Выдача аванса на командировочные расходы: проводки
Наличие распоряжения о командировке – основание для выдачи авансовой суммы, покрывающей предстоящие траты. Бухгалтер рассчитывает их примерную стоимость и выписывает аванс, оформив его выдачу проводкой:
Д/т 71 К/т 50 (51) на подотчетную сумму.
Этой же записью доначисляют аванс, если командировка обоснованно продлена и выданных средств работнику не хватило. Впрочем, случаи, когда работнику приходится кредитовать компанию, т. е. использовать собственные средства на рабочие нужды, нередки.
Авансовые отчеты в бухгалтерском учете
Выполнивший служебное задание вернувшийся сотрудник составляет отчет о произведенных тратах на бланке типовой формы АО-1. Заметим, что затраты по командировкам в части суточных нормируются – на установленные лимиты уменьшается налоговая база. Норматив в день составляет 700 руб. при поездках по РФ, 2500 руб. – при командировках за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компания вправе установить собственные размеры суточных. Превышение лимитов означает для компании отнесение сверхнормативных сумм на прибыль, для работника – обложение разницы подоходным налогом. Рассмотрим различные варианты командировочных расходов, перечисленных в авансовых отчетах и их бухгалтерское оформление.
Читайте также: Командировка по договору ГПХ
Проводки по авансовому отчету по командировке
Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).
Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.
Целью составления отчета является упорядочение затрат и определение их фактической суммы. Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.
Сопровождающие принятие затрат по авансовому отчету бухгалтерские проводки:
Операции |
Д/т |
К/т |
Утвержден авансовый отчет, проводками списаны затраты по командировке: |
|
|
- в торговой компании (если целью ее являлось продвижение товара) |
44 |
71 |
- в производственном предприятии (поездки рабочего характера) |
20 |
71 |
- общехозяйственного толка, например почтовые расходы |
26 |
71 |
В поездке приобретены активы или материалы |
08,10 60 |
60 71 |
Из суммы затрат выделен НДС |
19 |
71 |
НДС принят к вычету |
68 |
19 |
Остаток неиспользованных командировочных расходов возвращен в кассу, на расчетный счет или удержан из заплаты по согласию сотрудника |
50, 51, 70 |
71 |
Перерасход средств выплачен сотруднику |
71 |
50 |
Проиллюстрируем учет затрат по командировкам на примерах.
Пример 1:
Сотрудник ООО «Троя» инженер Дерябин А.Ю. в апреле 2019 получил аванс в счет командировки сроком на 5 дней в сумме 160000 руб. для поездки в другой регион. Цель поездки – приобретение оборудования для фильтра на производство. Дерябин А.Ю. вылетел на самолете 15 апреля, а вернулся 19 апреля на транспорте поставщика, сопровождая приобретенное оборудование. 23.04.2019 им предоставлен авансовый отчет, в котором перечислены расходы:
стоимость билетов «туда» – 18 000 руб. (в т.ч. НДС – 3000 руб.);
стоимость номера в отеле – 21 600 руб. (в т.ч. НДС – 3600 руб.) за 3 дня;
суточные - 3500 руб. (700 х 5 дн.);
оплата консультационных услуг производителя оборудования – 15 000 руб.;
приобретение установки – 108 000 руб. (в т.ч. НДС 18000 руб.).
