Ошибка в отпускных: как исправить?

Основные ошибки при начислении отпускных

Начисление отпускных обычно отражается в унифицированной форме № Т-60 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). На первой странице формы отражаются кадровые данные (кто уходит в отпуск, на какой срок, за какой период предоставлен отдых и др.), а на второй — приводится сам расчет.

Условно ошибки в начислении можно разделить на 5 групп:

1. Неверно исчислено количество календарных дней в расчетном периоде — например, не исключены дни отпусков, временной нетрудоспособности или другие периоды, когда сохранялся средний заработок.
2. Завышены или занижены выплаты, по сумме которых определен средний заработок — учтены доходы сотрудника, которые не должны включаться в расчет (например, матпомощь, больничные) или, наоборот, не учтены какие-то суммы (например, разовые премии по итогам работы за год).
3. При начислении совершена счетная/арифметическая ошибка.
4. Технический сбой в программе учета.
5. Неточные кадровые данные (ошибка в расчете числа полагающихся дней отдыха).

Если обнаружилась ошибка в расчете отпускных, то ее нужно исправить независимо от причины возникновения неточности. Иначе работодатель может быть привлечен к ответственности за неверное исчисление налогов, страховых взносов или за нарушение трудовых прав работника.

В каких еще случаях необходимо пересчитать отпускные, узнайте в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ и бесплатно узнайте ответ в материале.

Как исправляется ошибка в отпускных

Порядок исправления ошибок приведен в ч. II ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.2010 № 63н). Корректировка будет состоять из нескольких этапов. Что необходимо сделать:

1. Выяснить, завышена или занижена начисленная сумма.
2. Определить, является ли ошибка существенной или несущественной.
3. Внести исправления в программу учета.
4. Произвести расчет с сотрудником.
5. Скорректировать отчетность, если это необходимо.

У компании в итоге может образоваться недоимка по налоговым обязательствам и страхвзносам за прошлые периоды. Прежде чем подавать уточненные отчеты, рекомендуется сначала перечислить в бюджет задолженность, что позволит избежать штрафных санкций от ИФНС.

Какой датой исправляется ошибка в расчете отпускных

Дата корректировки зависит от существенности ошибки. Какие суммы считать существенными, организация определяет сама, закрепляя выбранный вариант в учетной политике.

Общий порядок исправления таков:

• неточности текущего года исправляются в месяце их возникновения;
• несущественные ошибки прошлых лет корректируются в периоде их обнаружения. Прибыль или убыток, возникшие после исправления ошибки, надо отразить в составе прочих доходов или расходов того же периода (в котором исправили);
• по существенным ошибкам прошедшего года, если годовая бухотчетность еще не утверждена, записи вносятся декабрем того года, когда были неверно начислены отпускные;
• ошибки, обнаруженные после утверждения бухотчетности прошлых периодов, исправляют в текущем отчетном периоде. При этом корреспондирующим счетом в записях является счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).

Обычно суммы отпускных к доплате или уменьшению невелики, поэтому корректируются датой обнаружения.

Отпускные были выплачены в большем объеме

Если изначально отпускных начислили больше, чем нужно, то у сотрудника возникает переплата. В излишней сумме при этом удерживаются НДФЛ и начисляются страховые взносы.

В бухучете в месяце выявления ошибки необходимо внести корректировочные записи в уменьшение начисленных сумм по отпускным, взносам по единому тарифу и на травматизм (сторно).

Как исправить переплату отпускных:

1. Внести сторнировочные записи по начислению отпускных.
2. Пересчитать сумму страховых взносов, исправить «Расчет по страховым взносам» и раздел 2 отчета ЕФС-1, если ошибка возникла в периоде, за который уже сдана отчетность. Если же исправления были внесены в разные месяцы одного квартала, то уточненку можно не подавать. В расчете (отчете) за квартал всё будет учтено.
3. По НДФЛ вернуть работнику переплату или зачесть ее в счет будущих платежей.
4. Если ошибка повлекла за собой завышение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или по другому налогу, где налоговая база определяется, как «Доходы - расходы», то нужно исправить ее в бухучете и в налоговом учете.

Излишне выплаченную сумму отпускных можно удержать с будущих выплат работнику только при наличии его письменного согласия на это. Но сотрудник может и не согласиться на возврат излишне полученной суммы. В этом случае НДФЛ пересчитывать не нужно.

