Как проводится инвентаризация
Обязательная годовая инвентаризация кассы проводится на любую дату после 1 октября отчетного года. При этом у ИП нет обязанности инвентаризироваться. Все организации должны независимо от применяемой системы налогообложения проводить инвентаризацию активов и обязательств после 1 октября и до составления годовой бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация кассы: как часто проводить?
Помимо вышеуказанных случаев, по решению руководства компании может проводиться добровольная ежемесячная инвентаризация. Инвентаризацию денежной наличности можно провести как при комплексной инвентаризации всех активов и обязательств, так и отдельно.
Статья по теме: Инвентаризация при смене материально-ответственного лица Обязанность нести ответственность за сохранность вверенных ценностей – важный аспект работы материально-ответственного лица (МОЛ). Периодически проводимые инвентаризации всех видов имущества в компании являются залогом осуществления нормального рабочего процесса и элементом контроля. Поэтому инвентаризация при смене материально-ответственного лица признана законодателем обязательной процедурой (п. 27 положения по ведению бухучета № 34). Поговорим об особенностях инвентаризации при смене МОЛ. ПодробнееКак проводят внезапную ревизию кассы, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Скачать приказ на ежемесячные инвентаризации кассы
Кто устанавливает сроки плановой инвентаризации кассы?
Сроки проведения устанавливает руководитель. А в учетной политике и других внутренних нормативных актах должны быть раскрыты положения об инвентаризации в организации.
Порядок проведения инвентаризации кассы проходит в следующем порядке:
- Подготовительный этап.
- Сама инвентаризация.
- Обработка результатов.
Перечень документов, которые необходимо составить на каждом этапе:
|
Подготовительный |
Основной |
Завершающий |
|
|
|
Скачать бланк акта инвентаризации
На подготовительном этапе инвентаризации денежных средств в кассе издается приказ руководителя с планом инвентаризации: что проверить, в каком объеме, когда начать и закончить проверку. Отдельный приказ на инвентаризацию наличных денежных средств в кассе составлять не нужно, если проводится комплексная инвентаризация.
Статья по теме: Формы документов для оформления инвентаризации Инвентаризация имущества и обязательств компании – обязательная процедура, результаты которой подтверждают сведения о состоянии предприятия, объединенные в блоке годовой финансовой отчетности. Проводится инвентаризация отдельно по каждому виду активов и обязательств. Процесс проверки имеет под собой законодательную базу нормативных актов и опирается на блок внутрифирменной, разработанной субъектом, документации. Важная роль при этом отводится документальному оформлению проверки и ее итогов. Рассмотрим, какими документами оформить инвентаризацию. ПодробнееЖурнал учета помогает вести контроль за выполнением приказов об инвентаризации, особенно если много инвентаризационных участков.
График этапов целесообразно устанавливать, когда в компании много различных активов.
Важно! При составлении графиков нужно учитывать, что МОЛ не должны в это время отсутствовать на работе: находиться в отпуске, на больничном листе или по другим причинам.
Инвентаризация средств в кассе должна проводиться в присутствии этих лиц для подсчета вверенного им имущества, так как сотрудник (кассир) несет полную материальную ответственность за недостачу вверенных ему материальных ценностей на основании специального письменного договора (п. 2 части первой ст. 243 ТК РФ).
Статья по теме: Полная материальная ответственность Полная материальная ответственность работника возможна, но только в особых случаях, установленных законодательством. Сам факт заключения договора о полной материальной ответственности еще не дает оснований для взыскания, если работник не относится к установленной законом категории. ПодробнееНа основном этапе
До начала инвентаризации кассир расписывается в акте инвентаризации произвольной формы или ИНВ-15 и подтверждает, что расходные и приходные документы он сдал, все поступившие деньги оприходованы, а выбывшие проведены в расход.
Что нужно проверить при инвентаризации кассы учреждения?
Инвентаризационная комиссия проверяет документы в бумажном виде, в том числе кассовую книгу, ПКО и РКО, не внесенные в кассовую книгу в течение дня. Помним, что с введением онлайн-касс журнал кассира-операциониста не ведется.
Члены комиссии пересчитывают наличные деньги в кассе и сверяют эту сумму с остатком по кассовой книге. Если есть не внесенные в кассовую книгу ПКО и РКО в течение дня, то отраженные в них суммы берут в расчет.
Суммы наличности и показания в кассовой ленте должны соответствовать.
По прошедшей проверке комиссия формирует акт инвентаризации наличных денег (например, по форме № ИНВ-15). Он составляется в двух экземплярах (для бухгалтерии и кассира), а при смене кассира – в трех (для бухгалтерии и по одному для каждого из кассиров).
Скачать образец акта инвентаризации
Если при инвентаризации выявлены лишние средства или недостача, то объяснение кассира и решение руководителя приводят на оборотной стороне акта.
