Выдача займа компанией ее работнику – ситуация довольно распространенная. Обычно заем сотруднику предоставляется без процентов. О бухгалтерском учете, а также о налоговых последствиях такой сделки и пойдет речь в данной статье.
Учет займов в бухгалтерском учете
Обычно, когда речь идет о предоставлении во временное пользование денежных средств от лица организации, синтетический и аналитический учет по таким кредитам и займам ведется на счете 58 «Финансовые вложения». Это следует, в частности, из Приказа Минфина от 31 октября 2000 года № 94н.
Но в ситуации, когда средства компания предоставляет своему сотруднику, состоящему в штате на основании трудового договора, проводка по кредитам и займам оформляется по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса» или 51 «Расчетный счет». По счету 73 осуществляется синтетический учет кредитов и займов, выданных сотрудникам, а также прочих расчетов с ними в целом. Аналитика по данному счету ведется в разрезе каждого работника.
На дату погашения кредита проводки оформляются обратные, то есть по кредиту счета 73 и по дебету счета 50 или 51, – в зависимости от способа, которым работник рассчитывается с организацией.
Налоговые последствия выданного сотруднику займа
Компания, которая выдает заем своему сотруднику, либо любому другому физлицу, не учитывает выданную сумму в виде собственных расходов ни по налогу на прибыль, ни в рамках УСН. Не является налоговым доходом и возврат кредита. Единственное, на что в данной связи следует обратить внимание – это возможность интерпретации подобных сделок, как элемента микрофинансовой деятельности.
Применение упрощенки такими компаниями запрещено, таким образом систематические займы, выдаваемые сторонним физлицам, могут привести к необходимости перехода на общую систему налогообложения. Однако, когда речь идет о разовых займах сотрудникам самой компании, проблем как правило не возникает.
Для сотрудника, получившего беспроцентный заем, ситуация с налогами складывается несколько более сложная. «Бесплатный» заем или кредит под малый процент приводит к возникновению у получателя материальной выгоды от экономии на процентах. С него физлицо обязано уплатить НДФЛ по ставке 35%. Интересно, что рассчитать, удержать и уплатить налог с материальной выгоды должен заимодавец – выдавшая средства организация. Расчет материальной выгоды производится по итогам каждого месяца в течение срока предоставления займа.
Удержать рассчитанную сумму НДФЛ по материальной выгоде можно из любых денежных доходов заемщика, например, из его заработной платы. Правда удержания не должны превышать 50% от самой зарплаты. Сама сумма выгоды, с которой удержан налог, отражается в годовой справке 2-НДФЛ с кодом дохода 2610.
Если облагаемых НДФЛ доходов в отчетном периоде данное физлицо не получало, то удержать налог у него будет просто не из чего. В этом случае о подобной ситуации сообщается самому заемщику, а также в налоговую инспекцию, для чего составляется также справка 2-НДФЛ, но с признаком отчета «2». Это будет означать, что налоговый агент не имел возможности удержать налог, и что физическое лицо обязано рассчитаться с бюджетом самостоятельно. Срок подачи справки о доходах в данном случае иной: если в обычных ситуациях 2-НДФЛ компании подают до 1 апреля года, следующего за отчетным, то справка о неудержанном налоге должна быть передана в ИФНС до 1 марта.
Сам же расчет налога производится следующим образом. Если заем беспроцентный, то материальная выгода рассчитывается исходя из 2/3 от действующей на последний день месяца ключевой ставки ЦБ. Исходя из полученного таким образом процента определяется дневной процент (путем деления на 365 или 366 дней), после чего полученное значение умножается на количество дней пользования займам в течение месяца и саму сумму займа. Если заем был выдан под малый процент, то материальная выгода будет рассчитываться по этой же аналогии, но от разницы между ставкой по займу и 2/3 ключевой ставки.
Таким образом, при действующей на декабрь 2016 года ключевой ставки в размере 10% выдавать заем сотруднику с тем, чтобы обязанности уплаты НДФЛ у него не возникло, целесообразно со ставкой по такому займу не менее 6,7%.
Если заем процентный
Любые проценты, полученные компанией по выданному займу, будут являться ее доходом, который необходимо будет включить в базу по налогу на УСН либо налогу на прибыль. Причем это требование уже никак не зависит от величины установленного по договору займа процента, то есть отразить доход в налоговой базе нужно будет и в том случае, если процент минимален, а сам сотрудник получает материальную выгоду.
Для целей бухгалтерского учета компании суммы полученных процентов по займу оформляются в виде справки-расчета. В учете ежемесячно определяемые таким образом суммы отражаются, как прочие доходы, проводкой по дебету счета 73 и кредиту счета 91.1.
