Как исправить УПД прошлого периода?

Что такое УПД и почему важна корректность его оформления?

УПД расшифровывается как универсальный передаточный документ. Он был разработан с целью сокращения бумажного документооборота и повышения прозрачности сделок. Объединяет данные счета-фактуры и первичных документов (например, ТТН). Шаблон УПД утвержден Письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@** (Приложение № 1).

В УПД фиксируются ключевые данные о товаре (либо услуге), его стоимости, НДС, а также обязательные сведения для бухгалтерского учета и налогообложения. На практике возможны ситуации, когда ошибки или недочеты обнаруживаются лишь спустя время. 

Корректировка УПД прошлого периода регулируется законодательно и требует соблюдения ряда процедурных норм.

Основные причины, по которым так важно своевременно исправлять ошибки в УПД:

1. Налоговый учет. УПД служит основанием для вычета по НДС и подтверждения расходов при расчете налога на прибыль. Неверные данные могут повлечь за собой доначисление налогов, штрафы и пени.
2. Бухгалтерский учет. В рамках Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все первичные учетные документы должны содержать достоверные данные. Нарушение этих требований грозит организациям административной ответственностью.
3. Риск споров с контрагентами. Несоответствие указанных в документе сведений фактическим поставкам может привести к конфликтам, финансовым потерям и судебным разбирательствам.

В каких случаях может потребоваться исправление УПД прошлого периода?

Необходимость корректировок может возникать из-за самых разных обстоятельств:

• ошибки в реквизитах контрагента (ИНН, КПП, наименование, адрес);
• изменения в сумме, количестве или ассортименте поставленного товара (либо оказанных услуг);
• неправильно указанная ставка НДС или иные налоговые показатели;
• технические ошибки, допущенные при формировании документа (дата, номер документа, неправильные единицы измерения и т. д.).

Согласно статье 54 Налогового кодекса РФ, налогоплательщик обязан вносить изменения и/или уточнять сумму налогов, если были обнаружены ошибки, исказившие налоговую базу. Это распространяется и на первичные документы, в том числе УПД, ведь на их основании рассчитываются налоги.

Как исправить УПД за прошлый год: пошаговая инструкция

Мы подготовили инструкцию, которая поможет внести необходимые корректировки в универсальный передаточный документ истекшего периода. 

Шаг 1: анализ выявленных ошибок. Для начала необходимо провести внутренний аудит ситуации, чтобы понять природу и масштаб ошибки. Нужно определить, какого рода несоответствия возникли: искажение стоимости или количества товаров, ошибка в реквизитах контрагента, неправильная дата отгрузки или дата документа и т. д. 

Если ошибка влечет за собой пересмотр сумм налоговых обязательств, особенно по НДС, то следует учитывать требования ст. 81 НК РФ об уточнении налоговой декларации.

Как скорректировать УПД, если в нем допущена техническая ошибка, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Шаг 2: согласование изменений с контрагентом. Хотя это не прописано напрямую в нормативных актах, фактически любая корректировка УПД, затрагивающая сумму или реквизиты, требует уведомления второй стороны сделки. Важно получить согласие контрагента, чтобы исключить дальнейшие разногласия и обеспечить согласованность бухгалтерского и налогового учета у обеих сторон.

Шаг 3: формирование корректировочного УПД. Здесь руководствоваться нужно положениями, изложенными в Письме ФНС РФ от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@. Корректировочный УПД должен содержать:

• номер и дату первоначального УПД;

• ссылку на причину внесения изменений (описание ошибки и пояснение корректировки);

• новые корректные показатели в соответствующих графах;

• подписи и печати (при бумажном варианте) либо электронные подписи (при электронном документообороте), действующие на момент корректировки.

Шаг 4: отражение исправлений в учете. После составления корректировочного УПД нужно внести соответствующие изменения в бухгалтерские регистры и налоговый учет, если это требуется. 

Шаг 5: уточненная декларация при изменении налоговых показателей. Согласно статье 81 НК РФ, если ошибка привела к недоплате (или переплате) налога, организация обязана предоставить уточненную декларацию. В такой декларации отражаются корректные данные, которые согласуются с исправленным УПД.

Важно учитывать, что при подаче уточненной декларации возможна необходимость уплаты пени и штрафов (если из-за допущенной ошибки налоговая база была занижена).

Заключение

Корректировка УПД прошлого года – процесс, требующий аккуратности и знания законодательства. Неверный или несвоевременно исправленный документ может привести к налоговым доначислениям, санкциям и осложнениям во взаимоотношениях с контрагентами. Чтобы избежать подобных рисков, необходимо четко диагностировать вид ошибки и ее влияние на налоговый и бухгалтерский учет; согласовать исправления с контрагентом (при необходимости), оформить корректировочный УПД или внести необходимые изменения в рамках действующего законодательства. При необходимости также нужно скорректировать налоговую отчетность и бухгалтерские регистры. Не забудьте про сроки подачи уточненной налоговой декларации, если ошибка затрагивает налоговую базу.