится документальному оформлению проверки и ее итогов. Рассмотрим, какими документами оформить инвентаризацию. ПодробнееЖурнал учета помогает вести контроль за выполнением приказов об инвентаризации, особенно если много инвентаризационных участков.
График этапов целесообразно устанавливать, когда в компании много различных активов.
Важно! При составлении графиков нужно учитывать, что МОЛ не должны в это время отсутствовать на работе: находиться в отпуске, на больничном листе или по другим причинам.
Инвентаризация средств в кассе должна проводиться в присутствии этих лиц для подсчета вверенного им имущества, так как сотрудник (кассир) несет полную материальную ответственность за недостачу вверенных ему материальных ценностей на основании специального письменного договора (п. 2 части первой ст. 243 ТК РФ).
Статья по теме: Полная материальная ответственность Полная материальная ответственность работника возможна, но только в особых случаях, установленных законодательством. Сам факт заключения договора о полной материальной ответственности еще не дает оснований для взыскания, если работник не относится к установленной законом категории. ПодробнееНа основном этапе
До начала инвентаризации кассир расписывается в акте инвентаризации произвольной формы или ИНВ-15 и подтверждает, что расходные и приходные документы он сдал, все поступившие деньги оприходованы, а выбывшие проведены в расход.
Что нужно проверить при инвентаризации кассы учреждения?
Инвентаризационная комиссия проверяет документы в бумажном виде, в том числе кассовую книгу, ПКО и РКО, не внесенные в кассовую книгу в течение дня. Помним, что с введением онлайн-касс журнал кассира-операциониста не ведется.
Члены комиссии пересчитывают наличные деньги в кассе и сверяют эту сумму с остатком по кассовой книге. Если есть не внесенные в кассовую книгу ПКО и РКО в течение дня, то отраженные в них суммы берут в расчет.
Суммы наличности и показания в кассовой ленте должны соответствовать.
По прошедшей проверке комиссия формирует акт инвентаризации наличных денег (например, по форме № ИНВ-15). Он составляется в двух экземплярах (для бухгалтерии и кассира), а при смене кассира – в трех (для бухгалтерии и по одному для каждого из кассиров).
Скачать образец акта инвентаризации
Если при инвентаризации выявлены лишние средства или недостача, то объяснение кассира и решение руководителя приводят на оборотной стороне акта.
На завершающем этапе фиксируются результаты и издается приказ руководителя, утверждающий их. Данные инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она закончена, а при годовой – в годовой бухгалтерской отчетности.
Отражение в бухучете, проводки
НЕДОСТАЧА в кассе, выявленная при инвентаризации списывается: |
|
Если выявленные «лишние» денежные средства не подлежат возмещению виновным лицом. Только в этом случае недостача признается в РАСХОДАХ организации (п. 2, 12, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). |
Если выявленные недостающие средства возмещаются виновным лицом, сумма этой нехватки отражается как дебиторская задолженность виновного лица. |
Дт 94 Кт 50 – недостача наличности при инвентаризации кассы |
|
Дт 91.2 Кт 94 – убыток списан на финансовые результаты, виновное лицо не установлено, или суд отказал взыскать с него убытки. |
Дт 73 Кт 94 – сумма недостающей денежной наличности подлежит взысканию с провинившегося работника. Дт 70 Кт 73 – сумма недостающей наличности подлежит удержанию из заработной платы работника. |
ЛИШНИЕ денежные средства |
|
Излишки, выявленные при инвентаризации кассы и не подтвержденные ПКО, считаются внереализационными доходами и отражаются проводками: Дт 50 Кт 91.1. |
Нехватку денежных средств нужно отразить в кассовой книге.
Помним! На недостачу РКО не оформляется, так как в этом случае получается, что кассир получил эту сумму с разрешения руководства.
На основании акта инвентаризации в кассовой книге нужно указать:
№ графы кассовой книги |
Заполнение графы |
1 |
Номер акта инвентаризации и его дату |
2 |
Недостача |
3 |
Счет 94 |
5 |
Сумма недостачи |
При таком отражении факта недостачи остаток наличных денег в кассе и кассовой книге на конец дня будут равны.
Налоговый учет
ИЗЛИШЕК |
НЕДОСТАЧА |
|
Излишки денежных средств признаются внереализационными доходами. |
При документальном подтверждении отсутствия виновных лиц в хищении. |
Если виновное лицо возмещает ущерб по своему желанию или по решению суда. |
|
Сумма убытка от недостачи денежных средств признается в составе внереализационных расходов. |
Сумма ущерба, возмещенная виновным лицом, включается во внереализационные доходы на дату признания им ущерба или вступления в силу решения суда. В то же время на дату признания ущерба виновным лицом или вступления в силу решения суда организация имеет право отразить сумму ущерба во внереализационных расходах. |
Оформление инвентаризации кассы в программе 1С
Инвентаризация кассы в 1С оформляется через закладку «Касса» – «Инвентаризация кассы» – далее заполняются необходимые таблицы, данные, закладки.
Пример:
В ООО «Стройавто» установлено, что инвентаризация кассы проводится при смене кассира и перед закрытием года. Согласно приказу руководителя, плановая годовая инвентаризация кассы намечена на 31.10.2022. При инвентаризации кассы комиссия выявила следующее:
- По данным кассовой книги сумма наличности в кассе – 28 039,11 руб.
- При фактическом подсчете сумма наличности – 27 814,11 руб.
- Сумма нехватки наличности в кассе составила 225 руб.
- Виновник – кассир общества. Она признала свою вину 31.10.2022 и согласилась на добровольное возмещение ущерба из своей заработной платы.
Бухгалтер организации сделала следующие проводки:
- Дт 94 Кт 50 – 225 руб. – недостача денежных средств при инвентаризации кассы.
- Дт 73 Кт 94 – 225 руб. – недостача подлежит взысканию с виновного лица.
- Дт 70 Кт 73 – 225 руб. – недостача подлежит удержанию из заработной платы.
В налоговом учете бухгалтер признала недостачу в сумме 225 руб. в составе внереализационных доходов и расходов на 31.10.2022.
Для отражения инвентаризации кассы в организации были оформлены документы:
1. Приказ на инвентаризацию.
2. Расписка материально ответственного лица перед инвентаризацией.
3. Акт инвентаризации (недостача).
4. Приказ об удержании недостачи из зарплаты виновного сотрудника.
5. Журнал ИНВ-23 (недостача).
Итоги:
- Инвентаризация кассы должна проводиться в обязательном порядке в двух случаях: перед закрытием года и при смене МОЛ. Она может быть плановой и внеплановой.
- Другие случаи проведения инвентаризации кассы устанавливаются и закрепляются во внутренних нормативных документах организации.
- Результаты отражаются в акте ИНВ-15 либо в разработанной форме компании.
- Отражение результатов в бухучете и при налогообложении зависит от факта выявления виновников и признания ущерба, причиненного их действиями организации.