Командировочные расходы на УСН "Доходы минус расходы"

Командировочные расходы при УСН «Доходы»

На спецрежиме командировочные расходы нельзя учитывать при формировании налоговой базы (п. 1 ст. 346 НК РФ). Однако документы, которые подтверждают пребывание работников в командировке, все равно необходимо оформлять, руководствуясь общим порядком. Это касается и документов, подтверждающих расходы (например, авансовых отчетов). 

Бланк по теме: Бланк авансового отчета (форма № АО-1) Посмотреть Скачать

Командированные расходы подлежат обложению страхвзносами в случае, когда:

• не подтверждены документами;
• более 700 рублей в день.

Суточные сверх лимита также облагаются взносами.

ВАЖНО! УСН могут быть уменьшены на уплаченные страховые взносы (пп. 1 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).

УСН «Доходы минус расходы»: командировочные расходы – виды затрат

На УСН с объектом «Доходы минус расходы» можно учесть такие типы расходов:

• суточные;
• оплата проезда сотрудника до места назначения и обратно к месту постоянной работы;
• оплата проживания, а также дополнительных гостиничных услуг (нельзя учесть расходы на бары и рестораны в гостиницах, дополнительные рекреационные сервисы и обслуживание номеров);
• безотчетные суммы дополнительных расходов, которые связаны с пребыванием сотрудников на территориях, где есть необходимость этих расходов для поддержки жизнедеятельности, восстановления инфраструктуры этих регионов – данные выплаты определяются работодателем, но не могут превышать 700 рублей в день;
• топливные сборы при перелетах, а также консульские сборы;
• расходы, связанные с оформлением различных документов, как визы, ваучеры, приглашения, паспорта;
• расходы на въезд, проход или транзит;
• плата за использование автомобильных дорог, морских каналов (на командировочные расходы можно отнести и другие сборы).

Список возможных расходов, на которые можно уменьшить налогооблагаемую базу, приведен в статье 346.16 НК РФ, но не ограничен. Основное правило — эти расходы должны иметь следующие признаки:

• связаны с получением дохода;
• подтверждены документами;
• экономически обоснованы.

Для учета расходов на командировки используется порядок, который применяется к налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Применение УСН не снимает обязанности по уплате НДС, поэтому нужно учитывать особенности включения «входного» налога в расходы.

Командировочные на УСН: использование банковских карт

Применение пластиковых карт для оплаты путевых затрат допускается. Способ оплаты не влияет на право признания затрат, ключевое условие — обоснованность и наличие документов (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина от 18.12.2019 № 03-11-11/99333). К отчету подотчетного лица нужно прикладывать все подтверждающие бумаги, полученные при расчете картой. Это могут быть слипы, чеки терминала и прочие аналоги отчетов, где видна сумма и суть платежа. Одной выписки по счету часто бывает мало, поэтому чеки следует сохранять.

Отдельный нюанс возникает, когда расходы оплачены картой другого человека (коллеги, родственника). В такой ситуации принять затраты к учету реально, только если сотрудник вернул деньги владельцу карты. Подтверждением станет расписка или письмо о возмещении средств. Без такого обоснования расход сочтут незаконным. Важно контролировать, чтобы фамилия владельца карты фигурировала в документах либо существовала цепочка возврата средств. Налоговики внимательно изучают такие операции, так как они могут проводиться при реализации схем обналичивания. Поэтому расписка должна быть собственноручной и содержать паспортные данные участников.

Командировочные расходы при УСН «Доходы минус расходы»: транспортные затраты

Перечень транспортных расходов, подлежащих учету, включает оплату билетов на железнодорожный, авиационный транспорт, электрички или автобусы. Разрешено также списывать затраты на аренду авто (каршеринг) и услуги такси (Письмо Минфина от 25.03.2020 № 03-03-07/23568). Оплата городского общественного транспорта (метро, трамвай, троллейбус) также принимается (Письма Минфина от 27.11.2019 № 03-03-07/92053).

Траты на посещение VIP-залов аэропортов допускаются, если такое право зафиксировано в коллективном договоре или внутреннем акте фирмы (Письмо Минфина от 25.10.2013 № 03-04-06/45215). Для принятия расходов необходимы их документальное подтверждение и экономическая обоснованность (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). К примеру, поездка на такси должна объясняться отсутствием общественного транспорта или срочностью задачи.

УСН: командировка – расходы на проживание

В базу расходов разрешено включать затраты на аренду номера в гостинице, съем жилья у организаций или граждан (включая родственников сотрудника), а также туристические сборы (Письмо Минфина от 07.10.2024 № 03-03-06/1/96816).

При бронировании через зарубежные онлайн-сервисы подтверждением служат договор и расчетный документ с выделенным налогом, а также бумаги на перечисление средств (Письмо ФНС от 25.02.2021 № СД-4-3/2400@).

