Ознакомление работника с записями в трудовой книжке

Сведения, содержащиеся в трудовых книжках сотрудников, имеют большое значение не только в период их активной профессиональной деятельности, но и при выходе на пенсию. Любая неточность может иметь негативные последствия для работающих граждан, например, существенно уменьшить их реальный стаж. Неслучайно ознакомление работника с записями в трудовой книжке является обязанностью любого работодателя, но только в строго определенных случаях.

Что говорят Правила

О том, что трудовая книжка (далее – ТК) – главный документ работника, сообщает 66-я статья Трудового кодекса. Вести ее обязаны не только работодатели-организации, но и индивидуальные предприниматели, при условии, что владелец документа отработал более пяти дней.

Трудовые книжки сотрудников оформляются и хранятся в соответствии с двумя основными документами:

• Правилами ведения и хранения ТК (Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003);
• Инструкцией по заполнению ТК (Постановление Министерства труда № 69от 10.10.2003).

В частности, 12-й пункт вышеуказанных Правил установил, в каких случаях ознакомление работника с записями в трудовой книжке обязательно. Их всего три:

• когда в ТК нужно сделать запись о выполняемой работе;
• когда сотрудника переводят на другую работу;
• когда его увольняют.

В перечисленных ситуациях в трудовых книжках делаются соответствующие записи, с которыми сотрудника должны ознакомить под поспись. Согласно данному пункту Правил, он ставит ее в личной карточке. Перед этим кадровик дублирует в ней запись, которая была внесена в ТК работника.

Нюансы ознакомления с записями в ТК

Однако в Правилах ведения и хранения трудовых книжек есть еще одно предписание. 35-й пункт гласит, что при увольнении сотрудник заверяет своей подписью все записи, сделанные в документе за время работы в данной компании. И проставляет он ее непосредственно в ТК. Из этого следует, что, увольняясь, гражданин заверяет записи не только в личной карточке, но и в трудовой книжке. Но пока он работает в фирме, об ознакомлении с вносимыми в ТК записями он ставит подпись лишь в своей карточке.

Не существует специальной формы заверения, что работник с записями в трудовой книжке ознакомлен. Образец ни одним нормативным актом не предусмотрен, а специалисты советуют: ознакомление с внесенными в книжку сведениями достаточно подтвердить только подписью сотрудника. Не следует добавлять к ней фразы «информация верна», «запись заверяю» или иные формулировки аналогичного содержания.

Порядок действий: пример

Какие действия потребуются от кадровика, желающего ознакомить работника с записью в трудовой книжке, можно проследить на следующем примере. Работодатель переводит сотрудника на другую должность. В этом случае:

1. Издается соответствующий приказ о переводе, на котором сотрудник расписывается после ознакомления.
2. Запись о переводе вносится в ТК, и ее показывают работнику.
3. Запись дублируется в личной карточке сотрудника, и там же он подписью подтверждает, что ее содержание ему известно.

Читайте также: Перевод в обособленное подразделение (запись в трудовой книжке)

Пример подтверждения в личной карточке, что работник с записями в ТК ознакомлен:

3-я страница формы № Т-2

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