Нужно сдавать нулевой 6-НДФЛ — нормативные ссылки
В законодательстве РФ нет прямых указаний об обязательной сдаче нулевого 6-НДФЛ или освобождении от представления расчета, если отсутствуют отчетные показатели. Такая нормативная неясность вызывает дополнительные вопросы, так как в НК РФ за подобное нарушение предусмотрены санкции.
Вывод о том, нужно или нет сдавать нулевой 6-НДФЛ в 2024 году, можно сделать из анализа налогового законодательства РФ:
Из указанных норм следует, что представлять 6-НДФЛ должны налоговые агенты, если они выплатили физлицам доходы. При отсутствии выплат обязанность по представлению этой формы не возникает.
Дополнительные аргументы от ФНС
Если вам показались неубедительными сделанные в предыдущем разделе выводы о том, нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ, приведем дополнительны аргументы.
В п. 3 Порядка заполнения 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, в ред. от 09.01.2024) сказано, что данный отчет заполняется на основе информации, содержащейся в регистрах налогового учета, о:
- начисленных и выплаченных физлицам доходов;
- предоставленных им вычетов по НДФЛ;
- суммах исчисленного и удержанного подоходного налога.
Следовательно, отсутствие начислений в пользу физлиц обнуляет обязанность налогового агента по сдаче в налоговую отчета 6-НДФЛ (письмо ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@). Штрафа за несдачу 6-НДФЛ в таком случае быть не должно.
Если при отсутствии выплат физлицам бухгалтер решает перестраховаться и сдает в налоговую инспекцию нулевой 6-НДФЛ, то налоговики обязаны принять такой расчет в установленном законодательством РФ порядке (письмо ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).
Что указать в письме об отсутствии обязанности сдавать 6-НДФЛ
Установленного законом бланка письма об отсутствии обязанности сдавать 6-НДФЛ нет. Поэтому этот документ оформляют произвольно. В письме прописывают такие сведения:
- информация об инспекции ФНС, которой адресовано письмо (например, «Руководителю ИФНС по г. Белгороду»);
- данные организации, ИП — наименование, ИНН, КПП (КПП указывают юрлица) адрес, номер телефона;
- исходящий номер и дата;
- номер и дата требования ИФНС о предоставлении пояснений по поводу непредоставления компанией (ИП) расчета 6-НДФЛ (при наличии);
- причина отсутствия обязанности предоставлять 6-НДФЛ (в основной части письма) — например, организация не начисляла и не выплачивала доходы физлицам, поэтому компания не являлась налоговым агентом по НДФЛ в отчетном (налоговом) периоде;
- ссылка на п. 1 ст. 226 НК РФ и на п. 2 ст. 230 НК РФ;
- дата оформления;
- подпись составителя письма с расшифровкой (инициалы + фамилия).
Три причины сдачи нулевого отчета
Отсутствие в НК РФ прямого ответа на вопрос о том, сдавать или нет нулевой 6-НДФЛ, заставляет некоторых бухгалтеров ежеквартально сдавать пустые отчеты:
1. Из-за боязни блокировки банковского счета.
Этот страх легко развеять: налоговики обязаны предупредить заранее о блокировке счета. Если это случится из-за неподачи нулевого 6-НДФЛ, достаточно в ответ на такое уведомление письменно пояснить причину непредставления расчета.
Кроме того, блокировка счета за непредставление 6-НДФЛ возможна не раньше чем через 20 рабочих дней после крайнего срока его сдачи. За это время инспекция ФНС должна посмотреть ваш расчетный счет, проверить по КРСБ, перечисляли ли вы на протяжении года НДФЛ, сдавали ли расчет за прошедший год.
2. Из-за нежелания постоянно отвечать на запросы контролеров.
Если вы не хотите ежеквартально пояснять инспекции ФНС причины отсутствия 6-НДФЛ, то можно отправить контролерам письменные пояснения (письмо) о том, что вы доходы физлицам не выплачиваете и до возобновления деятельности представлять 6-НДФЛ не будете.
