Нужно ли компенсировать персоналу затраты на каршеринг в командировке
Работодатель обязан компенсировать персоналу издержки на аренду авто через сервисы каршеринга в случае нахождения в командировке, если такая компенсация предусмотрена внутренними документами предприятия, например коллективным договором либо положением о порядке направления в командировку (ч. 1 ст. 167, ст. 168 ТК, п. 9 Положения о служебных командировках).
Во внутренних правилах работодателя может содержаться следующая информация:
- когда персонал вправе пользоваться услугами каршеринга (например, при перемещениях от аэропорта или вокзала до места проживания и обратно);
- какие именно затраты подлежат компенсации (оплата брони, аренда авто, цена поездки);
- какие издержки компенсировать не получится (санкции за нарушения соглашения о каршеринге, стоимость эвакуации машины и оплата специальной стоянки);
- список необходимых документов, предоставляемых сотрудником после возвращения из командировки (копии соглашений, платежных квитанций, детализированные отчеты о поездках, распечатанные с портала оператора каршеринга или из личного аккаунта).
Каршеринг в командировке: как отчитаться – отражение в бухучете затрат сотрудника
Плата каршеринговой фирме (за вычетом НДС) за заказ и пользование автомобилем (в том числе поездки и простой авто) учитывается следующим образом:
- Как затраты по основной деятельности предприятия, если эксплуатация машины связана с производством и реализацией продукции (п. 5 и п. 7 Положения № 10/99).
- Как прочие траты – если эти условия не соблюдаются (п. 4 Положения № 10/99).
В состав прочих издержек также относятся суммы возмещения персоналу оплаты каршеринговых сервисов в случаях:
- штрафных санкций за несоблюдение договорных обязательств перед каршеринговой фирмой (п. 11 Положения № 10/99);
- возмещения убытков, понесенных каршерингом вследствие повреждения или эвакуационных мероприятий, и административных санкций (п. 4 и п. 11 Положения № 10/99).
Затраты принимаются к бухучету датой утверждения авансового отчета (п. 16 и п. 18 Положения № 10/99).
Бланк по теме:
Бланк авансового отчета (форма № АО-1)
Бухгалтерские проводки при возмещении издержек на каршеринг командированному персоналу выглядят так:
|
Описание операции |
Дт |
Кт |
Документ-основание |
|
Отражено возмещение платежей сотрудника каршеринговой фирме |
76 |
71 |
Авансовый отчет |
|
Учтены платежи каршеринговой компании в составе расходов |
20/26/44/91.02 |
76 |
Договор аренды, детализированный отчет о поездке и пр. |
Каршеринг в командировке – налоговый учет: расходы для расчета налога на прибыль
Расходы на каршеринг учитывают для налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, если эти затраты оправданы экономически и есть подтверждающие документы (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК).
Среди таких документов могут быть:
- соглашение об услугах каршеринга (ст. 643 ГК);
- подтверждение оплаты каршеринговых услуг – кассовый чек, БСО либо банковская выписка (п. 2 ст. 1.2 Закона о ККТ);
- подтверждение факта эксплуатации каршерингового авто в рамках служебной командировки (служебная записка с указанием цели аренды авто, детализированная отчетность оператора каршеринга о поездке, снимок экрана маршрута из личного аккаунта пользователя).
Такие расходы включаются в базу по налогу датой утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК).
При расчете налога налогоплательщик не вправе учитывать следующие виды компенсаций сотруднику:
- административные санкции – штрафы ГИБДД за превышение скорости, неправильное паркование и пр. (п. 2 ст. 270 НК);
- штрафы за несоблюдение условий соглашения о каршеринге (повреждения авто, потеря документации, курение внутри салона);
- издержки на транспортировку и хранение машины после неправомерной стоянки.
Как оформить и предоставить авансовый отчет по командировке, рассказывается в Готовом решении «КонсультантПлюс». Попробуйте пользоваться системой, подключив бесплатный демодоступ, или узнайте цену постоянного использования «КонсультантПлюс» по ссылке.
Итоги
Каршеринг в командировке стал обычным явлением, поскольку закон не запрещает такую форму аренды автомобиля в служебных целях. Однако при использовании сервиса важно правильно оформить документы и осуществить учет расходов на каршеринг – это позволит уменьшить налог на прибыль и минимизировать претензии со стороны контролирующих органов.
