Работодателю о персонифицированном учете
Компании и физлица, выплачивающие доходы работникам и исполнителям по договорам ГПХ, обязаны организовать и вести персонифицированный учет и представлять контролирующим органам персонифицированную отчетность.
Законодательство расшифровывает термин «персонифицированный учет» следующим образом:
Для персонифицированного учета у каждого физлица должен быть СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета), присваиваемый Социальным фондом. Если у принимаемого на работу гражданина отсутствует этот идентификатор, работодателю следует зарегистрировать его в фонде, отправив туда специальный документ:
Осуществляет персонифицированный учет Социальный Фонд, а необходимые для этого сведения по своим работникам и ГПХ-исполнителям предоставляют в фонд работодатели по специальным отчетным формам (подробнее об основных отчетах расскажем в следующих разделах).
Новый отчет 1: сведения о физлицах
Начиная с отчетности за январь 2023 года работодатели обязаны представлять в налоговую инспекцию персональные данные о физлицах в отдельном отчете:
Набор представляемых в этом отчете персональных данных стандартный: ИНН, СНИЛС, ФИО, сумма начисленных выплат):
Включать в новый отчет нужно сведения не только о сотрудниках, работающих по трудовому договору, но и о физлицах, с которыми заключены договоры ГПХ. Кроме того, в отчет должны попасть уволившиеся в отчетном месяце работники и сотрудники, в пользу которых не было начислений.
Подробную инструкцию по заполнению нового отчета смотрите здесь.
Применяющие АУСН компании и ИП сведения по данной форме сдавать не обязаны.
Новый отчет 2: единая форма сведений (ЕФС-1)
Форму ЕФС-1, в составе которой также содержатся персонифицированные сведения о физлицах, работодатели обязаны представлять в СФР.
Персонифицированные сведения, отражаемые в новой форме ЕФС-1, работодатели представляли до 2023 года в составе иных отчетов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3.
Как, куда и когда сдавать ЕФС-1 вы можете узнать из этого материала.
Обновленный отчет 3: РСВ
Привычный для всех работодателей расчет по страховым взносам (РСВ) также включает персонифицированные сведения. С отчетности за 1 квартал 2023 года расчет представляют на обновленном бланке и в новый срок:
Образцы всех отчетов по персонифицированному учету подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к справочно-правовой системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
Компании и ИП, применяющие АУСН, этот расчет налоговикам не сдают.
Что представляет собой новая автоупрощенка, расскажем в статье «АУСН - новый налоговый режим с 2023 года».
Новая форма СЗВ-ДСО с 01.03.2023
Форма СЗВ-ДСО является входящим документом индивидуального (персонифицированного) учета.
Отчет этой формы впервые нужно представить в СФР с данными за 2023 год не позднее 25.01.2024.
Форма СЗИ-ИЛС для работников
Физлица могут в любой момент получить сведения о стаже и уплаченных страховых взносах, запросив в Социальном фонде электронную форму СЗВ-ИЛС. Этот документ содержит персонифицированные данные, отраженные на индивидуальном лицевом счете каждого гражданина. В фонд эта информация поступает от работодателей.
Сведения можно запросить через сервис «Личный кабинет гражданина» на сайте СФР:
Пополнение сведений производится на регулярной основе – работодатели передают данные о взносах ежеквартально посредством представления в налоговые органы РСВ (расчета по страховым взносам), информацию о стаже – ежегодно (в составе формы ЕФС-1).
СЗИ-ИЛС формируется в режиме «on-line» и содержит сведения, учтенные на лицевом счете на момент формирования запроса.
Другие новшества-2024 по персучету
С 09.01.2023 при регистрации граждан в системе персонифицированного учета применяются обновленные бланки:
Внесенные в формы поправки носят в основном технический характер.
Среди позитивных новшеств − увеличение в два раза отрезка времени, отводимого на уплату страхователями штрафа (с 10 до 20 календарных дней). Если заплатить быстро (в первую половину срока – в течение 10 дней), скидка от «штрафной» суммы составит 50%. Если ошибку исправить раньше, чем ее найдут проверяющие, ответственность не наступает (Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ).
Законодательство по персонифицированному учету продолжает корректироваться. В ближайших планах Минтруда – обновление правил персучета (проект на сайте regulation.gov.ru).
Пока новый документ проходит все этапы обсуждения и утверждения, действует прежняя Инструкция, утвержденная Приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н.
Итоги
В персонифицированном учете с 2023 года произошло немало изменений – вместо ПФР сведения нужно подавать в новый Социальный фонд по новым формам и в новые сроки. Инструкция по ведению персучета в ближайшее время планируют обновить. При этом перечень персональных сведений в целом остался прежним.