На завершающем этапе фиксируются результаты и издается приказ руководителя, утверждающий их. Данные инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она закончена, а при годовой – в годовой бухгалтерской отчетности.
Отражение в бухучете, проводки
|
НЕДОСТАЧА в кассе, выявленная при инвентаризации списывается: |
|
|
Если выявленные «лишние» денежные средства не подлежат возмещению виновным лицом. Только в этом случае недостача признается в РАСХОДАХ организации (п. 2, 12, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). |
Если выявленные недостающие средства возмещаются виновным лицом, сумма этой нехватки отражается как дебиторская задолженность виновного лица. |
|
Дт 94 Кт 50 – недостача наличности при инвентаризации кассы |
|
|
Дт 91.2 Кт 94 – убыток списан на финансовые результаты, виновное лицо не установлено, или суд отказал взыскать с него убытки. |
Дт 73 Кт 94 – сумма недостающей денежной наличности подлежит взысканию с провинившегося работника. Дт 70 Кт 73 – сумма недостающей наличности подлежит удержанию из заработной платы работника. |
|
ЛИШНИЕ денежные средства |
|
|
Излишки, выявленные при инвентаризации кассы и не подтвержденные ПКО, считаются внереализационными доходами и отражаются проводками: Дт 50 Кт 91.1. |
|
Нехватку денежных средств нужно отразить в кассовой книге.
Помним! На недостачу РКО не оформляется, так как в этом случае получается, что кассир получил эту сумму с разрешения руководства.
На основании акта инвентаризации в кассовой книге нужно указать:
|
№ графы кассовой книги |
Заполнение графы |
|
1 |
Номер акта инвентаризации и его дату |
|
2 |
Недостача |
|
3 |
Счет 94 |
|
5 |
Сумма недостачи |
При таком отражении факта недостачи остаток наличных денег в кассе и кассовой книге на конец дня будут равны.
Налоговый учет
|
ИЗЛИШЕК |
НЕДОСТАЧА |
|
|
Излишки денежных средств признаются внереализационными доходами. |
При документальном подтверждении отсутствия виновных лиц в хищении. |
Если виновное лицо возмещает ущерб по своему желанию или по решению суда. |
|
|
Сумма убытка от недостачи денежных средств признается в составе внереализационных расходов. |
Сумма ущерба, возмещенная виновным лицом, включается во внереализационные доходы на дату признания им ущерба или вступления в силу решения суда. В то же время на дату признания ущерба виновным лицом или вступления в силу решения суда организация имеет право отразить сумму ущерба во внереализационных расходах. |
Оформление инвентаризации кассы в программе 1С
Инвентаризация кассы в 1С оформляется через закладку «Касса» – «Инвентаризация кассы» – далее заполняются необходимые таблицы, данные, закладки.
Пример:
В ООО «Стройавто» установлено, что инвентаризация кассы проводится при смене кассира и перед закрытием года. Согласно приказу руководителя, плановая годовая инвентаризация кассы намечена на 31.10.2022. При инвентаризации кассы комиссия выявила следующее:
- По данным кассовой книги сумма наличности в кассе – 28 039,11 руб.
- При фактическом подсчете сумма наличности – 27 814,11 руб.
- Сумма нехватки наличности в кассе составила 225 руб.
- Виновник – кассир общества. Она признала свою вину 31.10.2022 и согласилась на добровольное возмещение ущерба из своей заработной платы.
Бухгалтер организации сделала следующие проводки:
- Дт 94 Кт 50 – 225 руб. – недостача денежных средств при инвентаризации кассы.
- Дт 73 Кт 94 – 225 руб. – недостача подлежит взысканию с виновного лица.
- Дт 70 Кт 73 – 225 руб. – недостача подлежит удержанию из заработной платы.
В налоговом учете бухгалтер признала недостачу в сумме 225 руб. в составе внереализационных доходов и расходов на 31.10.2022.
Для отражения инвентаризации кассы в организации были оформлены документы:
1. Приказ на инвентаризацию.
Скачать образец приказа2. Расписка материально ответственного лица перед инвентаризацией.
Скачать образец расписки3. Акт инвентаризации (недостача).
Скачать образец акта4. Приказ об удержании недостачи из зарплаты виновного сотрудника.
Скачать образец приказа5. Журнал ИНВ-23 (недостача).
Скачать образец журналаИтоги:
- Инвентаризация кассы должна проводиться в обязательном порядке в двух случаях: перед закрытием года и при смене МОЛ. Она может быть плановой и внеплановой.
- Другие случаи проведения инвентаризации кассы устанавливаются и закрепляются во внутренних нормативных документах организации.
- Результаты отражаются в акте ИНВ-15 либо в разработанной форме компании.
- Отражение результатов в бухучете и при налогообложении зависит от факта выявления виновников и признания ущерба, причиненного их действиями организации.