К авансовому отчету инженер приложил все подтверждающие расходы документы. В итоговой строке отчета сумма расходов – 166 100 руб., т. е. произошел перерасход выданных средств. Бухгалтер проверил отчет, утвердил произведенные затраты. Согласно авансовому отчету, проводки в бухгалтерском учете сделаны следующие:
Дата |
Операции |
Д/т |
К/т |
Сумма |
15.04 |
На карту сотрудника перечислен аванс по командировке |
71 |
51 |
160 000 |
23.04 |
Принят авансовый отчет, проводки утверждения и списания затраты: |
|
|
|
|
- суточные |
20 |
71 |
3500 |
|
- за проживание в отеле |
20 |
71 |
18 000 |
|
НДС по сч-ф отеля |
19 |
71 |
3600 |
|
- за проезд (авиабилет) |
20 |
71 |
15 000 |
|
НДС по авиабилету |
19 |
71 |
3000 |
|
Консультация по использованию оборудования |
08 |
60 |
15 000 |
|
Стоимость установки |
08 |
60 |
90 000 |
|
НДС со стоимости установки |
19 |
71 |
18 000 |
|
Расходы по приобретению установки списаны с подотчетных сумм |
60 |
71 |
105 000 |
|
Принят к вычету НДС (3600 + 3000 + 18 000) |
68 |
19 |
24 600 |
|
Дерябину А. Ю. выдан перерасход по авансовому отчету (166 100 – 160 000) |
71 |
50 |
6100 |
В примере выдана сумма перерасхода по авансовому отчету (проводка Д/т 71 – К/т 50) из кассы. В зависимости от принятой в компании системы расчетов с персоналом, деньги ему могли быть перечислены на карту проводкой Д/т 71 К/т 51. В результате сч. 71 по выданной подотчетной сумме Дерябину А.Ю. закрылся.
Пример 2:
Оператор ПК Минина И.И. 15.04.2019 отправлена в командировку на 2 дня для повышения профподготовки и посещения семинара. Сумма аванса составила 13400 руб. Билеты на проезд были заранее заказаны компанией и выданы ей вместе с суммой командировочных. 17.04.2019 Минина И. И. возвратилась и представила на утверждение авансовый отчет, где перечислила расходы и подтвердила их документально:
суточные 1400 руб. (700 х 2 дн.);
плата за проживание в гостинице 3360 руб. (НДС 560 руб.);
проезд 6000 руб.:
оплата участия в семинаре 5000 руб.
Всего на сумму 15760 руб.
Проводки:
Дата |
Операции |
Д/т |
К/т |
Сумма |
15.04 |
Из кассы фирмы выдан аванс по командировке |
71 |
50 |
13 400 |
|
В кассу поступили билеты на проезд Мининой И.И. |
50/3 |
76 |
6000 |
|
Проездные документы выданы Мининой И.И. |
71 |
50/3 |
6000 |
17.04 |
Утвержден авансовый отчет по командировке, проводки списания затрат: |
|
|
|
|
- суточные |
20 |
71 |
1400 |
|
- за проживание |
20 |
71 |
2800 |
|
НДС по сч-ф отеля |
19 |
71 |
560 |
|
- за проезд |
20 |
71 |
6000 |
|
- за участие в семинаре |
20 |
71 |
5000 |
|
Остаток неиспользованного аванса 3640 руб. (13 400 + 6000 – 1400 – 3360 - 6000 – 5000) возвращен в кассу |
50 |
71 |
3640 |
Пример 3:
Менеджер отдела сбыта Лешков И.Т. 16.04.2019 получил командировочные расходы в сумме 30 000 руб. на проведение презентации в компании – потенциальном потребителе продукции, находящейся в соседнем регионе. Срок поездки – 3 дня. Лешков И.Т. вернулся 18.04.2019, представив отчет о произведенных тратах:
- суточные 2100 руб. (700 х 3);
- представительские расходы (ужин с заказчиками продукции) – 16 000 руб.;
- проведение презентации – 15 000 руб.
Проживал Лешков И.Т. у своих родственников, расходы по проживанию не подтвердил.
Всего затрат 33 100 руб.
Проводки:
Дата |
Операции |
Д/т |
К/т |
Сумма |
16.04 |
На карту сотрудника перечислен аванс по командировке |
71 |
51 |
30 000 |
18.04 |
Утвержден авансовый отчет подотчетного лица, проводками списаны затраты: |
|
|
|
|
- суточные |
20 |
71 |
2100 |
|
- представительские |
26 |
71 |
16 000 |
|
- на презентацию по продвижению товара |
44 |
71 |
15 000 |
|
Проводка возмещения перерасхода по авансовому отчету Лешкову И.Т. (33 100 – 30 000) |
71 |
50 |
3100 |