Инвентаризация ОС, денег в кассе, ТМЦ, товаров и других активов – важный инструмент контроля сохранности имущества предприятия. Тем не менее, установление недостачи нередко становится результатом проведенной проверки, поскольку в процессе деятельности возникают различные ситуации: ошибки в учете, поставка некачественных ценностей, пересортица, злоупотребления подотчетных лиц, последствия стихийных бедствий и т.п. Разберемся, как правильно оформить недостачу при инвентаризации в управленческом и бухучете компании.
Что делать, если по итогам инвентаризации выявлена недостача
Факт недостачи фиксируется в инвентаризационной описи и приложенным к ней сличительным ведомостям, где определяется сумма недостачи и количество недостающих позиций. Комиссии, проводящей проверку необходимо взять объяснение ответственного лица, поскольку от того, какие причины повлияли на образование недостачи, напрямую зависит и решение руководителя на счет того, каким образом она будет списываться.
По общему правилу за недостающие активы отвечает сотрудник, в подотчетеу которого они находились, однако совокупность обстоятельств, спровоцировавших образование недостачи, влияет на решение руководства. Так, ущерб, нанесенный, например, пожаром подлежит списанию на убытки, нехватка ТМЦ в рамках норм убыли – на производство, а недостача, возникшая по вине кассира, может взыскиваться из его зарплаты.
На основании представленных комиссией документов и объяснений руководитель выносит решение о списании недостачи, издав соответствующий приказ.
Учет недостач при инвентаризации: счет 94
Суммы зафиксированных по итогам проверок недостач в бухучете фиксируются по дебету счета 94 с кредита счетов учета основных средств (01), материалов (10), товаров (41), денег в кассе (50), незавершенного производства (08) и др. Сумма недостачи активов, выявленная при инвентаризации, отражается исходя из вида недостающего имущества. Так, нехватка:
- ОС – учитывается по остаточной стоимости (на отдельном субсчете, к примеру, 01/2 по дебету учитывают первоначальную стоимость выбывших активов, по кредиту – сумму начисленного износа, сальдо отражает остаточную стоимость);
- ТМЦ и складской продукции – по себестоимости;
- денег, неустановленного оборудования и финансовых вложений – по сумме реальных убытков;
- по имуществу, утраченному в предыдущих годах или тому имуществу, учет недостачи которого, согласно учетной политике компании, следует вести по ценам, действующим на рынке – по рыночной стоимости.
Как погашается недостача по результатам инвентаризации
В зависимости от обстоятельств возникновения, погашается недостача из разных источников, что обязательно указывается в распоряжении руководителя, В учете погашение относят:
- на счета производств (сч. 20, 29, 44) – в пределах естественной убыли (ЕУ);
- на прочие затраты (сч. 91) – свыше норм ЕУ и при невозможности установления виновного лица;
- удержанием из зарплаты виновника (сч. 73). При этом учитывают, что удержание недостачи из заработка сотрудника должно производиться только с его письменного согласия. При несогласии работника удержать недостачу можно только по решению суда;
- за счет прибыли (сч. 99) – по ущербу, вызванному проявлениями стихии.
Списание сумм недостач по итогам инвентаризации в учете оформляется проводками:
|
Содержание |
Д/т |
К/т |
|
Недостача списана: |
||
|
За счет виновных |
73 |
94 |
|
В пределах ЕУ |
20, 23, 44 |
94 |
|
Сверх норм ЕУ |
91/2 |
94 |
|
Из прибыли при чрезвычайных обстоятельствах |
99 |
94 |
|
По активам, потеря которых произошла в предыдущих периодах: |
|
|
|
- разница между учетной и рыночной ценой фиксируется в доходах будущих периодов |
94 |
98 |
|
- взыскивается за счет виновного лица |
73 |
94 |
|
- закрывается с 98-го счета на прочие доходы |
98 |
91 |
Как отразить недостачу при инвентаризации: примеры
При завершении отчетного года в фирме проведена инвентаризация имущества, по итогам которой установлена недостача:
- станка фрезерного первоначальной стоимостью 500 000 руб. и с начисленной амортизацией 460 000 руб.;
- ТМЦ на сумму 60 000 руб. (в т.ч. ЕУ – 12 000 руб.);
- Готовой продукции на 84 000 руб.;
- Дизтоплива на сумму 76 000 руб. по учетным ценам. Согласно учетной политике, недостачу топлива в компании удерживают по рыночной стоимости (90 000 руб.).
Директор, рассмотрев обстоятельства возникновения недостач и объяснительные ответственных лиц, распорядился стоимость:
- станка в сумме 40 000 руб. (500 000 – 460 000) удержать с мастера цеха;
- ТМЦ удержать из зарплаты кладовщика, за исключением суммы ЕУ – 48 000 руб. (60 000 – 12 000);
- готовой продукции списать на убытки предприятия – 84 000 руб.;
- дизтоплива удержать из зарплаты механика в объеме рыночной цены – 90 000 руб.
Бухгалтер оформляет бухгалтерские записи по отражению сумм недостач, а затем – по их погашению:
|
Содержание |
Д/т |
К/т |
Сумма |
|
Отражена недостача: |
|
|
|
|
- станка |
94 |
01 |
40 000 |
|
- ТМЦ |
94 |
10 |
60 000 |
|
- готовой продукции |
94 |
43 |
84 000 |
|
- дизтоплива |
94 |
10/5 |
76 000 |
|
- разницы между учетной и рыночной ценой по дизтопливу |
94 |
98 |
14 000 |
|
Погашение недостачи: |
|
|
|
|
73 70 |
94 73 |
40 000 40 000 |
|
20 73 70 |
94 94 73 |
12 000 48 000 48 000 |
|
99 |
94 |
84 000 |
|
73 70 98 |
94 73 91 |
90 000 90 000 14 000 |
Ежемесячный размер удержаний из зарплаты сотрудника не может быть более 20% от начисленного заработка. Поэтому удержания из зарплаты в представленном примере будут производиться несколько месяцев, а суммы, учитываемые на счетах – списываться частями.