Этот вариант срабатывает не всегда. Такие письменные пояснения не предусмотрены НК РФ и налоговикам приходится обрабатывать их вручную, чтобы принять во внимание.
3. Головной офис выплачивает доходы, а обособленное подразделение (ОП) — нет.
Отсутствие в ОП работников при наличии начислений и выплат доходов в головном подразделении не является поводом для обязательной регулярной подачи по ОП нулевого 6-НДФЛ. НК РФ этого не требует.
Как нулевой отчет может избавить от повышенного внимания налоговиков
Налоговики могут по определенным признакам заподозрить деятельность, предполагающую выплату доходов физлицам, и тогда при отсутствии 6-НДФЛ могут заблокировать счет. В таких ситуациях подача нулевого отчета избавит компанию/ИП от их повышенного внимания.
Приведем несколько примеров:
- поступление выручки на счет — инспекторы ФНС предположат, что деятельность ведется и должны быть выплаты физлицам;
- наличие операций по счету (в частности, поступает арендная плата, перечисление займа другой компании, деньги размещены в депозит) — это сигнал о том, что кто-то (например, директор) исполняет определенные функции и ему должна начисляться зарплата;
- по ОП сдан ненулевой 6-НДФЛ, а по головному подразделению отчет не представлен — по мнению налоговиков, работающее подразделение предполагает наличие руководителя, обычно работающего в головном офисе. Представление нулевого 6-НДФЛ по головному подразделению поможет избежать лишних вопросов.
С нулевыми отчетами помогут разобраться материалы нашего сайта:
- «Нужно ли сдавать нулевой РСВ, если в компании один директор-учредитель?»;
- «Нулевая декларация по налогу на имущество в 2024 году»;
- «Нулевая декларация по УСН».
Самоконтроль — нет ли повода для сдачи отчета
С вопросом о том, надо ли сдавать нулевой 6-НДФЛ, следует в каждом отчетном периоде определяться отдельно. Иначе можно пропустить ситуацию, когда этот отчет должен быть оформлен и сдан.
Например, бывает так, что деятельность в отчетном периоде не велась, зарплата никому не начислялась, выплат по ГПХ-договорам не было, дивиденды не перечислялись, а 6-НДФЛ все-равно представить нужно. Такое возможно, если, например, физлицо на ГПД получило в качестве подарка имущество фирмы на общую сумму больше 4000 руб. в год. и нет других доходов, чтобы удержать НДФЛ.
В такой ситуации доход и исчисленный НДФЛ нужно обязательно отразить в 6-НДФЛ по итогам отчетных периодов. Это нужно сделать начиная с того периода, на который приходится установленная ст. 223 НК РФ дата получения соответствующего дохода, и в годовом расчете (п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС от 30.03.2016 № БС-4-11/5443).
Перед тем, как сдать расчет 6-НДФЛ в налоговый орган, рекомендуем проверить отчет при помощи контрольных соотношений так же, как налоговая инспекция. Полный алгоритм проверки смотрите в Готовом решении от «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный демодоступ.
Не может быть нулевым 6-НДФЛ и в том случае, когда у единственного работника - директора НДФЛ не начисляется потому, что вся его зарплата "закрыта" вычетом. Например, в новом ОАО директор оформлен на неполную ставку и при зарплате в 12 000 руб. вправе получить социальный налоговый вычет на лечение его несовершеннолетнего сына-инвалида в сумме 13 400 руб. Налоговая база и НДФЛ равны нулю (12 000 руб. - 13 400 руб.). Однако, ОАО все равно является налоговым агентом, поскольку выплачивает облагаемый НДФЛ доход. Такая организация обязана показывать этот доход и применяемый вычет в расчете 6-НДФЛ.
Итоги
Представлять нулевой 6-НДФЛ в 2024 году компании и ИП не обязаны, если в отчетном периоде не начисляли выплаты в пользу физлиц. Желательно выслать в инспекцию ФНС соответствующее письмо, иначе контролеры могут заблокировать счет. Если нулевой расчет представлен, то налоговики обязаны его принять.
