Служебная записка на списание материальных ценностей

Причины, особенности списания ТМЦ по ФСБУ 5/2019

ФСБУ 5/2019 действует с 2021 года. В нем говорится, что запасы – это активы, потребляемые, используемые на протяжении года (12 мес.) либо простого операционного цикла (п. 3 ФСБУ 5/2019). Например, к запасам относятся материалы, запчасти, комплектующие, сырье, инструментарий, созданные либо приобретенные объекты недвижимого имущества и др.

Данным стандартом также обозначены указания по списанию запасов. Вариант списания связывается с причиной выбытия и наличием виновного лица. Так, запасы могут выбывать при продаже, безмездной передаче, в случае поломки (непригодности), по окончании срока эксплуатации и др. причинам.

Порчу и потерю запасов выявляют при инвентаризации, которая проводится в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

• Методическими указаниями по инвентаризации из Приказа Минфина № 49;
• ст. 11 ФЗ № 402;
• п. 26–28 Положения по ведению бухучета, утв. Приказом Минфина № 34н.

Для сведения! С 01.04.2025 инвентаризацию активов и обязательств будут проводить по ФСБУ 28/2023, утв. Приказом Минфина № 4н от 13.01.2023. При желании на данный стандарт можно перейти уже сейчас. При этом стандарт не предназначен для бюджетников, а инвентаризация драгметаллов и драгкамней проводится по Инструкции из Приказа Минфина № 231н!

Служебная записка на списание материальных ценностей составляется с учетом норм стандарта 5/2019. По данному ФСБУ организации необходимо закрепить в учетной политике один из способов оценки ТМЦ. Оценивать отпуск материалов в списании можно:

• по средней стоимости;
• себестоимости единицы;
• принципу ФИФО.

Запасы можно списать вместе с признанием выручки от реализации, при выбытии по иным причинам (не из-за продажи) и когда возникнут обстоятельства, при которых не ожидается экономической выгоды при потреблении, эксплуатации, реализации запасов.

Как отразить в бухгалтерском учете списание материалов, товаров и иных запасов по причине их порчи или недостачи, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Служебная записка на списание материалов, как основание для проведения процедуры списания

Работник (обычно отвечающий за ТМЦ), обнаруживший порчу, непригодность (недостачу), составляет служебную записку на имя руководителя организации. В Инструкции по делопроизводству ЦИК из Постановления ЦИК № 321/1831-6 есть определение данного термина. Служебной (докладной) запиской именуется внутренний документ, который пишет нижестоящее должностное лицо вышестоящему, излагая конкретный вопрос с конкретными выводами и предложениями.

То есть служебную пишут, чтобы о чем-либо проинформировать вышестоящее руководство, что-то объяснить и предложить варианты решения вопроса. В рассматриваемой ситуации служебную записку на списание материальных ценностей пишут для того, чтобы инициировать процедуру списания. Получив служебную, руководитель организации будет ее рассматривать и принимать решение, что делать дальше.

Процедура списания по служебной записке на списание

Рассмотрев записку, руководитель организации издает приказ о создании специальной комиссии (если ее нет в организации) из числа компетентных лиц. Она должна:

1. Осмотреть, оценить объект, подлежащий списанию.

2. Определить, действительно ли он непригоден для использования и почему.

3. Если требуется – выявить виновное лицо.

4. Принять решение о том, что с ним делать: уценить либо полностью списать. Можно, целесообразно его отдавать в ремонт либо нет. Подлежит ли он разборке и как можно использовать его составные части.

5. Составить акт списания в произвольной форме либо по шаблону, действующему в организации. Можно использовать (в т. ч. при разработке собственных шаблонов):

• типовую форму акта (ОКУД 0504230) из Приказа Минфина № 52н, предназначенную для списания материальных запасов;
• в случае порчи, лома, боя объекта – ф. ТОРГ-15 из Постановления Госкомстата № 132 от 25.12.1998.

Результаты проверки, осмотра, оценки фиксируются именно в таком акте. Здесь комиссия указывает конкретные причины, почему нельзя далее использовать ТМЦ. Далее на основании акта издается приказ о списании ТМЦ и объект списывают (снимают с баланса организации).

Как составить служебную записку на списание материалов

Как самостоятельный документ в ОКУД служебная не значится. Типовой формы для нее нет. Поэтому служебную записку на списание материалов (иных ТМЦ) составляют самостоятельно, произвольно, но придерживаясь правил из ГОСТ Р 7.0.97-2016. Записка должна иметь вид, структуру, реквизиты стандартного документа, включать:

• название, дату и место составления;
• данные составителя и адресата (Ф. И. О., должность);
• просьбу о списании конкретного объекта с указанием основания (т. е. с обоснованием);
• название, инвентарный номер (если есть), количество, балансовую (итоговую) стоимость списываемого ТМЦ;
• обстоятельства, при которых выявлена порча, утрата (иное);
• если выявлено виновное лицо, то указывают его данные;
• приложение с приобщаемыми документами;
• подпись составителя с расшифровкой.

Условный образец служебной записки на списание ТМЦ

Допустим, на складе, где хранилась печатная продукция (газеты, журналы), из-за нарушения системы герметизации отопления произошло частичное затопление помещения. В результате этого непредвиденного происшествия часть продукции пришла в негодность и подлежит списанию. По факту происшествия материально ответственное лицо пишет служебную записку следующего содержания:

Скачать бесплатно пустой бланк служебной записки

По данному образцу можно составить записку на списание, к примеру, спецодежды, инструментария, огнетушителей и др. запасов.

Итоги

Чтобы инициировать списание ТМЦ, сотрудник, выявивший недостачу, порчу (непригодность) ТМЦ пишет на имя руководителя организации служебную записку. Она составляется в свободной форме с указанием обязательных реквизитов обычного документа. В ней составитель просит списать конкретный объект и объясняет, почему это требуется сделать.