Если же работник на удержание не согласен и компания не сможет взыскать переплату по суду или простит долг сотруднику, то сумма переплаты включается в расходы (как убыток) только в бухгалтерском учете и именно в том месяце, когда обнаружена ошибка. При этом, следует помнить, что в налоговом учете данные расходы учесть нельзя (нет экономического обоснования).

Пример:

Сотруднику начислили отпускные в декабре 2023 г. в сумме 24 000 руб. В июне 2024 г. бухгалтер обнаружила, что ошибочно включила в расчет среднего заработка больничные. Переплата по отпускным оставила 600 руб.

 Как исправили ошибку:

• так как сумма признана несущественной, то откорректировали начисление июнем 2024 г.;
• пересчитали страховые взносы по единому тарифу (30% от переплаты в 600 руб.). В общей сумме излишне было начислено 180 руб. взносов (600 руб. х 30%/100%), По ним отразили сторно на 180 руб.

Из расходов июня 2024 г. исключили сумму в 780 руб. (600 руб. переплаты и 180 руб. взносов).

Сотрудник на возврат переплаты согласился, написав заявление. Излишне удержанный НДФЛ в размере 78 руб. (600 руб. х 13%/100%) зачли в счет налога из зарплаты, перечисленной работнику в период с 1-го по 22-е июня 2024 г.

Пересчитать и сторнировать нужно и взносы на «травматизм». Например, если в нашем примере вид экономической деятельности организации соответствует 1 классу профессионального риска, то они равны 0,2% от переплаты в 600 руб. (1,2 руб.).

Отпускных было начислено меньше, чем нужно

Доначисленную сумму отпускных сотруднику нужно выплатить. При этом:

1. Из доначисленной суммы удерживается и уплачивается в бюджет НДФЛ.
2. Дополнительные отпускные и причитающиеся с них удержания доначисляют в бухучете в месяце обнаружения ошибки — сразу в прочие расходы (относят на счет 91).
3. Исправляется ошибка, повлекшая занижение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или по другому налогу, где база считается по принципу «Доходы - расходы».
4. При необходимости в СФР подается уточненный раздел 2 формы ЕФС-1 по страховым взносам на травматизм, а в налоговую — РСВ (если уже поданы эти формы, сведения).

Такая ошибка по отпускным на НДФЛ прошлого периода не влияет. Налог с доходов удерживается при выплате доначисленной суммы сотруднику и отражается в Расчете 6-НДФЛ текущего периода.

Пример:

Работнику в марте 2024 г. выплатили отпускные, но в мае 2024 г. выяснилось, что из-за неверно рассчитанного среднего заработка ему начислили на 950 руб. меньше. Бухгалтер:

• сделает доначисление отпускных в мае 2024 г. на сумму 950 руб.;
• доначислит страхвзносы по единому тарифу в сумме 285 руб. (950 руб. х 30%/100%) и взносы на «травматизм» на сумму 1,9 руб. (0,2% от 950 руб.);
• из 950 руб. удержит НДФЛ – 124 руб. (950 х 13%/100%) и уплатит его в бюджет не позднее 28.05.2024, если доначисленные отпускные будут выплачены работнику в период с 1-го по 22-е мая 2024 г. (до 05.06.2024 — если такие отпускные перечислены сотруднику с 23-го по 31 мая 2024 г.);
• суммы доначислений отразит в отчетности РСВ и 6-НДФЛ за полугодие 2024 г., и в  уточненном разделе 2 формы ЕФС-1 по взносам на травматизм. 

Ошибка в отпускных в 6-НДФЛ

Нужно ли исправлять ошибку в отпускных в 6-НДФЛ, если расчет уже был сдан по итогам периода с ошибкой? Надо ли в этом случае подавать уточненный Расчет 6-НДФЛ ?

Оказывается, не нужно. Если ошибка была допущена, например, во втором квартале, а выявлена — в третьем, то разница будет пересчитана в третьем. То есть выплата отпускных и перерасчет отпускных осуществлены в разные даты.

Таким образом, в 6-НДФЛ за третий квартал бухгалтеру нужно будет показать корректную сумму начислений с учетом исправленных отпускных в разд. 2 расчета 6-НДФЛ и, если была доплата отпускных с удержанием налога в третьем квартале, отразить ее в разд. 1 формы 6-НДФЛ.

Итоги

Отпускные, выданные работнику, могут быть не правильно рассчитаны. В случае обнаружения ошибки в такой выплате ее нужно исправить. Как это сделать, рассказано выше в статье.