Затраты на гостиницу подтверждаются кассовым чеком. Документы из иностранных отелей нужно перевести на русский язык (Информационное сообщение Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33). При съеме жилья у гражданина достаточно договора и акта в свободной форме (Письмо Минфина от 15.01.2016 № 03-03-07/803). В договоре аренды желательно указывать паспортные данные владельца и точный адрес недвижимости. Что касается перевода иностранных бумаг, то достаточно выполнить его на русском языке. Нотариальное заверение не всегда обязательно, но рекомендуется. Это облегчит прохождение налогового контроля. Дополнительно можно списать оплату интернета и связи в отеле, но не обслуживание в барах и ресторанах.

Суточные расходы на УСН – командировка

Величина суточных фиксируется работодателем во внутреннем нормативном акте (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Закон не ставит максимальных рамок для учета, но требует закрепления норм в локальных документах.

Для принятия таких расходов необходимо подтверждение документами, к примеру справкой бухгалтера (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Отчитываться за то, как работник потратил суточные, не требуется, так как это компенсация дополнительных издержек.

При однодневной командировке за границу суточные платятся в размере 50 % от нормы (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 17 Положения о служебных командировках). Именно такой размер можно включать в состав командировочных расходов на УСН (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Если поездка по территории России, то учесть такие затраты не удастся. Суточные за одни сутки не начисляются, так как сотрудник может вернуться домой. Поэтому считать такие траты обоснованными нельзя (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, п. 9 Положения о служебных командировках).

Командировка при УСН «Доходы минус расходы»: момент признания

Дата отражения затрат зависит от наличия у упрощенца долга перед сотрудником (п. 2 ст. 346.17 НК РФ):

• если долга нет — на дату утверждения авансового отчета;
• если есть долг — в части задолженности на дату выдачи денег сотруднику, остальное — на дату утверждения отчета.

Важно также пересчитать в рубли расходы в валюте (п. 2 ст. 346.17, п. 3 ст. 346.18 НК РФ):

• при выдаче валюты — по курсу ЦБ РФ на дату покупки валюты;
• при выдаче рублей под обмен — по курсу обменника (нужен документ) или по курсу ЦБ РФ на дату выдачи средств (Письмо Минфина России от 19.08.2022 № 07-01-09/81220);
• при оплате своими средствами — по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

Как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль, рассказывается в Готовом решении в «КонсультантПлюс». Попробуйте пользоваться системой, подключив бесплатный демодоступ, или узнайте цену постоянного использования «КонсультантПлюс» по ссылке.

Командировочные расходы на УСН, не подлежащие учету

Учет затрат, напрямую не связанных с поездкой, грозит доначислениями и штрафными санкциями в ходе проверок.

Особое внимание вызывают командировочные расходы ИП на УСН на собственную поездку, в частности расходы на жилье, транспорт, суточные и аналогичные выплаты в свой адрес. Так как ИП не состоит в трудовых отношениях с самим собой, командировка ИП на УСН не подпадает под общие правила ст. 166 ТК РФ. Соответственно, списывать такие затраты в составе командировочных рискованно (Письмо Минфина от 16.08.2019 № 03-11-11/62269). Важно учесть, что это мнение сложилось до включения в п. 1 ст. 346.16 НК РФ пп. 45, разрешающего учитывать прочие расходы по правилам гл. 25 НК РФ. 

Для налога на прибыль допустимо списывать любые затраты, не поименованные в ст. 270 НК РФ, при условии их обоснованности и подтверждения документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Формально такие траты можно обосновать новым пунктом 45, однако на практике велик риск претензий со стороны контролеров. Важно понимать, что даже деловой характер поездки ИП не меняет формального подхода налоговой службы.

Помимо этого, исключаются из командировочных комиссионные сборы за возврат билетов или цена невозвратных тарифов. Зачастую такие суммы трактуются как штрафные санкции за нарушение договорных обязательств (ст. 330 ГК РФ) либо плата за односторонний разрыв соглашения (п. 3 ст. 310 ГК РФ). Автоматически принять их к учету нельзя. Исключение возможно лишь при наличии доказательств производственной необходимости и полного пакета документов (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642). Если поездка сорвалась по форс-мажорным обстоятельствам, вероятность учета возрастает, но требуется тщательная подготовка обоснований.

Траты на приобретение продуктов, предметов одежды или техники в пути не включаются в расходы, так как считается, что эти нужды закрываются за счет выданных суточных.

Итоги

Таким образом, командировочные расходы на УСН «Доходы минус расходы», как и все расходы упрощенца, должны быть подкреплены оправдательными документами и связаны с непосредственно с его деятельностью во избежание претензий со стороны налогового органа.